Le domande che riceviamo più spesso da imprenditori e responsabili compliance quando arriva una lettera che nessuno vorrebbe mai aprire — con risposte complete, non riassunti da FAQ generica.

Negli ultimi due anni il quadro è cambiato in fretta. Il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act) è entrato in vigore progressivamente tra il 2024 e il 2026, la Legge 23 settembre 2025 n. 132 ha completato il recepimento italiano affidando la vigilanza ad AgID (autorità di notifica) e ad ACN (autorità di sorveglianza del mercato), mentre il Garante per la protezione dei dati personali continua a intervenire con i propri strumenti sui sistemi di intelligenza artificiale che trattano dati personali. Il risultato pratico è che oggi una società che sviluppa, distribuisce o anche solo utilizza un sistema di IA può ricevere una comunicazione formale di irregolarità da più di un’autorità, con presupposti e conseguenze diverse a seconda di chi scrive e di cosa contesta.

Chi ci scrive per questo tipo di vicende, di solito, non ha mai avuto a che fare prima con un procedimento sanzionatorio amministrativo e si trova a dover decidere in pochi giorni come muoversi. Spesso la comunicazione arriva dopo mesi in cui l’azienda ha usato il sistema di IA senza alcun segnale di allarme, ed è per questo che la lettera dell’autorità viene percepita come un fulmine a ciel sereno: in realtà, quasi sempre, l’istruttoria che la precede è partita da un reclamo di un utente, da un controllo a campione dell’autorità di vigilanza o dal monitoraggio successivo all’immissione sul mercato che l’articolo 72 dell’AI Act impone ai fornitori di sistemi ad alto rischio. Capire da dove nasce la contestazione aiuta a capire quanto materiale l’autorità abbia già raccolto prima di scrivere. Il collegamento con la materia non è casuale: quando la contestazione riguarda l’impiego scorretto di sistemi automatizzati in un procedimento — pubblico o privato che sia — la difesa richiede la stessa attenzione tecnica che serve nelle opposizioni esecutive, ed è per questo che l’esperienza dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo come cassazionista, abituato a portare le controversie fino all’ultimo grado di giudizio, si applica naturalmente anche a questo tipo di contestazioni, dove la partita si gioca spesso proprio nella fase di impugnazione del provvedimento finale.

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Cos’è esattamente una comunicazione di irregolarità per un’azienda che usa l’intelligenza artificiale?

È l’atto con cui un’autorità di controllo segnala formalmente all’impresa di aver riscontrato, nell’uso o nella fornitura di un sistema di IA, una condotta che ritiene non conforme alla normativa, invitandola a fornire chiarimenti prima di decidere se e come sanzionare. Non è ancora una sanzione: è la fase in cui l’autorità mette per iscritto gli addebiti e apre all’impresa la possibilità di controdedurre.

Le autorità che oggi possono farlo sono sostanzialmente tre, con competenze diverse. Il Garante per la protezione dei dati personali interviene quando il sistema di IA tratta dati personali (è il caso più frequente per chatbot, assistenti virtuali, sistemi di raccomandazione, strumenti di verifica dell’età o di profilazione). L’ACN, come autorità di sorveglianza del mercato designata dalla legge 132/2025, interviene sulla conformità del sistema di IA ai requisiti dell’AI Act, in particolare per i sistemi ad alto rischio. AgID, come autorità di notifica, si occupa soprattutto della valutazione di conformità e degli organismi notificati, ma può comunque avviare interlocuzioni con gli operatori. A seconda di chi scrive, cambiano le norme di riferimento, i termini e persino il giudice davanti al quale, in ultima istanza, si può discutere.

Chi può inviarla alla mia azienda?

Può arrivarti da Garante Privacy, da ACN o da AgID, ma anche indirettamente da un’altra autorità di vigilanza di settore che segnala il caso a chi di competenza. L’articolo 85 dell’AI Act prevede infatti che qualunque persona fisica o giuridica possa presentare un reclamo all’autorità di vigilanza del mercato se ritiene che vi sia stata una violazione del Regolamento: un cliente insoddisfatto, un concorrente, un ex dipendente possono quindi essere all’origine dell’attivazione, anche se poi la comunicazione formale arriva dall’autorità e non dal segnalante.

Una cosa che sorprende molti clienti: la comunicazione può arrivare anche se la tua azienda non ha sviluppato il sistema di IA, ma lo utilizza soltanto (il cosiddetto “deployer”). L’AI Act distingue tra obblighi del fornitore e obblighi del deployer, ma entrambi sono destinatari di poteri di vigilanza e possono ricevere contestazioni, sia pure di contenuto diverso.

Cosa rischia davvero la mia società se non risponde?

Il rischio concreto non è tanto la sanzione più alta in assoluto, quanto la perdita del diritto di essere ascoltati prima che la decisione diventi definitiva. Le sanzioni previste dall’AI Act sono elevate — fino a 35 milioni di euro o il 7% del fatturato mondiale annuo per le violazioni dei divieti assoluti, fino a 15 milioni di euro o il 3% del fatturato per le violazioni sugli obblighi relativi ai sistemi ad alto rischio — ma l’articolo 99 del Regolamento impone all’autorità di calibrare l’importo tenendo conto, tra l’altro, del grado di cooperazione dell’operatore con le autorità nazionali competenti per porre rimedio alla violazione. Chi non risponde, o risponde in modo superficiale, si preclude proprio questo margine di attenuazione.

