Perché su questo tema contano più le sentenze che la lettera della legge

La regola scritta, in apparenza, è semplice: senza pagamento tracciabile il costo del carburante non si deduce e l’IVA non si detrae. Ma chi si trova un avviso di accertamento sul tavolo sa che la battaglia vera si combatte sul terreno stretto scavato dalla giurisprudenza: cosa conta davvero come “tracciabile”, cosa succede se il pagamento passa attraverso un intermediario o un dipendente, cosa resta della vecchia scheda carburante per gli anni pregressi, e quanto pesa l’assenza della targa in fattura. Sono tutte domande a cui la norma, da sola, non risponde in modo compiuto: risponde la Cassazione, ordinanza dopo ordinanza, spesso in un senso più rigoroso di quanto il contribuente si aspetti.

Questo articolo ricostruisce gli orientamenti più recenti della Suprema Corte in materia di deducibilità del carburante e li traduce in indicazioni operative per chi riceve una contestazione, sia per gli anni d’imposta soggetti alla vecchia scheda carburante sia per il regime attuale fondato su fattura elettronica e pagamento tracciabile. Si tratta di un tema che riguarda trasversalmente imprese di autotrasporto, aziende con flotte veicolari, professionisti che utilizzano l’auto per l’attività e più in generale qualunque soggetto passivo IVA che sostenga costi di carburante rilevanti: l’orientamento consolidato che vedremo mostra come il Fisco monitori questo settore con particolare attenzione, perché si presta a contestazioni basate su vizi documentali che portano al disconoscimento automatico di componenti negativi di reddito anche molto consistenti, spesso accumulati su più annualità.

Lo Studio Monardo si occupa di questa materia perché la difesa da un accertamento sul carburante richiede la stessa competenza necessaria per qualunque contestazione fiscale complessa: la capacità di seguire il contenzioso dal primo grado fino, se necessario, alla Corte di Cassazione, mantenendo la stessa linea difensiva. L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista, e questa è precisamente la competenza che serve quando — come vedremo — la giurisprudenza di legittimità cambia le carte in tavola rispetto a quanto deciso nei gradi di merito.

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Il quadro normativo in breve

Prima di entrare nella giurisprudenza, è utile fissare i punti fermi della disciplina, perché la Cassazione si è pronunciata su due regimi normativi diversi, applicabili a seconda del periodo d’imposta contestato.

Il regime ante 2019: la scheda carburante. Fino all’introduzione della fatturazione elettronica generalizzata per gli acquisti di carburante, il documento fiscale di riferimento era la scheda carburante disciplinata dal D.P.R. n. 444/1997: un modello ministeriale che doveva riportare, tra l’altro, i dati del veicolo, la sottoscrizione dell’addetto alla distribuzione e il chilometraggio. La sua compilazione conforme non era considerata un adempimento meramente formale, ma il presupposto stesso per la deducibilità del costo e la detraibilità dell’IVA. Per gli accertamenti relativi ad annualità anteriori al 2019, questa disciplina resta il parametro di legittimità, e la Cassazione — come vedremo — continua ad applicarla con rigore anche in pronunce del 2024 e del 2025.

Il regime attuale: fattura elettronica e pagamento tracciabile. Dal 1° luglio 2018, per effetto delle modifiche apportate agli artt. 19-bis1 del D.P.R. 633/1972 e 164, comma 1-bis, del TUIR, la scheda carburante è stata sostituita dalla fattura elettronica, e la deducibilità del costo e la detrazione dell’IVA sono condizionate al pagamento con mezzi tracciabili. Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 73203/2018 individua puntualmente gli strumenti idonei: assegni bancari e postali, vaglia cambiari, carte di credito, di debito o prepagate, bonifici e altri strumenti di pagamento elettronico ex art. 5 del D.Lgs. 82/2005. Il pagamento in contanti, qualunque sia l’importo, esclude sia la deduzione del costo sia la detrazione dell’IVA.

La stretta della Legge di Bilancio 2025. Dal 1° gennaio 2025 l’obbligo di pagamento tracciabile per la rilevanza fiscale delle spese, già vigente per il carburante, è stato esteso — con qualche incertezza di coordinamento normativo tra il vecchio art. 54 e il nuovo art. 54-septies del TUIR — anche ad altre categorie di spese (vitto, alloggio, trasferte, rappresentanza), confermando la linea del legislatore: la tracciabilità come strumento di contrasto all’evasione, prima ancora che come requisito di forma.

La documentazione che affianca il pagamento. Accanto alla tracciabilità del pagamento, resta imprescindibile la fattura elettronica intestata al soggetto che deduce il costo, con l’indicazione — richiesta a fini di prova dell’inerenza — della targa del veicolo rifornito. È proprio sull’interazione fra questi due requisiti, pagamento tracciabile da un lato e documentazione analitica dall’altro, che si concentra buona parte del contenzioso più recente, come vedremo nelle prossime sezioni.

