Sei ancora dentro i termini, oppure li hai già superati senza saperlo?

Chi conosce con esattezza cosa succede dopo l’esclusione dal VIES — e quando — può ancora scegliere come reagire; chi lo scopre a cose fatte si ritrova solo a subire. Il VIES (VAT Information Exchange System) non è un dettaglio burocratico: è la banca dati che autorizza un’impresa a fatturare senza IVA verso clienti di altri Paesi UE. Quando l’Agenzia delle Entrate ne dispone la cancellazione — d’ufficio, per controlli di rischio o per omessa presentazione degli elenchi Intrastat — l’operatore che continua a vendere come se nulla fosse rischia di veder riqualificate come imponibili tutte le cessioni intracomunitarie realizzate dopo quella data, con recupero IVA, sanzioni e interessi. La cronologia della procedura, in questi casi, è tutto: sapere a quale tappa ci si trova cambia radicalmente cosa si può ancora fare e cosa, invece, è ormai precluso. Da qui parte questa ricostruzione, tappa dopo tappa: dal controllo di rischio automatizzato che l’Agenzia esegue nei primi sei mesi, fino all’eventuale approdo in Cassazione, passando per la comunicazione preventiva, i sessanta giorni per reagire, il provvedimento definitivo e il contenzioso sull’avviso di accertamento. Un tema, quello del recupero IVA su operazioni intracomunitarie contestate, in cui lo Studio Monardo interviene proprio perché la materia richiede una lettura congiunta di diritto tributario e prassi bancario-commerciale internazionale, terreno su cui lo staff multidisciplinare coordinato dall’Avvocato opera a livello nazionale.

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Va detto subito, per inquadrare correttamente la portata del problema, che l’archivio VIES non è una banca dati puramente nazionale: è alimentato dagli Stati membri e consultabile in tempo reale da qualsiasi operatore dell’Unione Europea che voglia verificare la posizione del proprio partner commerciale prima di concludere un’operazione. Questo significa che l’esclusione di un’impresa italiana dal VIES non resta un fatto interno all’Anagrafe tributaria nazionale: diventa immediatamente visibile ai clienti e ai fornitori comunitari, che nella prassi commerciale internazionale sono soliti verificare periodicamente lo status VIES delle controparti proprio per non incorrere, a loro volta, in contestazioni da parte delle rispettive amministrazioni fiscali. Un’esclusione scoperta con ritardo, quindi, non produce solo un problema fiscale interno, ma può generare tensioni contrattuali immediate con i partner esteri, che si vedono recapitare fatture non più coerenti con il regime di non imponibilità concordato in sede di negoziazione commerciale.

La mappa temporale: dal controllo di rischio alla Cassazione

Prima di entrare nel dettaglio di ogni tappa, è utile avere sott’occhio l’intera sequenza. La procedura che porta un operatore dall’iscrizione VIES fino, nella peggiore delle ipotesi, a un contenzioso in Cassazione attraversa fasi molto diverse tra loro per natura giuridica: alcune sono controlli automatizzati interni all’Anagrafe tributaria, altre sono provvedimenti amministrativi autonomamente impugnabili (con dubbi non ancora risolti sulla giurisdizione competente), altre ancora sono il vero e proprio accertamento IVA sulle operazioni pregresse. Confondere una fase con l’altra è l’errore più comune e più costoso: c’è chi impugna il provvedimento di esclusione pensando di “bloccare” anche il successivo recupero IVA, e c’è chi ignora la comunicazione preventiva pensando che riguardi solo profili formali, quando invece incide sulla sopravvivenza stessa del regime di non imponibilità per le operazioni in corso.

Ogni tappa della tabella viene sviluppata nelle sezioni seguenti, con la norma di riferimento, i termini che si attivano, gli errori più frequenti e cosa può ancora fare concretamente il debitore in quella specifica fase.

Giorno 0: il controllo di rischio automatizzato dell’Agenzia delle Entrate

Cosa succede. Ogni volta che un soggetto passivo IVA chiede l’inclusione nell’archivio VIES — direttamente all’apertura della partita IVA o in un momento successivo tramite i servizi telematici — l’Agenzia delle Entrate avvia, entro sei mesi da quella data, un’analisi di rischio automatizzata. Lo stesso controllo si ripete ogni volta che intervengono mutamenti rilevanti nella posizione del contribuente o emergono incoerenze tra i dati dichiarati e quelli in possesso dell’Anagrafe tributaria. Non si tratta di un controllo isolato: è un monitoraggio che accompagna l’intera vita della posizione VIES, non solo il momento dell’iscrizione.