C’è poi un aspetto pratico spesso sottovalutato: il silenzio viene quasi sempre interpretato come mancata collaborazione, e questo pesa negativamente anche nella successiva fase di quantificazione della sanzione, qualunque sia l’autorità che procede.

Entro quanto tempo devo rispondere?

Il termine standard per le deduzioni difensive nei procedimenti sanzionatori amministrativi è di 30 giorni dalla notifica della contestazione, in base ai principi generali della legge 689/1981 sulle sanzioni amministrative, richiamati sia dal Codice Privacy sia, in via di applicazione analogica, dai procedimenti di vigilanza sul mercato dell’IA in attesa di una disciplina processuale interamente autonoma. Attenzione: il termine decorre dalla notifica, non da quando qualcuno in azienda apre effettivamente la PEC o la raccomandata, e questo è un dettaglio che nella pratica genera più di un problema quando la comunicazione arriva su una casella condivisa o poco monitorata.

Se hai bisogno di più tempo per raccogliere documentazione tecnica (log di sistema, documentazione di conformità, valutazioni di impatto), è quasi sempre possibile chiedere una proroga motivata prima della scadenza, ma la richiesta va formulata per iscritto e in modo tempestivo: arrivare a ridosso del termine senza aver chiesto nulla prima è la situazione peggiore in cui trovarsi.

Come si svolge in pratica il procedimento dopo la comunicazione?

Si sviluppa in fasi sequenziali, ciascuna con un proprio termine e un proprio atto, ed è fondamentale capire subito in quale fase ci si trova, perché ogni fase ha regole di gioco diverse. La tabella qui sotto riassume la sequenza tipica per i procedimenti che seguono lo schema della legge 689/1981 (applicabile ai procedimenti del Garante Privacy e, in larga misura, presa a modello anche per le prime prassi di ACN):

Come si vede, il binario cambia a seconda dell’autorità: le sanzioni pecuniarie del Garante Privacy si oppongono davanti al giudice ordinario, mentre le misure di vigilanza del mercato adottate da ACN o AgID, essendo provvedimenti amministrativi in senso proprio, seguono la via del giudice amministrativo. Sapere fin da subito su quale binario ci si muove evita di sbagliare il ricorso e di far scadere inutilmente un termine.

Questa distinzione non è un dettaglio tecnico da addetti ai lavori: incide direttamente sulla strategia difensiva fin dalla prima memoria. Davanti al giudice ordinario, in sede di opposizione a un’ordinanza-ingiunzione, il giudizio verte principalmente sull’accertamento del fatto e sulla corretta applicazione della sanzione, con un margine relativamente ampio per contestare nel merito la ricostruzione dei fatti operata dall’autorità. Davanti al giudice amministrativo, invece, il sindacato si concentra tradizionalmente sulla legittimità del provvedimento — eccesso di potere, violazione di legge, difetto di motivazione — e richiede quindi un’impostazione difensiva diversa fin dalle deduzioni scritte in fase amministrativa, perché è lì che si costruiscono gli elementi che serviranno poi a dimostrare i vizi del provvedimento finale.

Cosa devo fare appena la ricevo?

Le prime 48 ore contano più delle settimane successive. Il primo passo, prima ancora di scrivere qualsiasi risposta, è ricostruire con precisione i fatti contestati: quale sistema di IA è coinvolto, quale funzione svolgeva, quali dati trattava, chi in azienda lo ha implementato, da quando è operativo e con quale documentazione tecnica a supporto. Molte imprese perdono tempo prezioso perché la comunicazione arriva all’ufficio legale ma le informazioni tecniche restano nel team IT, magari distribuite tra più persone che non hanno mai avuto occasione di confrontarsi tra loro su quel sistema, e la ricostruzione richiede giorni che invece si potrebbero dedicare interamente alla costruzione della strategia difensiva.

Il secondo passo è congelare la documentazione: log di funzionamento, valutazioni di conformità, informative agli utenti, contratti con i fornitori del sistema di IA vanno raccolti e preservati subito, prima che una modifica successiva del sistema (magari fatta in buona fede per “sistemare” il problema segnalato) renda più difficile ricostruire la situazione esistente al momento della contestazione.

Il terzo passo, spesso trascurato, è individuare chi in azienda deve essere informato e chi invece no. Coinvolgere troppe persone genera versioni dei fatti discordanti quando poi si tratta di scrivere la memoria difensiva; coinvolgerne troppo poche rischia di lasciare fuori chi possiede l’informazione tecnica decisiva. La soluzione più efficace è individuare fin da subito un referente unico interno, che raccolga le informazioni da tutti i reparti coinvolti e le trasmetta in modo ordinato a chi cura la difesa, evitando che la ricostruzione dei fatti proceda in modo frammentato e con il rischio di contraddizioni interne che l’autorità, in fase di valutazione, non mancherebbe di notare.

Posso rispondere da solo o serve un legale?