Le percentuali di deducibilità e detrazione non sono un tema separato dalla tracciabilità. Vale la pena ricordare, perché spesso genera confusione negli accertamenti, che la disciplina sulla tracciabilità del pagamento si affianca — senza sostituirla — a quella sulle percentuali di deducibilità del costo e di detrazione dell’IVA, che variano in base alla destinazione del veicolo: per i mezzi strumentali all’attività, la deduzione e la detrazione sono integrali; per i veicoli ad uso promiscuo, invece, si applicano percentuali ridotte (variabili nel tempo, con un miglioramento della quota IVA detraibile intervenuto fra il 2025 e il 2026). Questo significa che un accertamento sul carburante può contestare, contemporaneamente e su basi giuridiche distinte, sia l’assenza di tracciabilità del pagamento sia l’errata applicazione della percentuale di deducibilità in relazione all’uso del mezzo: due profili che richiedono difese diverse e che è importante non confondere in sede di ricorso, perché argomentare bene sull’uno non salva automaticamente dall’altro.

Il coordinamento fra le norme non è privo di incertezze, come dimostra il caso della successione fra l’art. 54 del TUIR (rimasto formalmente in vigore fino al 30 dicembre 2024 nel testo richiamato dalla Legge di Bilancio 2025) e il nuovo art. 54-septies, introdotto con effetto dal giorno precedente dal D.Lgs. 192/2024, che ha trasferito la disciplina della deducibilità dei costi in questione in una collocazione normativa diversa. Si tratta di un dettaglio tecnico, ma che può assumere rilievo pratico in sede di contenzioso, perché un accertamento che richiami la norma sbagliata, o che applichi retroattivamente un coordinamento normativo non ancora risolto in via legislativa, può essere attaccato anche su questo piano, indipendentemente dal merito della contestazione sulla tracciabilità.

L’orientamento consolidato: tracciabilità come condizione, non come formalità

Il filo conduttore della giurisprudenza di legittimità, tanto sotto il vecchio regime della scheda carburante quanto sotto quello attuale, è netto: l’inosservanza delle prescrizioni documentali e di pagamento non è mai considerata una mera irregolarità formale sanabile, ma incide direttamente sulla certezza e sull’inerenza del costo, con conseguente indeducibilità.

Un primo tassello arriva da Cass., ord. n. 19782/2024. Il caso riguardava una società di costruzioni a cui l’Agenzia delle Entrate aveva negato la deducibilità dei costi del gasolio impiegato per i mezzi di cantiere, documentati soltanto con fatture e non con la scheda carburante. La Corte ha stabilito che, per la normativa applicabile ratione temporis, la scheda carburante era l’unico strumento validamente idoneo alla registrazione degli acquisti, senza equipollenza ammessa con le fatture, salvo eccezioni specifiche non riscontrate nel caso concreto. La Suprema Corte, in altre parole, ha chiarito che chi conserva le fatture ma non la scheda regolarmente compilata non può considerarsi in regola, anche se la natura dell’attività (cantieristica, con rifornimenti da cisterne di stoccaggio) rendeva in astratto plausibile la spesa.

In altre parole: se ti trovi in una situazione in cui, per anni d’imposta anteriori al 2019, disponi solo di fatture e non della scheda carburante conforme al modello ministeriale, la giurisprudenza attuale non ti consente di sostenere che le fatture “bastano comunque” — a meno che tu non riesca a dimostrare una delle eccezioni specifiche riconosciute (come il rifornimento da impianti non stradali per particolari categorie di mezzi).

Questo principio è stato ribadito con ancora maggiore nettezza da Cass., ord. n. 30511/2025, depositata il 19 novembre 2025. La vicenda, decisa a favore dell’Agenzia delle Entrate, riguardava una società che aveva prodotto “buoni di consegna” analitici (con indicazione dell’esercente, della quantità, del prezzo e della data del prelievo) e fatture differite, sostenendo che tale documentazione fosse sufficiente a integrare i requisiti di certezza e inerenza del costo, rendendo superflua la scheda carburante. La Commissione Tributaria Regionale della Sicilia aveva dato ragione al contribuente. La Cassazione ha cassato la decisione, ribadendo che l’osservanza della disciplina del D.P.R. 444/1997 costituisce un presupposto essenziale e inderogabile, e che i buoni di consegna non possono considerarsi validi sostituti della scheda regolarmente compilata. Il principio, calato nella pratica, significa che una documentazione analitica e apparentemente completa, se non rispetta la forma tipizzata dalla norma di riferimento per il periodo contestato, non salva la deducibilità.

Il terzo pilastro dell’orientamento consolidato riguarda il regime attuale e la centralità del pagamento tracciabile come condizione autonoma, distinta e concorrente rispetto alla fattura elettronica. Le prassi operative confermano — coerentemente con l’impostazione della giurisprudenza sull’inderogabilità delle forme documentali — che anche in presenza di una fattura elettronica formalmente corretta, il pagamento in contanti preclude sia la deduzione del costo sia la detrazione dell’IVA, senza possibilità di sanatoria attraverso altri mezzi di prova dell’inerenza. La Suprema Corte ha applicato lo stesso approccio rigorista che aveva sviluppato per la scheda carburante anche al nuovo assetto normativo: la tracciabilità, al pari della scheda in passato, non è un dettaglio procedurale ma la condizione stessa per l’esercizio del diritto.