La norma. Il riferimento è l’articolo 35, comma 7-bis e comma 15-quater, del DPR 26 ottobre 1972 n. 633, come modificato nel tempo (da ultimo dal D.Lgs. 21 novembre 2014 n. 175), che attribuisce all’Agenzia delle Entrate il potere di individuare, tramite provvedimento del Direttore, i criteri e le modalità di analisi del rischio e di conseguente cessazione della partita IVA con esclusione dal VIES. Il provvedimento attuativo storico è quello del 12 giugno 2017, prot. n. 110418, più volte richiamato e aggiornato negli anni successivi con criteri di rischio via via più stringenti.

I termini che si attivano. In questa fase non decorre alcun termine a carico del contribuente: è un controllo che l’Agenzia svolge d’ufficio, senza contraddittorio necessario e, salvo eccezioni, senza che il contribuente ne abbia contezza. È bene sapere, però, che il controllo può essere ripetuto in qualsiasi momento, non solo nei primi sei mesi: un’operazione anomala, un pagamento in contanti di importo elevato, un cliente UE con codice IVA cessato da tempo possono riattivare l’attenzione dell’ufficio anche anni dopo l’iscrizione.

Cosa può fare il debitore ora. Proprio perché il controllo è invisibile finché non sfocia in un atto, l’unica difesa realmente efficace in questa fase è preventiva: tenere sotto controllo, autonomamente, la propria posizione VIES tramite i servizi telematici dell’Agenzia, verificare periodicamente lo stato di validità del proprio numero identificativo e di quello dei clienti UE, e conservare fin da subito la documentazione che dimostra la genuinità degli scambi (contratti, documenti di trasporto, corrispondenza commerciale). Chi arriva alla comunicazione preventiva con un archivio documentale già ordinato parte in una posizione difensiva molto più solida di chi deve ricostruirlo in sessanta giorni.

L’errore tipico di questa fase. Il più comune è la convinzione che l’iscrizione VIES, una volta ottenuta, sia una condizione stabile e definitiva. Non lo è: è una posizione costantemente rivalutabile, e l’assenza di comunicazioni da parte dell’Agenzia non significa affatto che il rischio sia stato escluso in via permanente.

Quanto dura realmente. I sei mesi previsti dalla norma per il primo controllo sono un termine tendenziale, non perentorio per l’Amministrazione: nella prassi, i controlli successivi al primo possono attivarsi a distanza di anni, in coincidenza con controlli incrociati su Intrastat, dichiarazioni IVA o segnalazioni da altri Stati membri nell’ambito della cooperazione amministrativa europea.

Un aspetto che merita di essere chiarito fin da questa prima tappa riguarda la platea dei soggetti coinvolti: l’obbligo di iscrizione VIES riguarda tutti coloro che esercitano attività d’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, senza distinzione di dimensione o forma giuridica. Anche il piccolo artigiano che effettua occasionalmente una cessione verso un cliente comunitario è tenuto, prima di quell’operazione, a chiedere l’inclusione nell’archivio; e proprio le posizioni con storico di operatività limitato o discontinuo sono, nella prassi di controllo dell’Agenzia, quelle più frequentemente attenzionate, perché uno scostamento improvviso tra il fatturato abituale e il volume delle cessioni intracomunitarie dichiarate costituisce, da solo, un indicatore di rischio che innesca l’approfondimento. Va inoltre segnalato che, per i soggetti non residenti in uno Stato membro UE o in uno Stato aderente allo Spazio economico europeo che si avvalgono di un rappresentante fiscale ai sensi dell’articolo 17, terzo comma, del DPR 633/1972, l’inclusione nell’archivio VIES è subordinata alla prestazione di un’apposita garanzia patrimoniale, disciplinata dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia del 14 aprile 2025, prot. n. 178713: un ulteriore livello di controllo, pensato specificamente per arginare l’uso di rappresentanze fiscali come schermo per operazioni fittizie.

Dal giorno 0 ai 6 mesi: cosa guarda davvero il Fisco

A questo punto la procedura entra in una fase più tecnica, quella in cui si decide, sulla base di elementi oggettivi, se la posizione del contribuente merita ulteriore attenzione. Gli elementi che l’Agenzia incrocia sono sostanzialmente tre: la coerenza tra i dati dichiarati in fase di identificazione IVA e quelli reperibili da altre fonti (Camere di commercio, INPS, sistema bancario); la regolarità nella presentazione dei modelli Intrastat, cioè gli elenchi riepilogativi delle cessioni e degli acquisti intracomunitari; e la presenza di anomalie tipiche delle frodi carosello (volumi di fatturato sproporzionati rispetto alla struttura dell’impresa, sedi legali coincidenti con domiciliazioni di comodo, amministratori con incarichi multipli in società prive di operatività reale).