Non è obbligatorio farsi assistere da un avvocato nella fase di deduzioni scritte, ma è fortemente consigliabile, per un motivo molto concreto: quello che scrivi nella memoria difensiva diventa parte del fascicolo e può essere usato, in un senso o nell’altro, anche nell’eventuale fase di opposizione giudiziale. Una memoria scritta in modo tecnicamente corretto ma giuridicamente ingenuo — per esempio ammettendo elementi di fatto che in realtà avrebbero potuto essere contestati, o citando norme non pertinenti al binario sanzionatorio applicabile — può compromettere in partenza le difese successive.

Nei casi in cui la contestazione riguarda anche profili fiscali o bancari collegati all’uso del sistema di IA (pensiamo a strumenti di scoring creditizio o di valutazione del rischio cliente), il coordinamento con professionisti di area bancaria e tributaria diventa decisivo, perché la sola prospettiva giuslavoristica o privacy non basta a cogliere tutte le implicazioni.

Cosa succede se l’autorità non è convinta dalle mie giustificazioni?

Se le deduzioni non vengono ritenute sufficienti, l’autorità adotta il provvedimento finale: un’ordinanza-ingiunzione con sanzione pecuniaria, oppure — nel caso di ACN e AgID sull’AI Act — una richiesta di misure correttive con termine per l’adeguamento, che può precedere o accompagnare la sanzione vera e propria. L’articolo 99 dell’AI Act impone comunque all’autorità di motivare la decisione tenendo conto di una serie di fattori: la gravità e la durata della violazione, le dimensioni e il fatturato dell’operatore, il grado di cooperazione prestato, eventuali benefici economici ottenuti dalla violazione. Una motivazione carente su questi punti è già di per sé un motivo di impugnazione.

Vale la pena ricordare che la giurisprudenza più recente non esita ad annullare i provvedimenti sanzionatori quando l’istruttoria o la motivazione presentano vizi, anche in materia di intelligenza artificiale: ne parliamo più avanti con casi concreti.

Come si arriva all’ordinanza-ingiunzione e come si può ancora opporsi?

L’ordinanza-ingiunzione non è la parola definitiva: resta sempre possibile proporre opposizione davanti al giudice competente, entro 30 giorni dalla notifica (60 se si risiede all’estero). In questa fase il giudizio si sposta dal piano amministrativo a quello giurisdizionale pieno, e qui la differenza tra una difesa impostata bene fin dall’inizio e una difesa improvvisata si vede tutta: gli elementi che non sono stati raccolti né documentati nella fase amministrativa sono molto più difficili da recuperare davanti al giudice.

Se il giudizio di primo grado si conclude sfavorevolmente, restano l’appello e, per le questioni di diritto, il ricorso per Cassazione (o l’appello al Consiglio di Stato per il binario amministrativo): la continuità della strategia difensiva da un grado all’altro, con lo stesso impianto argomentativo affinato progressivamente, è spesso l’elemento che fa la differenza nell’esito finale.

Cosa devo chiedere subito al mio fornitore di tecnologia?

Una lista precisa di documenti, non una generica richiesta di “collaborazione”. Nella pratica, i quattro documenti che quasi sempre servono per costruire una difesa solida sono: la documentazione tecnica del sistema prevista dall’Allegato IV dell’AI Act (per i sistemi ad alto rischio), le eventuali certificazioni di conformità rilasciate da organismi notificati, i log di funzionamento relativi al periodo contestato e le condizioni contrattuali relative a manleva e responsabilità. Molte aziende scoprono solo in questa fase che il fornitore non conserva i log per il periodo minimo richiesto, oppure che la certificazione di conformità riguardava una versione precedente del sistema rispetto a quella effettivamente in uso al momento della violazione contestata: sono esattamente gli elementi che l’autorità andrà a verificare, ed è meglio scoprirli prima, con il tempo per porvi rimedio o per costruire una difesa alternativa, che scoprirli durante l’istruttoria.

Se il fornitore è reticente o lento nel fornire questi documenti, è un segnale che va preso sul serio fin da subito, perché la mancata disponibilità della documentazione tecnica può di per sé aggravare la posizione del deployer davanti all’autorità, indipendentemente dalle responsabilità reciproche che poi si accerteranno nei rapporti contrattuali interni.

Vale anche se uso un sistema di IA di un fornitore esterno, non sviluppato da me?

Sì, e anzi è uno degli aspetti che sorprende di più chi ci contatta. L’AI Act distingue tra fornitore (chi sviluppa o fa sviluppare il sistema e lo immette sul mercato con il proprio nome) e deployer (chi lo utilizza sotto la propria autorità). Gli obblighi del deployer sono meno estesi di quelli del fornitore, ma esistono comunque: sorveglianza umana adeguata, uso conforme alle istruzioni, monitoraggio del funzionamento, conservazione dei log quando previsto. Se il fornitore non ha rispettato i propri obblighi ma tu, come deployer, hai usato il sistema senza le cautele richieste, puoi comunque ricevere una comunicazione di irregolarità autonoma, indipendente da quella eventualmente rivolta al fornitore.