Un quarto elemento, utile a completare il quadro, riguarda il rapporto fra tracciabilità del pagamento e titolarità del bene o del mezzo utilizzato. Le Sezioni Unite, con la sentenza n. 13162/2024, hanno chiarito — in un caso relativo a beni concessi in comodato fra società del gruppo — che la detrazione IVA non dipende dalla proprietà del bene, ma dalla sua effettiva strumentalità all’attività d’impresa: principio che si applica per analogia anche ai veicoli aziendali non di proprietà diretta dell’impresa che deduce il costo del carburante (ad esempio veicoli in leasing, noleggio a lungo termine o comodato d’uso fra società collegate). Questo principio è stato però delimitato con attenzione da Cass., ord. n. 12227/2025, che ha ribadito come, nei rapporti fra società controllante e controllata, l’assenza di atti o contratti scritti che regolino la destinazione e l’uso del bene resti un elemento decisivo per negare l’inerenza, anche quando la strumentalità economica appare in astratto plausibile: la Corte ha precisato che questo non equivale a un divieto generalizzato di detrazione per i beni in comodato, ma richiede una strutturazione documentale che preservi il nesso di inerenza in modo verificabile. Applicato al tema del carburante, il principio significa che un’impresa che rifornisce veicoli non intestati direttamente a sé (ad esempio quelli di una controllata, o quelli utilizzati da un socio) deve poter dimostrare, con un accordo scritto o comunque con una prassi documentata, la riconducibilità del mezzo alla propria attività, altrimenti anche un pagamento perfettamente tracciabile rischia di non salvare la deducibilità.

Le questioni aperte

Prima questione: il pagamento tracciabile basta da solo, o serve anche la prova puntuale dell’inerenza?

La questione, come la porrebbe il lettore: “Ho pagato il carburante con carta aziendale, quindi ho rispettato la tracciabilità: posso stare tranquillo, o l’Agenzia delle Entrate può contestarmi comunque qualcos’altro?”

Cosa hanno deciso i giudici. La risposta della Cassazione è netta e va oltre la sola tracciabilità del pagamento. Con l’ordinanza n. 13764 del 22 maggio 2025, la Suprema Corte ha stabilito che il contribuente è comunque tenuto a dimostrare che le spese sostenute per carburante siano effettivamente riferibili all’attività esercitata e ai veicoli impiegati, e che non basta la generica compatibilità della spesa con il settore di attività (ad esempio l’autotrasporto). La Corte ha attribuito particolare rilievo alla presenza, nelle fatture, dell’indicazione della targa del veicolo rifornito, elemento che consente di attribuire con certezza il costo all’attività produttiva: la sua assenza, o l’incompatibilità fra i consumi dichiarati e i chilometri effettivamente percorsi, mette in discussione la certezza e l’inerenza del costo, con conseguente esclusione tanto della deducibilità quanto della detrazione IVA.

A questo si affianca un secondo profilo, delineato da Cass., ord. n. 11999/2025: l’antieconomicità della spesa — un consumo di carburante sproporzionato rispetto ai chilometri percorsi o ai risultati economici dell’impresa — viene considerata un indizio rilevante di mancata inerenza, che il Fisco può utilizzare come presunzione grave, precisa e concordante per fondare la contestazione, spostando sul contribuente l’onere di fornire prove documentali e circostanziate che giustifichino l’anomalia apparente.

Cosa significa per te. Il pagamento tracciabile è una condizione necessaria ma non sufficiente. Una carta carburante intestata all’impresa e movimenti bancari regolari non mettono al riparo da una contestazione basata sull’incoerenza tra consumi e chilometraggio, o sull’assenza della targa in fattura. Chi gestisce una flotta aziendale, in particolare nel settore dei trasporti, dovrebbe conservare non solo le fatture e la prova dei pagamenti, ma anche i dati di percorrenza dei singoli veicoli, in modo da poter dimostrare — se contestato — la coerenza fra rifornimenti dichiarati e attività effettivamente svolta. Questo vale a maggior ragione per le imprese che utilizzano più veicoli assegnati a conducenti diversi, dove la sovrapposizione di rifornimenti su targhe non sempre tracciate correttamente in fattura è uno degli elementi che più spesso genera contestazioni: una gestione ordinata, targa per targa, riduce drasticamente il rischio che un controllo dell’Agenzia delle Entrate trovi appigli.

Contro chi sostenesse che basta il pagamento tracciabile per blindare la deduzione, la ricaduta pratica delle competenze certificate dell’Avv. Monardo si misura proprio qui: la verifica incrociata tra fatture, targhe e percorrenze è il primo presidio difensivo, e il coordinamento di uno staff multidisciplinare nazionale in diritto bancario e tributario permette di ricostruire, insieme al commercialista, la coerenza documentale prima ancora che l’accertamento si consolidi.

Seconda questione: cosa succede se il pagamento passa attraverso un intermediario o un dipendente?

La questione, come la porrebbe il lettore: “Il mio dipendente rifornisce l’auto aziendale durante una trasferta pagando con la propria carta, e io lo rimborso in busta paga. È comunque un pagamento tracciabile?”

Cosa hanno deciso i giudici. Su questo punto la prassi dell’Agenzia delle Entrate, in linea con l’impostazione seguita dalla giurisprudenza in materia di inerenza e certezza del costo, ammette la validità dei pagamenti effettuati in via mediata, purché riconducibili al soggetto passivo d’imposta attraverso una catena ininterrotta di corresponsioni con strumenti tracciabili. È il caso tipico del dipendente che rifornisce l’auto aziendale con la propria carta durante una trasferta e viene successivamente rimborsato dall’impresa con bonifico, ad esempio unitamente alla retribuzione. La stessa logica si applica ai sistemi di netting fra gestore dell’impianto, società petrolifera e utente finale, purché ciascun passaggio della catena sia regolato da strumenti di pagamento tracciabili, e alle carte carburante ricaricabili o ai buoni multiuso, quando la cessione o la ricarica — documentata da fattura elettronica — sia regolata dagli stessi strumenti tracciabili.