La norma. Il comma 15-quater dell’articolo 35 DPR 633/1972 individua espressamente, tra le cause di cessazione con contestuale esclusione dal VIES, la mancata presentazione degli elenchi riepilogativi delle operazioni intracomunitarie per quattro trimestri consecutivi. È una causa oggettiva e verificabile: non richiede una valutazione discrezionale sulla genuinità delle operazioni, basta l’omissione formale reiterata.

I termini che si attivano. Il computo dei quattro trimestri consecutivi è un dato fattuale che il contribuente può — e dovrebbe — monitorare autonomamente. Ogni Intrastat omesso, anche per un solo trimestre, avvicina la posizione al rischio di esclusione: non serve attendere la sanzione formale per l’omessa presentazione per capire che la partita IVA sta scivolando verso la cancellazione dal VIES.

Cosa può fare il debitore ora. In questa fase, se il contribuente si accorge di aver omesso la presentazione di uno o più elenchi Intrastat, la regolarizzazione spontanea è ancora possibile e resta lo strumento più efficace: presentare tardivamente i modelli mancanti, prima che scattino i quattro trimestri consecutivi o prima che arrivi la comunicazione preventiva, interrompe la sequenza che porterebbe all’esclusione automatica. Diversamente, se la posizione presenta anomalie non riconducibili a semplici omissioni formali ma a caratteristiche strutturali dell’attività (ad esempio un volume di scambi intracomunitari improvvisamente elevato rispetto alla storia dell’impresa), è opportuno predisporre già ora un fascicolo difensivo con la documentazione che giustifica quell’anomalia, in previsione di una possibile richiesta dell’ufficio.

L’errore tipico di questa fase. Sottovalutare l’omessa presentazione degli Intrastat come un mero adempimento accessorio. Non lo è: è, per espressa previsione normativa, una delle due vie autonome (insieme all’esito negativo dei controlli sostanziali) che portano alla cancellazione dal VIES.

Quanto dura realmente. Il monitoraggio sugli Intrastat è continuo e non ha una scadenza definita: può proseguire per l’intera vita della partita IVA. I quattro trimestri, in concreto, coprono un anno solare di osservazione, ma l’Agenzia non è tenuta a intervenire esattamente allo scadere di quel periodo: nella prassi, l’esclusione per omessa presentazione viene spesso rilevata con un ritardo di alcuni mesi rispetto alla maturazione del presupposto.

Vale la pena approfondire, in questa tappa, quali siano in concreto gli indicatori di rischio che l’Agenzia incrocia, perché conoscerli è il primo passo per non ritrovarsi coinvolti in un controllo senza aver mai partecipato, nemmeno inconsapevolmente, ad alcuna irregolarità. Il primo indicatore è la sproporzione tra la struttura dell’impresa e il volume degli scambi intracomunitari: una società con un solo dipendente e una sede in un piccolo comune che dichiara milioni di euro di cessioni verso più Stati membri in un solo trimestre, in assenza di una storia operativa coerente, attira quasi automaticamente l’attenzione dei sistemi di analisi del rischio. Il secondo è la catena dei fornitori e dei clienti UE: la Cassazione ha più volte ricordato che la qualifica di “cartiera” può derivare anche da operazioni soggettivamente inesistenti realizzate da un fornitore o da un cliente della catena, non necessariamente dall’impresa direttamente controllata; per questo motivo un’attività di due diligence documentale sulle controparti estere, ripetuta periodicamente e non solo al momento del primo contatto commerciale, riduce sensibilmente il rischio di essere coinvolti in un controllo innescato da un soggetto terzo. Il terzo indicatore, meno intuitivo ma frequentemente richiamato nella prassi degli uffici, è la modalità di pagamento: pagamenti in contanti di importo elevato, o bonifici provenienti da conti correnti intestati a soggetti diversi dal cliente formalmente indicato in fattura, costituiscono un campanello d’allarme che, da solo, può giustificare un approfondimento anche in assenza di omissioni Intrastat.

Entro 60 giorni dalla comunicazione preventiva: la finestra per reagire

Sono passati mesi, a volte anni, dall’iscrizione VIES, e ora la procedura entra in una fase che il contribuente non può più ignorare. Se l’analisi di rischio o il controllo sugli Intrastat rilevano elementi ostativi, l’Agenzia delle Entrate non procede alla cancellazione in via immediata: invia prima una comunicazione al contribuente, con la quale lo informa dell’intenzione di disporre la cessazione della partita IVA e la conseguente esclusione dal VIES, illustrando i motivi del rilievo.