In questi casi la difesa passa spesso attraverso l’analisi del contratto di fornitura: se il fornitore aveva garantito per iscritto la conformità del sistema e questa garanzia si è rivelata falsa o incompleta, la responsabilità verso l’autorità resta comunque tua, ma può aprirsi un’azione di rivalsa contro il fornitore. In materia bancaria e finanziaria, dove capita spesso che i sistemi di IA per la valutazione del merito creditizio siano forniti da terzi, il coordinamento di uno staff che unisca competenze legali e di analisi economico-finanziaria consente di valutare correttamente sia la posizione verso l’autorità sia l’eventuale azione contrattuale verso il fornitore.

Vale la pena aggiungere che la responsabilità verso l’autorità e la responsabilità contrattuale verso il fornitore corrono su binari paralleli e non si escludono a vicenda: l’impresa può essere sanzionata dall’autorità come deployer e, contemporaneamente, ottenere in sede civile il risarcimento dei danni subiti (sanzione compresa, quando la clausola contrattuale lo consente) nei confronti del fornitore che ha garantito una conformità in realtà inesistente. Tenere distinti fin dall’inizio questi due piani, senza farli sovrapporre nella stessa memoria difensiva, permette di condurre entrambe le battaglie con la necessaria chiarezza.

E se l’irregolarità riguarda solo dati di test, non clienti reali?

Non cambia la sostanza della contestazione, ma può incidere sulla gravità della sanzione. I provvedimenti del Garante Privacy in materia di intelligenza artificiale generativa hanno più volte distinto tra il trattamento di dati reali di utenti finali e l’utilizzo di dati per fasi di addestramento o test, valorizzando quest’ultimo aspetto come elemento potenzialmente attenuante, ma senza mai escludere la sanzionabilità della condotta quando manca comunque una base giuridica adeguata per il trattamento.

Cosa cambia se la mia azienda è una start-up o una PMI?

Le dimensioni dell’impresa sono un fattore che l’autorità deve considerare nella quantificazione della sanzione, ma non un motivo di esenzione dagli obblighi. L’articolo 99 dell’AI Act cita espressamente le dimensioni, il fatturato annuo e la quota di mercato dell’operatore tra i criteri di proporzionalità. Nella prassi più recente, alcune autorità hanno effettivamente tenuto conto della condizione di start-up e del contesto di mercato competitivo nel determinare l’importo finale della sanzione, pur confermando la sussistenza della violazione.

Per far valere concretamente questo fattore, però, non basta dichiararsi una piccola impresa: occorre documentarlo con dati oggettivi, come il numero di dipendenti, il fatturato degli ultimi esercizi, l’assenza di precedenti violazioni e, se pertinente, l’appartenenza a un mercato con pochi concorrenti di dimensioni comparabili e costi di adeguamento normativo proporzionalmente più gravosi. Le audizioni personali, quando richieste, sono spesso il momento migliore per illustrare questi elementi in modo diretto, perché permettono di contestualizzare la violazione in un quadro che la sola memoria scritta, per quanto ben argomentata, fatica a trasmettere con la stessa efficacia.

Cosa succede se la stessa condotta viene contestata da due autorità diverse?

È uno scenario sempre più frequente, perché un sistema di IA che tratta dati personali può violare contemporaneamente il GDPR e l’AI Act, con competenze che si sovrappongono tra Garante Privacy e ACN. L’articolo 99 dell’AI Act impone all’autorità procedente di tenere conto delle sanzioni già applicate da altre autorità per la stessa violazione o per violazioni collegate alla stessa condotta, proprio per evitare una duplicazione punitiva sproporzionata. In questi casi la strategia difensiva deve essere unitaria e coordinata fin dall’inizio tra i due procedimenti, perché quello che si scrive nella memoria rivolta a un’autorità può essere letto e utilizzato anche dall’altra.

Un errore che vediamo spesso commettere da chi si difende senza coordinamento è quello di minimizzare la propria responsabilità verso un’autorità enfatizzando invece la gravità tecnica del problema per giustificarsi verso l’altra: il risultato, quasi sempre, è che entrambe le autorità finiscono per considerare l’impresa meno collaborativa di quanto in realtà sia, proprio perché le due memorie, lette insieme, sembrano raccontare due versioni diverse della stessa vicenda. Costruire fin dall’inizio un’unica ricostruzione dei fatti, coerente in entrambe le sedi, è la premessa indispensabile per ottenere da entrambe le autorità il riconoscimento della collaborazione effettivamente prestata.

Rischio di dover chiudere l’attività?

Nella grande maggioranza dei casi no: la sanzione è pecuniaria, non interdittiva, e le misure correttive richieste puntano ad adeguare il sistema, non a bloccare l’attività d’impresa. È vero che, per le violazioni più gravi dei divieti assoluti dell’AI Act, il Regolamento consente in astratto misure fino al ritiro del sistema dal mercato, ma si tratta di scenari residuali, riservati alle pratiche di IA considerate incompatibili in modo assoluto con i valori fondamentali dell’Unione. Per la stragrande maggioranza delle comunicazioni di irregolarità che riguardano imprese italiane, l’esito realistico è una sanzione pecuniaria proporzionata, non la cessazione dell’attività.