Un profilo distinto, ma collegato, riguarda i buoni-corrispettivo “multiuso” utilizzati per la distribuzione di carburante, oggetto della Risposta dell’Agenzia delle Entrate n. 235/2025: l’Amministrazione ha chiarito che, nel meccanismo della carta prepagata ricaricata tramite strumenti tracciabili (bonifico, carta di credito) o anche in contanti presso la stazione di servizio, la fattura viene emessa al momento della ricarica, e il successivo utilizzo della carta per il pagamento del carburante segue le regole ordinarie di tracciabilità già viste. Si tratta di un chiarimento di prassi, non di una pronuncia della Cassazione, ma che si inserisce coerentemente nel principio della “catena ininterrotta” elaborato in giurisprudenza: se anche uno solo degli anelli della catena — dalla ricarica della carta al rifornimento effettivo — non è tracciabile, il rischio di contestazione permane.

Se c’è contrasto. Non risultano, allo stato, pronunce di legittimità che abbiano negato la validità dei pagamenti mediati quando la catena documentale sia effettivamente ininterrotta e coerente; il rischio pratico, piuttosto, riguarda i casi in cui la catena presenti anelli mancanti o incoerenze temporali fra rifornimento e rimborso. L’assunzione prudenziale, per chi si affida a rimborsi al personale o a carte carburante gestite da terzi, è quindi quella di considerare ogni passaggio della catena come un possibile punto di contestazione autonomo, da documentare con la stessa cura riservata al pagamento diretto.

Cosa significa per te. Se la tua impresa utilizza carte carburante aziendali, sistemi di netting con la compagnia petrolifera o rimborsi al personale per rifornimenti effettuati con mezzi propri, verifica che ogni anello della catena — dalla ricarica al rimborso finale — sia documentato con uno strumento tracciabile riconducibile in modo verificabile all’impresa. Una carta ricaricata in contanti, ad esempio, può interrompere la catena anche se il successivo utilizzo per il rifornimento avviene con la carta stessa. È buona prassi, in questi casi, predisporre una procedura interna scritta che indichi chi può anticipare spese di carburante, con quali strumenti e con quali tempistiche di rimborso, così da poter documentare in modo sistematico — e non solo caso per caso in sede di verifica — la coerenza della catena di tracciabilità.

Terza questione: l’assenza di pagamento tracciabile può essere superata con altre prove dell’inerenza?

La questione, come la porrebbe il lettore: “Ho pagato per errore in contanti, ma ho tutte le fatture, i registri di percorrenza e la coerenza dei consumi: posso comunque dimostrare che il costo è vero e inerente, aggirando il problema della tracciabilità?”

Cosa hanno deciso i giudici. Qui la giurisprudenza applica, con particolare severità, la distinzione fra norma generale sull’inerenza e norma speciale sulla tracciabilità del carburante. Il principio generale, ribadito da Cass., ord. n. 26312/2025 (depositata il 29 settembre 2025) e da Cass., ord. n. 30036/2025 (13 novembre 2025), è che l’inerenza di un costo comporta una valutazione qualitativa, non utilitaristica né quantitativa: il costo attiene o non attiene all’attività a prescindere dalla sua entità, e il contribuente è tenuto a provare i fatti costitutivi della spesa e a documentarli, secondo criteri di valutazione oggettivi legati alla natura dell’attività in concreto svolta e alla destinazione dei beni acquistati (in questo senso anche Cass., sent. n. 7268/2024 e Cass., ord. n. 16190/2024). Questo principio generale, tuttavia, non sostituisce la norma speciale sulla tracciabilità del carburante: quest’ultima non è una regola probatoria fra le tante, ma una condizione legale autonoma che preclude in radice la deducibilità in assenza del suo rispetto, indipendentemente dalla forza delle altre prove offerte.

Questo emerge con chiarezza dal caso deciso da Cass., ord. n. 12081/2024 (depositata il 6 maggio 2024), in cui il contribuente aveva invocato il concetto di “inerenza allargata” — richiamando circolari ministeriali risalenti e precedenti di legittimità degli anni ’90 e 2000 — per sostenere la deducibilità di costi documentati da fatture ritenute generiche dall’Amministrazione, fra cui quelli per carburanti e lubrificanti. La Corte ha confermato l’approccio restrittivo, evidenziando come, in ambito IVA, il concetto di afferenza richieda comunque un nesso puntuale e verificabile fra spesa e operazioni imponibili, non colmabile con argomentazioni di carattere generale sulla natura dell’attività.

Un ulteriore tassello viene da Cass., ord. n. 15638/2025 (12 giugno 2025), che pur riguardando un caso diverso (detraibilità IVA per un’attività di intermediazione finanziaria mai divenuta operativa) conferma il principio, applicabile per analogia anche al tema carburante: anche quando l’inerenza della spesa all’oggetto sociale non è contestata, il diritto alla detrazione IVA presuppone comunque un collegamento specifico e dimostrato con operazioni imponibili, e non basta la generica coerenza con l’attività dichiarata.

Applicato al carburante, questo significa che un’impresa che svolga anche attività esenti da IVA (ad esempio alcune prestazioni sanitarie o finanziarie accessorie) non può dare per scontata la piena detraibilità dell’IVA sul carburante utilizzato per veicoli impiegati promiscuamente fra il settore imponibile e quello esente, ma deve essere in grado di documentare, con un criterio oggettivo e verificabile, la quota di utilizzo effettivamente riferibile alle operazioni soggette a imposta: un tema che si somma, senza sostituirlo, a quello della tracciabilità del pagamento, e che richiede una gestione documentale ancora più puntuale per le imprese che operano in settori misti.

Se c’è contrasto. Non emerge, nella giurisprudenza più recente, un orientamento minoritario che ammetta la “sanatoria” della tracciabilità mancante attraverso prove alternative di segno generale. L’orientamento è compatto: la tracciabilità è condizione autonoma e non è un elemento tra i tanti nel giudizio complessivo sull’inerenza.

Cosa significa per te. Se il pagamento del carburante non è avvenuto con mezzi tracciabili, la giurisprudenza attuale non lascia margini per recuperare la deducibilità dimostrando in altro modo che il costo è reale e inerente. La strategia difensiva, in questi casi, deve necessariamente concentrarsi su altri fronti: la corretta applicazione temporale della norma (verificando che il periodo d’imposta contestato ricada davvero sotto il regime del pagamento tracciabile), eventuali vizi dell’accertamento (motivazione, contraddittorio, decadenza), o la ricostruzione puntuale della “catena ininterrotta” vista nella seconda questione, quando il pagamento non è mancato ma è semplicemente transitato per un soggetto terzo.

Su questo terreno, dove la difesa non può più contare sulla prova generica dell’inerenza, la continuità della strategia processuale — dal primo grado fino, se necessario, alla Cassazione — diventa decisiva, perché è spesso nei motivi di legittimità che si giocano le partite su vizi di motivazione dell’atto impositivo o su erronea applicazione temporale della norma. Non è raro, del resto, che un accertamento venga costruito cumulando la contestazione sulla tracciabilità con altri rilievi (fatture generiche, inerenza dubbia di altre voci di costo, come si è visto nel caso deciso da Cass. n. 12081/2024): in questi casi una difesa efficace richiede di scomporre l’atto punto per punto, distinguendo i profili sui quali esiste effettivamente un margine di contestazione da quelli su cui l’orientamento di legittimità è ormai troppo consolidato per essere rimesso in discussione, per concentrare le risorse difensive dove possono davvero incidere sull’esito del giudizio.

La pronuncia più recente e rilevante: Cass., ord. n. 30511/2025

Fra tutte le pronunce esaminate, quella più recente e — per la nettezza con cui riafferma l’orientamento rigorista — più rilevante ai fini pratici è l’ordinanza n. 30511/2025 della Sezione Tributaria, depositata il 19 novembre 2025.

Il contesto. Una società aveva ricevuto avvisi di accertamento con cui l’Agenzia delle Entrate contestava la deducibilità di costi per carburante, ritenendo insufficiente la documentazione prodotta: buoni di consegna analitici, con indicazione dell’esercente, della quantità, del prezzo e della data del prelievo, e fatture differite. In secondo grado, la Commissione Tributaria Regionale della Sicilia (sezione staccata di Catania) aveva ribaltato parzialmente la decisione di primo grado, ritenendo che tale documentazione — pur non essendo la scheda carburante conforme al modello ministeriale — fosse comunque idonea a integrare i requisiti di certezza e inerenza del costo, giudicando la scheda carburante superflua rispetto a una documentazione ritenuta equivalente nella sostanza.

La motivazione in linguaggio piano. La Cassazione ha ribaltato questa lettura. Ha preliminarmente chiarito che, per il periodo d’imposta in questione, la disciplina applicabile era ancora quella del D.P.R. n. 444/1997, e che l’istituzione della scheda carburante non costituiva un’opzione fra tante ma un presupposto essenziale e inderogabile per l’esercizio del diritto alla deduzione e alla detrazione. I giudici di legittimità hanno escluso che i buoni di consegna, per quanto analitici, potessero considerarsi equipollenti alla scheda regolarmente compilata: la Corte ha ordinato un nuovo esame della controversia da parte del giudice di rinvio, che dovrà attenersi al principio secondo cui, in assenza della scheda carburante regolarmente compilata, il diritto alla deduzione e alla detrazione decade, a prescindere dalla qualità della documentazione alternativa prodotta.

Cosa cambia rispetto a prima. Questa pronuncia conferma, con un caso concreto molto recente, che l’orientamento restrittivo non è un episodio isolato ma una linea stabile della Sezione Tributaria, applicata anche a documentazione che — nella sostanza — avrebbe potuto ragionevolmente dimostrare la realtà e la riferibilità della spesa. Il messaggio per chi gestisce contenziosi relativi ad annualità pregresse (fino al 2018) è chiaro: puntare sulla “equivalenza sostanziale” di documenti diversi dalla scheda carburante è una strategia ad alto rischio, salvo che non ricorrano le specifiche eccezioni riconosciute dalla stessa giurisprudenza per particolari categorie di veicoli o di rifornimento.

I principi applicati ai casi reali

Per rendere concreti i principi appena esposti, ecco alcune simulazioni che li applicano a situazioni-tipo, con dati numerici verosimili.