C’è però un caso limite che merita attenzione: quando la sanzione pecuniaria, per l’entità raggiunta o per il concorso con altre difficoltà finanziarie dell’impresa, mette a rischio la continuità aziendale in senso più ampio. In questi scenari, che per fortuna restano minoritari, la difesa non riguarda più soltanto il procedimento davanti all’autorità di vigilanza, ma si intreccia con gli strumenti di gestione della crisi d’impresa previsti dall’ordinamento, dalla composizione negoziata della crisi alle procedure di sovraindebitamento per le imprese di minori dimensioni, che permettono di affrontare in modo strutturato l’impatto economico di una sanzione elevata senza che questa travolga l’intera attività.

La sanzione diventa pubblica? I clienti lo verranno a sapere?

Dipende dall’autorità e dalla fase del procedimento. Alcuni provvedimenti sanzionatori del Garante Privacy prevedono, come sanzione accessoria, la pubblicazione sul sito dell’Autorità, ma questa pubblicazione può essere sospesa se l’impresa propone opposizione giudiziale nei termini: è un aspetto che rende ancora più importante non lasciar decorrere inutilmente il termine per opporsi. Presentare tempestivamente opposizione, quando ci sono margini difensivi concreti, non serve solo a contestare la sanzione nel merito, ma anche a evitare che una sanzione potenzialmente riformabile diventi nel frattempo di dominio pubblico.

Posso essere sanzionato anche se ho agito in buona fede?

Sì, perché le sanzioni amministrative in questa materia non richiedono la prova del dolo: basta la colpa, cioè la mancanza delle cautele che un operatore diligente avrebbe dovuto adottare. La buona fede, però, non è irrilevante: incide sulla quantificazione della sanzione ed è uno degli elementi che un’autorità seria valuta quando decide l’importo finale, specie se accompagnata da una collaborazione concreta e da interventi correttivi tempestivi. La differenza pratica sta tutta nel dimostrare, con documenti e non solo con dichiarazioni, che le misure adottate prima della contestazione erano ragionevoli rispetto allo stato dell’arte tecnico e normativo del momento.

Quanto tempo ci vuole per chiudere definitivamente la vicenda?

La sola fase amministrativa, tra contestazione e provvedimento finale, può richiedere da pochi mesi a oltre un anno, a seconda della complessità tecnica del caso. Se si arriva all’opposizione giudiziale e, eventualmente, ai gradi successivi, i tempi si allungano ulteriormente, in linea con la durata media dei procedimenti civili e amministrativi italiani. Non è raro che una vicenda che coinvolge un sistema di IA richieda, dalla prima comunicazione di irregolarità fino a una decisione definitiva, diversi anni, ed è proprio per questo che avere fin dall’inizio una strategia difensiva coerente, capace di reggere nel tempo senza contraddizioni tra un grado di giudizio e l’altro, è più importante che nella maggior parte degli altri contenziosi amministrativi.

Un aspetto pratico da considerare: durante tutto questo periodo, l’impresa continua a operare, e spesso continua a usare — magari in versione corretta — lo stesso tipo di sistema di IA oggetto della contestazione. Documentare in modo continuativo, anno dopo anno, le modifiche apportate al sistema in risposta ai rilievi dell’autorità rafforza la posizione difensiva nei gradi successivi, perché dimostra un percorso di adeguamento coerente e non un’inerzia interrotta soltanto dall’urgenza del singolo termine processuale.

Mi fa vedere un esempio concreto?

Per capire meglio come funziona in pratica, ecco due simulazioni numeriche, presentate come ipotesi dimostrative e non come casi reali seguiti dallo studio.

Simulazione 1 — Il chatbot che non verifica l’età degli utenti. Una società italiana gestisce un’app di assistente conversazionale basata su un modello linguistico di terze parti, con circa 40.000 utenti registrati. Il Garante Privacy avvia un’istruttoria e, in data 14 gennaio, notifica una comunicazione di irregolarità contestando l’assenza di un sistema di verifica dell’età adeguato e l’utilizzo di una base giuridica multipla (contratto, consenso e legittimo interesse) per il trattamento dei dati raccolti dalle conversazioni, ritenuta non conforme al principio di determinatezza della base giuridica. La società ha 30 giorni di tempo, quindi fino al 13 febbraio, per presentare deduzioni. Nella memoria difensiva, depositata il 10 febbraio, l’azienda documenta di aver introdotto, già dal 20 gennaio, un sistema di verifica dell’età basato su dichiarazione rafforzata e controlli incrociati, e propone di eliminare il sistema multi-base giuridica entro 60 giorni. L’Autorità, tenendo conto della collaborazione e degli interventi correttivi tempestivi, adotta un’ordinanza-ingiunzione con sanzione di 68.500 €, sensibilmente inferiore al massimo edittale astrattamente applicabile, motivando espressamente la riduzione con il comportamento collaborativo tenuto dalla società.

Simulazione 2 — Il sistema di scoring creditizio del deployer. Una società finanziaria di medie dimensioni utilizza, come deployer, un sistema di IA per la valutazione preliminare del merito creditizio, fornito da una software house esterna e qualificato come sistema ad alto rischio ai sensi dell’Allegato III dell’AI Act. Il 3 marzo l’ACN notifica una richiesta di chiarimenti, rilevando l’assenza di adeguata sorveglianza umana sulle decisioni generate dal sistema e la mancata conservazione dei log per il periodo minimo previsto. La società, tramite i propri legali, richiede una proroga di 20 giorni per raccogliere la documentazione tecnica presso il fornitore, ottenendola. Nella memoria, depositata il 12 aprile, si dimostra che il contratto di fornitura, firmato il 5 settembre due anni prima, garantiva espressamente la conformità del sistema alla normativa vigente al momento della stipula, e si documenta l’attivazione, nelle due settimane successive alla contestazione, di un protocollo interno di revisione umana su ogni decisione generata dal sistema con impatto negativo sul cliente. L’ACN richiede comunque l’adeguamento definitivo del sistema di conservazione dei log entro 90 giorni, ma archivia la contestazione sulla sorveglianza umana, ritenendo sufficienti le misure correttive già adottate.

Simulazione 3 — La doppia contestazione tra Garante e ACN. Un’azienda che sviluppa un sistema di raccomandazione per l’e-commerce, basato su profilazione comportamentale degli utenti, riceve il 7 maggio una comunicazione di irregolarità dal Garante Privacy per l’utilizzo di categorie di dati particolari senza adeguata base giuridica, e il 22 maggio una richiesta di chiarimenti da ACN sulla classificazione del sistema come sistema di IA a rischio limitato, che l’Autorità ritiene invece più correttamente qualificabile come sistema ad alto rischio in base ai criteri dell’Allegato III. L’azienda, coordinando un’unica strategia difensiva tra i due procedimenti tramite lo stesso team legale, deposita entrambe le memorie difensive nello stesso periodo, evitando di fornire ricostruzioni dei fatti incompatibili tra loro. Il Garante Privacy, valutando la memoria depositata il 4 giugno, riduce la sanzione da un importo iniziale ipotizzato di 220.000 € a 95.000 €, riconoscendo la rapida implementazione di un nuovo meccanismo di raccolta del consenso. L’ACN, dal canto suo, conferma la qualificazione come sistema ad alto rischio ma concede un termine di 120 giorni per l’adeguamento della documentazione tecnica, senza applicare sanzione immediata, proprio in ragione del comportamento collaborativo tenuto nei confronti di entrambe le autorità.

La domanda che nessuno fa ma tutti dovrebbero fare

“Il mio contratto con il fornitore del sistema di IA mi protegge davvero, o mi scarica soltanto la responsabilità formale?” Quasi nessuno, quando riceve una comunicazione di irregolarità, torna a rileggere con attenzione il contratto stipulato mesi o anni prima con chi ha fornito il sistema di intelligenza artificiale. Eppure è lì che si gioca una parte importante della difesa e, soprattutto, dell’eventuale recupero economico.

Molti contratti di fornitura di sistemi di IA contengono clausole di manleva reciproca formulate in modo generico, che in teoria dovrebbero proteggere il deployer ma che, all’atto pratico, si rivelano poco efficaci perché non distinguono tra responsabilità del fornitore per difetti di conformità del sistema e responsabilità del deployer per l’uso concreto che ne è stato fatto. Davanti all’autorità di vigilanza, questa distinzione contrattuale non ha alcun effetto diretto — la responsabilità verso l’autorità resta quella prevista dalla legge per il ruolo effettivamente ricoperto — ma diventa decisiva subito dopo, quando si tratta di capire chi debba sopportare economicamente il peso della sanzione e degli eventuali costi di adeguamento del sistema. Verificare questo aspetto nelle prime settimane, e non a sanzione ormai definitiva, permette di impostare correttamente sia la difesa verso l’autorità sia un’eventuale azione contrattuale verso il fornitore.

C’è un secondo livello di questa stessa domanda che vale la pena affrontare: chi ha effettivamente deciso, in azienda, di adottare quel sistema di IA, e con quale livello di consapevolezza tecnica? Nella ricostruzione dei fatti che precede la memoria difensiva, capita spesso di scoprire che la decisione di implementare il sistema è stata presa dal reparto IT o marketing senza un passaggio formale attraverso la funzione legale o compliance, e senza una valutazione preventiva del livello di rischio ai sensi dell’AI Act. Questo non esclude la responsabilità dell’impresa verso l’autorità — che risponde comunque come persona giuridica unitaria — ma è un’informazione preziosa per due motivi pratici: aiuta a individuare rapidamente chi, internamente, possiede le informazioni tecniche necessarie per la difesa, ed evita che la stessa carenza organizzativa si ripeta con il prossimo sistema di IA che l’azienda deciderà di adottare. Una comunicazione di irregolarità, per quanto sgradita, è anche l’occasione più concreta per introdurre finalmente un processo interno strutturato di valutazione preventiva prima di ogni nuova implementazione di sistemi automatizzati.

Ma i giudici cosa dicono?

Ecco i riferimenti giurisprudenziali e i provvedimenti più significativi degli ultimi mesi, utili per capire come si stanno orientando in concreto autorità e giudici su questi temi.

Garante Privacy, provvedimento del 3 luglio 2026 n. 487. L’Autorità ha sanzionato Character Technologies per 158.000 euro per carenze nel sistema di verifica dell’età degli utenti del chatbot Character.AI e per l’uso di una base giuridica multipla non consentita per il trattamento dei dati raccolti tramite il servizio, riconoscendo comunque, ai fini della quantificazione, gli interventi migliorativi avviati dall’azienda durante l’istruttoria. È il precedente più recente e completo sul rapporto tra collaborazione dell’impresa e riduzione della sanzione.