Simulazione 1 — Pagamento in contanti, regime attuale. Un’impresa di trasporti sostiene, nel periodo d’imposta 2025, costi per carburante pari a 18.500 €, documentati da fatture elettroniche regolari intestate alla partita IVA aziendale, ma pagati in contanti presso i distributori. Alla luce del combinato disposto dell’art. 164, comma 1-bis, TUIR e del Provvedimento n. 73203/2018, e coerentemente con l’orientamento visto in Cass. n. 26312/2025 e 30036/2025 sulla natura autonoma della condizione di tracciabilità, l’Agenzia delle Entrate può recuperare a tassazione l’intero importo, negando sia la deduzione del costo sia la detrazione IVA, indipendentemente dalla regolarità formale delle fatture: la fattura corretta non supplisce all’assenza di un mezzo di pagamento tracciabile.

Simulazione 2 — Rimborso al dipendente in trasferta. Un dipendente rifornisce l’auto aziendale con la propria carta di debito personale durante una trasferta di lavoro, per un importo di 84 €; l’impresa lo rimborsa il mese successivo tramite bonifico, unitamente allo stipendio, con causale specifica che richiama la nota spese allegata. Applicando il principio della “catena ininterrotta” (Danea/prassi Agenzia Entrate, coerente con l’impostazione seguita dalla giurisprudenza sulla riconducibilità del pagamento al soggetto passivo), il costo resta deducibile e l’IVA detraibile, perché sia il pagamento iniziale (carta tracciabile) sia il rimborso (bonifico) sono documentati e riconducibili in modo verificabile all’impresa.

Simulazione 3 — Fattura senza targa e consumi incoerenti. Una società di autotrasporto riceve fatture elettroniche regolari, pagate con carta carburante aziendale, per un totale annuo di 41.200 €, ma le fatture non riportano la targa del veicolo rifornito, e i chilometri percorsi dai mezzi risultano — dai libretti di manutenzione — sensibilmente inferiori a quanto giustificherebbe il consumo dichiarato. Alla luce di Cass. n. 13764/2025 e n. 11999/2025, l’Agenzia delle Entrate può contestare l’inerenza del costo anche in presenza di pagamento pienamente tracciabile, fondando la ripresa su presunzioni gravi, precise e concordanti derivanti dall’incoerenza fra consumi dichiarati e chilometraggio effettivo: in questo scenario, la tracciabilità del pagamento non impedisce la ripresa a tassazione, e la difesa deve concentrarsi sulla ricostruzione puntuale dell’uso dei veicoli.

Simulazione 4 — Periodo transitorio con scheda carburante mancante. Per l’anno d’imposta 2017, un’impresa edile documenta gli acquisti di gasolio per i mezzi di cantiere esclusivamente con fatture del fornitore e buoni di consegna analitici, non avendo compilato la scheda carburante prevista dal D.P.R. 444/1997. Alla luce di Cass. n. 19782/2024 e n. 30511/2025, l’accertamento che recupera integralmente i costi appare fondato su un orientamento giurisprudenziale stabile: la difesa più efficace, in questo caso, non è tentare di dimostrare l’equipollenza dei documenti prodotti — strada già percorsa e respinta in casi analoghi — ma verificare se ricorra una delle eccezioni riconosciute per i rifornimenti da impianti non stradali, o se sussistano vizi autonomi dell’atto impositivo.

Simulazione 5 — Veicolo in comodato a una controllata. Una capogruppo acquista carburante per un furgone intestato a sé ma utilizzato in via esclusiva da una società controllata per le consegne, pagando regolarmente con carta aziendale tracciabile, per un importo annuo di 9.640 €. In assenza di un contratto scritto che regoli il comodato e la destinazione del mezzo, alla luce di Cass. n. 12227/2025 l’Agenzia delle Entrate può contestare il difetto di inerenza in capo alla capogruppo, nonostante la piena tracciabilità del pagamento: la difesa richiede, in questi casi, la produzione di un accordo formalizzato (anche successivo, se riconducibile con certezza al periodo contestato) che documenti la strumentalità del veicolo rispetto all’attività della società che sostiene il costo, coerentemente con il principio più generale enunciato dalle Sezioni Unite n. 13162/2024.

La giurisprudenza in tabella

Le pronunce esaminate in questo articolo, riassunte di seguito, restituiscono un quadro coerente: la tracciabilità del pagamento e, per il regime pregresso, la corretta compilazione della scheda carburante sono trattate come condizioni legali autonome, non sostituibili da prove generiche di inerenza o da documentazione alternativa, per quanto analitica.

La sintesi operativa

Dall’analisi delle pronunce esaminate emergono alcuni principi pratici da tenere a mente:

• Il pagamento tracciabile è condizione autonoma e non sanabile: né la regolarità formale della fattura né altre prove dell’inerenza possono sostituirla, per il regime vigente dal 2018 in poi — è una premessa da verificare prima di ogni altra difesa nel merito.
• Per gli anni d’imposta ante 2019, la scheda carburante conforme al D.P.R. 444/1997 resta requisito inderogabile: fatture, buoni di consegna o altra documentazione analitica non sono considerati equipollenti dalla giurisprudenza più recente, come confermato dalla stessa ordinanza n. 30511/2025 depositata nel novembre 2025.
• La tracciabilità formale non basta da sola: la Cassazione richiede comunque la prova puntuale del nesso fra spesa, veicolo e attività, valorizzando in particolare l’indicazione della targa in fattura e la coerenza dei dati di percorrenza.
• L’incoerenza fra consumi dichiarati e chilometri percorsi è un indizio sufficiente a fondare una contestazione basata su presunzioni gravi, precise e concordanti, anche in presenza di pagamento regolare: per questo la tenuta di registri interni di percorrenza è una prevenzione, non solo una difesa.
• I pagamenti mediati (dipendenti, netting, carte ricaricabili) restano validi, ma solo se ogni anello della catena — dalla ricarica al rimborso finale — è documentato con strumenti tracciabili riconducibili al soggetto d’imposta.
• La strumentalità dei veicoli non intestati all’impresa va formalizzata per iscritto: senza un accordo scritto di comodato o assegnazione, anche un pagamento pienamente tracciabile può non salvare la deducibilità, come chiarito da Cass. n. 12227/2025.
• La teoria dell'”inerenza allargata”, fondata su circolari e prassi risalenti, non è più sufficiente da sola a superare un difetto di documentazione specifica sul carburante.
• I vizi procedurali dell’accertamento (motivazione, contraddittorio) restano una linea difensiva autonoma, particolarmente rilevante quando la contestazione di merito appare solida, ma richiedono comunque la puntuale indicazione degli elementi difensivi che si sarebbero potuti far valere.

Le domande sul “quindi in pratica?”

Se ho pagato con carta di credito aziendale, sono automaticamente al sicuro da contestazioni sul carburante? No. La tracciabilità del pagamento evita la contestazione fondata sulla mancanza di tracciabilità, ma non impedisce contestazioni autonome legate all’inerenza specifica del costo, come chiarito da Cass. n. 13764/2025 e n. 11999/2025: servono anche la targa in fattura e la coerenza fra consumi e chilometraggio.

Ho un accertamento per il 2017 basato sull’assenza della scheda carburante, ma ho tutte le fatture: ho qualche possibilità? Alla luce di Cass. n. 19782/2024 e n. 30511/2025, la strada dell’equipollenza documentale è stata più volte respinta dalla Cassazione. La difesa più solida, in questi casi, va costruita su eventuali eccezioni normative specifiche riconosciute per particolari tipologie di rifornimento, o su vizi autonomi dell’atto impositivo, piuttosto che sulla sola qualità della documentazione alternativa.

Il mio commercialista rimborsa in busta paga il carburante anticipato dai dipendenti in trasferta: è una prassi a rischio? Non di per sé, se la catena resta tracciabile e documentata in ogni passaggio (pagamento del dipendente con strumento tracciabile, rimborso con bonifico o accredito in busta paga, nota spese di collegamento). Il rischio nasce quando uno di questi passaggi è documentato in modo lacunoso o incoerente nei tempi.

Se l’Agenzia contesta l’antieconomicità dei consumi, cosa posso fare? Occorre ricostruire, con documentazione interna (registri di percorrenza, ordini di trasporto, schede di manutenzione dei veicoli), la coerenza fra i rifornimenti dichiarati e l’attività effettivamente svolta, per contrastare la presunzione basata sull’incompatibilità fra consumi e chilometri, come indicato da Cass. n. 11999/2025.

Vale la pena impugnare un accertamento sul carburante fino in Cassazione? Dipende dai motivi del ricorso: se la contestazione riguarda vizi di motivazione o applicazione temporale della norma, la giurisprudenza offre margini difensivi concreti; se riguarda invece l’assenza pura e semplice della tracciabilità o della scheda carburante per il periodo di riferimento, l’orientamento è ormai talmente consolidato che la strategia va costruita su altri fronti fin dal primo grado.

Il veicolo utilizzato non è intestato alla mia impresa ma a un socio o a una società collegata: cambia qualcosa? Sì, in modo rilevante. Come emerso da Cass., SS.UU. n. 13162/2024 e da Cass., ord. n. 12227/2025, la detrazione e la deduzione non dipendono dalla proprietà formale del mezzo, ma dalla sua strumentalità documentata rispetto all’attività di chi sostiene il costo del carburante: senza un accordo scritto o una prassi verificabile che leghi il veicolo all’attività, anche un pagamento tracciabile può non bastare a difendere la deducibilità.

L’Agenzia delle Entrate mi ha notificato l’accertamento senza prima convocarmi in contraddittorio: è un vizio che posso far valere anche su una contestazione carburante? Sì, è un motivo di ricorso autonomo rispetto al merito della questione tracciabilità. Le Sezioni Unite, con l’ordinanza n. 21271/2025, hanno chiarito che l’onere della prova sulla c.d. “prova di resistenza” spetta al contribuente, il quale deve indicare quali elementi difensivi avrebbe potuto far valere se fosse stato ascoltato: un motivo che, se ben argomentato con riferimento agli elementi concreti del proprio fascicolo (ad esempio la documentazione sulla catena di tracciabilità che si sarebbe potuta produrre), può affiancare efficacemente la difesa nel merito.