Garante Privacy, provvedimento del 10 aprile 2025 n. 10130115. Riguarda la società Luka Inc., titolare del chatbot Replika, sanzionata per non aver individuato basi giuridiche chiare e granulari per le diverse operazioni di trattamento connesse al servizio, in violazione degli articoli 5 e 6 del GDPR. Il provvedimento chiarisce che il principio di liceità del trattamento può essere violato autonomamente rispetto alla violazione della singola base giuridica, aprendo la strada a una doppia contestazione per la stessa condotta.

Garante Privacy, provvedimento del 2023 (n. 755/2024) su OpenAI/ChatGPT, poi annullato dal Tribunale di Roma con sentenza n. 4153/2026 del 18 marzo 2026. Il Tribunale ha rilevato vizi procedurali e di motivazione nel provvedimento che sanzionava OpenAI per 15 milioni di euro, in particolare sulla mancanza di base giuridica per il trattamento dei dati usati per l’addestramento del modello e sulla carenza dell’informativa resa agli utenti, portando alla rimozione del provvedimento dal sito dell’Autorità. È un precedente fondamentale perché dimostra che, anche di fronte a sanzioni molto elevate e a un’attenzione mediatica fortissima, un’opposizione ben costruita sui vizi dell’istruttoria e della motivazione può portare all’annullamento integrale, e che la giustizia ordinaria italiana non esita a intervenire quando ritiene le pretese dell’autorità sproporzionate rispetto alla concretezza accertata della violazione.

Cassazione penale, sez. III, sentenza n. 23006/2026, depositata il 22 giugno 2026. La Corte ha affrontato per la prima volta in modo diffuso, in sede penale, il tema delle citazioni giurisprudenziali generate dall’intelligenza artificiale e non verificate dal difensore, condannando la parte al pagamento di 5.000 euro. Il principio ha un rilievo che va oltre il caso specifico: chi utilizza strumenti di IA generativa nella propria attività professionale resta pienamente responsabile del contenuto prodotto.

TAR Lombardia, sez. II, sentenza del 20 febbraio 2026 n. 338. Sulla stessa linea della pronuncia penale, il giudice amministrativo ha applicato una sanzione vicina ai 30.000 euro per citazioni generate dall’intelligenza artificiale e non controllate, confermando che l’uso di strumenti automatizzati non attenua, anzi in alcuni casi aggrava, la responsabilità di chi li utilizza senza le verifiche dovute.

TAR Lombardia, 21 ottobre 2025 n. 3348. Precedente della stessa serie, in cui la giustizia amministrativa è intervenuta su una vicenda analoga di contenuti generati da sistemi di IA non adeguatamente verificati prima del deposito in giudizio.

TAR Lazio, sez. III bis, sentenza del 2 febbraio 2026 n. 1895. La pronuncia affronta per la prima volta il rapporto tra automazione decisionale algoritmica e garanzie procedimentali nei concorsi pubblici, affermando il principio della “riserva di umanità”: l’uso di algoritmi nella valutazione non può tradursi in una delega integrale del potere decisionale. La sentenza richiama espressamente l’AI Act e la legge 132/2025 come parametri interpretativi evolutivi, anche per rapporti non ancora pienamente disciplinati.

Consiglio di Stato, sez. V, sentenza del 5 giugno 2026 n. 4520. Ha annullato una procedura concorsuale bandita da AGID e gestita tramite piattaforma esternalizzata, perché l’assenza di codice sorgente, specifiche tecniche e log di sistema rendeva la selezione non verificabile a posteriori. Il principio si estende per analogia a qualunque sistema di IA qualificato come ad alto rischio: la conservazione della documentazione tecnica e dei log non è un adempimento burocratico, ma la condizione stessa di legittimità dell’uso del sistema.

TAR Veneto, sentenza n. 1845/2025. Ha affermato il principio della “legalità algoritmica”: la gestione automatizzata di un procedimento è ammessa solo quando una legge dello Stato la preveda espressamente, con adeguate garanzie per l’interessato, richiamando sia l’articolo 22 del GDPR sia l’articolo 14 della legge 132/2025 sul diritto alla supervisione umana.

Consiglio di Stato, sentenza n. 4929/2025. Ha ribadito che, quando un sistema informatico gestisce in forma automatizzata dati rilevanti per un provvedimento, l’amministrazione deve comunque garantire l’accesso alla logica con cui l’algoritmo ha operato, principio applicabile per analogia anche ai rapporti tra impresa privata e utenti quando la decisione automatizzata incide sui loro diritti.

Consiglio di Stato, sez. IV, sentenza del 4 giugno 2025 n. 4857. Ha chiarito la distinzione tra algoritmi di mero supporto istruttorio e algoritmi propriamente decisionali nell’ambito delle procedure di gara pubbliche, distinzione che orienta anche la qualificazione, ai fini dell’AI Act, del livello di rischio e degli obblighi conseguenti di un sistema di IA impiegato in contesti analoghi dal settore privato.