Cosa può fare lo Studio Monardo

Di fronte a un accertamento sul carburante, la difesa richiede un lavoro puntuale su più fronti contemporaneamente: documentale, sostanziale e, quando necessario, di legittimità. Ecco cosa fa concretamente lo Studio Monardo quando affianca un contribuente in questo tipo di contenzioso:

1. Analizziamo il periodo d’imposta contestato per individuare quale regime normativo si applica — scheda carburante ante 2019 o pagamento tracciabile e fattura elettronica per il regime attuale — ricostruendo con precisione la successione delle norme applicabili, comprese le incertezze di coordinamento fra vecchio e nuovo testo del TUIR viste nel quadro normativo, poiché la strategia difensiva cambia radicalmente a seconda del caso.
2. Verifichiamo la catena di tracciabilità del pagamento, ricostruendo ogni passaggio (dal rifornimento diretto ai pagamenti mediati tramite dipendenti, carte ricaricabili o sistemi di netting) alla luce del principio della “catena ininterrotta”, individuando eventuali anelli mancanti prima che diventino oggetto di contestazione.
3. Confrontiamo consumi dichiarati e chilometraggio effettivo dei veicoli, incrociando fatture, libretti di manutenzione e, se disponibili, sistemi di gestione flotte, per anticipare o contrastare contestazioni fondate sull’antieconomicità della spesa secondo i criteri di Cass. n. 11999/2025.
4. Controlliamo la completezza delle fatture elettroniche, in particolare l’indicazione della targa del veicolo rifornito, elemento sempre più centrale nella giurisprudenza più recente, e verifichiamo la corrispondenza fra intestatario del pagamento e intestatario della fattura.
5. Eccepiamo i vizi di motivazione e di procedura dell’avviso di accertamento, quando presenti, come autonoma linea difensiva rispetto al merito della contestazione, inclusi i profili relativi al contraddittorio preventivo alla luce dei principi elaborati dalle Sezioni Unite.
6. Valutiamo le eccezioni normative specifiche riconosciute per particolari categorie di veicoli o modalità di rifornimento (ad esempio da impianti non stradali o cisterne di cantiere), che possono escludere l’applicabilità rigida della disciplina generale sulla scheda carburante.
7. Verifichiamo la strumentalità documentata dei veicoli non intestati direttamente all’impresa (in comodato, leasing o utilizzo da parte di società collegate), predisponendo o rafforzando gli accordi scritti necessari a preservare il nesso di inerenza secondo i principi delle Sezioni Unite n. 13162/2024.
8. Impostiamo la strategia difensiva già dal primo grado tenendo conto dell’orientamento di legittimità consolidato, per evitare di percorrere strade — come l’equipollenza documentale alla scheda carburante — già respinte dalla Cassazione in casi analoghi, e per costruire fin da subito un ricorso capace di reggere anche in sede di legittimità.
9. Coordiniamo la difesa con i commercialisti dello staff, per la ricostruzione contabile e la predisposizione della documentazione interna a supporto dell’inerenza (registri di percorrenza, note spese, schede di manutenzione, contratti di comodato o rimborso al personale).
10. Seguiamo il contenzioso con continuità fino in Cassazione, se necessario, mantenendo la stessa strategia difensiva dal primo grado all’ultimo, elemento che — come dimostrano le pronunce esaminate in questo articolo, prima fra tutte l’ordinanza n. 30511/2025 che ha ribaltato una decisione favorevole di appello — può fare la differenza quando la partita si gioca sui motivi di legittimità.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

In un tema come questo, dove — come si è visto — l’orientamento della Cassazione può ribaltare decisioni favorevoli ottenute in appello (è accaduto proprio nel caso deciso dall’ordinanza n. 30511/2025), l’abilitazione a cassazionista è la leva più rilevante: significa poter seguire lo stesso fascicolo dal contraddittorio in fase di accertamento fino, se necessario, all’ultimo grado di giudizio, con la stessa strategia e la stessa conoscenza approfondita del caso, senza le discontinuità che spesso indeboliscono la difesa quando il contenzioso cambia interlocutore ad ogni grado. A questo si affianca lo staff multidisciplinare di avvocati e commercialisti, che lavorano insieme sullo stesso fascicolo per intrecciare la ricostruzione contabile con l’impostazione giuridica della difesa.

Chiusura

La giurisprudenza sul carburante dedotto senza pagamento tracciabile racconta, in fondo, una storia più ampia: quella di una materia in cui il legislatore ha voluto irrigidire le regole per contrastare l’evasione, e la Cassazione ha applicato quell’irrigidimento con estrema coerenza, chiudendo quasi ogni spiraglio a interpretazioni sostanzialiste. Che si tratti della vecchia scheda carburante o del pagamento tracciabile odierno, il messaggio delle pronunce più recenti è lo stesso: la forma, in questa materia, è sostanza, e la difesa efficace nasce dalla conoscenza puntuale di dove la giurisprudenza lascia — o non lascia — margini di manovra.

È proprio in questo tipo di contenzioso, dove le decisioni di merito possono essere ribaltate in Cassazione anche quando appaiono ragionevoli, che la continuità della strategia difensiva e la competenza specifica dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo come cassazionista, unite al lavoro coordinato dello staff multidisciplinare, fanno la differenza tra una difesa costruita un grado alla volta e una difesa pensata fin dall’inizio per resistere fino all’ultimo grado di giudizio. Che si tratti di un’annualità pregressa in cui manca la scheda carburante, di un pagamento transitato attraverso una catena di rimborsi al personale, o di consumi che il Fisco ritiene sproporzionati rispetto ai chilometri percorsi, il punto di partenza resta lo stesso: analizzare con precisione quale sia, fra le questioni esaminate in questo articolo, quella realmente in gioco nel proprio caso concreto, ed evitare di costruire la difesa su argomenti che la giurisprudenza più recente ha già respinto in situazioni analoghe.

📩 Non aspettare che i termini per impugnare l’accertamento scadano: scrivi allo Studio Monardo, trovi tutti i riferimenti per contattarci in fondo a questa pagina.