Cosa può fare lo Studio Monardo

E voi, concretamente, cosa fate quando un’azienda riceve una comunicazione di irregolarità per un sistema di intelligenza artificiale? Ecco gli strumenti che mettiamo in campo, uno per uno:

1. Ricostruiamo il perimetro esatto della contestazione, distinguendo se la società è coinvolta come fornitore o come deployer del sistema di IA, perché gli obblighi e le difese cambiano radicalmente a seconda del ruolo.
2. Individuiamo il binario procedurale corretto (Garante Privacy, ACN o AgID) e il conseguente giudice competente per l’eventuale opposizione, evitando errori che farebbero scadere inutilmente i termini.
3. Verifichiamo la sussistenza dei vizi procedurali e di motivazione del provvedimento, sul modello di quanto riconosciuto dal Tribunale di Roma nel caso OpenAI, quando l’istruttoria dell’autorità presenta lacune.
4. Rediggiamo la memoria difensiva con gli elementi tecnici e documentali raccolti, calibrando il linguaggio in funzione del binario sanzionatorio applicabile.
5. Analizziamo il contratto di fornitura del sistema di IA per individuare clausole di garanzia di conformità e margini di rivalsa verso il fornitore esterno, se presente.
6. Coordiniamo la strategia difensiva tra più autorità, quando la stessa condotta viene contestata sia sotto il profilo privacy sia sotto il profilo dell’AI Act, evitando che le difese rivolte a un’autorità danneggino la posizione verso l’altra.
7. Assistiamo l’impresa nella fase di audizione personale, quando richiesta, preparando in anticipo le risposte alle domande più prevedibili dell’autorità.
8. Impostiamo, quando conviene, il ricorso in opposizione contro l’ordinanza-ingiunzione, curando fin dal primo grado gli elementi che possano reggere anche nei gradi successivi.
9. Seguiamo la causa in appello e, se necessario, fino in Cassazione, mantenendo la stessa linea difensiva costruita fin dall’inizio del procedimento amministrativo.
10. Verifichiamo l’impatto della sanzione sugli aspetti bancari, tributari e di continuità aziendale, quando la vicenda supera la sola dimensione privacy o AI Act e tocca la sostenibilità economico-finanziaria dell’impresa.

Non ci limitiamo a intervenire una volta arrivata la contestazione: dove possibile, lavoriamo anche a monte, verificando insieme all’impresa i contratti di fornitura dei sistemi di IA già in uso e segnalando le clausole di garanzia di conformità che meriterebbero di essere rinegoziate prima che un problema si presenti. Questo approccio preventivo, unito alla capacità di intervenire rapidamente quando la comunicazione di irregolarità arriva comunque, è ciò che permette di ridurre concretamente i tempi di reazione nelle prime, decisive settimane del procedimento.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

In questo tipo di vicende, la qualifica di cassazionista pesa in modo particolare: la difesa contro una comunicazione di irregolarità non si esaurisce quasi mai nella fase amministrativa, e la capacità di seguire la stessa strategia argomentativa fino all’ultimo grado di giudizio, senza doverla ricostruire da capo con un nuovo difensore a ogni passaggio, è spesso ciò che fa la differenza tra una sanzione confermata e una sanzione annullata o ridotta. A questo si affianca la continuità della strategia dall’analisi iniziale del caso fino all’eventuale ricorso per Cassazione, e il lavoro dello staff multidisciplinare, in cui avvocati e commercialisti seguono insieme lo stesso fascicolo, un elemento decisivo quando la sanzione si intreccia con profili bancari o fiscali dell’attività d’impresa.

Chiusura

Le tre cose da ricordare, se oggi ti trovi con una comunicazione di irregolarità sul tavolo: primo, il termine per rispondere è breve e decorre dalla notifica, non da quando la leggi davvero; secondo, il binario procedurale (Garante Privacy, ACN o AgID) determina il giudice competente e va individuato subito, senza improvvisare; terzo, la giurisprudenza più recente dimostra che anche sanzioni molto elevate possono essere annullate quando l’istruttoria o la motivazione dell’autorità presentano vizi, ma questo richiede una difesa impostata bene fin dal primo giorno, non recuperata all’ultimo momento in sede di opposizione.

È proprio in questa materia, dove l’automazione dei processi decisionali incontra le garanzie procedimentali e le impugnazioni possono arrivare fino in Cassazione, che l’esperienza dello Studio Monardo come cassazionista e la continuità difensiva dall’analisi iniziale fino all’ultimo grado di giudizio trovano l’applicazione più diretta.

Chi riceve oggi una comunicazione di irregolarità per un sistema di intelligenza artificiale si trova, in un certo senso, in un terreno ancora giovane dal punto di vista giurisprudenziale: le pronunce che abbiamo richiamato in questo articolo si sono formate quasi tutte negli ultimi diciotto mesi, e altre arriveranno con la piena applicazione dell’AI Act. Questo significa che gli argomenti difensivi costruiti oggi, con attenzione e rigore tecnico, contribuiscono essi stessi a definire come i giudici tratteranno i casi analoghi di domani: un motivo in più per non affrontare la vicenda come un adempimento burocratico da sbrigare in fretta, ma come un procedimento che merita la stessa cura di qualunque altro contenzioso destinato, potenzialmente, a incidere in modo duraturo sull’attività dell’impresa.

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