La norma. La procedura è disciplinata dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 12 giugno 2017, prot. n. 110418, e trova oggi un rafforzamento generale nel principio del contraddittorio preventivo endoprocedimentale, oggi codificato in via generale dall’articolo 6-bis della legge 27 luglio 2000 n. 212 (Statuto dei diritti del contribuente), che impone all’Amministrazione finanziaria di comunicare al contribuente, prima dell’emissione di un atto autonomamente impugnabile, uno schema di provvedimento con l’invito a formulare osservazioni, salvo le eccezioni tassativamente previste dalla stessa disposizione (tra cui, va detto con onestà, non rientrano espressamente tutte le fattispecie di cessazione VIES, ed è proprio su questo che si misura buona parte della strategia difensiva).

I termini che si attivano. Il termine per rispondere alla comunicazione preventiva è di 60 giorni dalla data di invio: entro questo periodo il contribuente deve produrre la documentazione idonea a dimostrare il possesso dei requisiti soggettivi e oggettivi necessari per il mantenimento della posizione VIES. È un termine perentorio nella sostanza, anche se non è formalmente qualificato come tale dalla norma: se scade senza risposta adeguata, la cessazione diventa efficace.

Cosa può fare il debitore ora. In questa fase la finestra difensiva è ancora ampiamente aperta, ma richiede un’azione rapida e documentata. Il debitore può e deve: raccogliere ogni evidenza che dimostri la reale operatività dell’impresa (contratti in corso, fatture emesse e ricevute, documenti di trasporto, estratti conto bancari che attestino i flussi finanziari corrispondenti alle operazioni dichiarate); chiarire per iscritto le ragioni di eventuali anomalie contestate (ad esempio un aumento del fatturato dovuto a un nuovo contratto documentabile, non a operazioni fittizie); e, se l’omissione riguarda gli Intrastat, presentare tempestivamente i modelli mancanti allegando prova dell’avvenuto invio. Quello che è precluso in questa fase, invece, è attendere: il silenzio, anche quando motivato dalla convinzione di essere nel giusto, produce automaticamente l’effetto della cessazione.

L’errore tipico di questa fase. Rispondere in modo generico o tardivo, magari limitandosi a ribadire la propria buona fede senza allegare alcun documento probatorio. L’Agenzia, in assenza di riscontri oggettivi, procede alla cessazione anche quando la posizione del contribuente, nella sostanza, sarebbe difendibile.

Quanto dura realmente. I 60 giorni previsti dalla procedura sono un termine fisso, ma la valutazione della documentazione prodotta da parte dell’ufficio può richiedere ulteriori settimane prima che arrivi, se la risposta non è ritenuta sufficiente, il provvedimento definitivo di cessazione.

Nella pratica, la memoria difensiva da depositare in questa finestra dovrebbe essere costruita seguendo una logica che rispecchi esattamente i tre pilastri su cui si fonda, secondo la giurisprudenza consolidata, la non imponibilità delle cessioni intracomunitarie: prova del trasferimento fisico dei beni, prova della qualità di soggetto passivo IVA dell’acquirente, e prova della genuinità complessiva del rapporto commerciale. Per il primo pilastro, oltre ai documenti di trasporto tradizionali (CMR firmati da cedente, vettore e destinatario), è utile allegare anche fatture dello spedizioniere, tracciati GPS quando disponibili, e — per le cessioni “franco fabbrica” in cui il trasporto è curato dal cliente — dichiarazioni scritte del cessionario che attestino l’avvenuta ricezione della merce nel Paese di destinazione, redatte secondo lo schema previsto dal Regolamento di esecuzione UE 2018/1912 (che ha modificato il regolamento 282/2011), il quale introduce una presunzione relativa di avvenuto trasporto quando siano disponibili almeno due elementi di prova non contraddittori tra loro e provenienti da parti indipendenti. Per il secondo pilastro, non basta il riscontro storico della validità del codice VIES: se nel frattempo il cliente ha cessato l’attività o il suo codice risulta cancellato, occorre documentare quando e come è stata effettuata la verifica al momento dell’operazione, ad esempio conservando lo screenshot o la ricevuta di conferma rilasciata dal sistema VIES europeo in quella data. Per il terzo pilastro, infine, la documentazione bancaria assume un ruolo determinante: un pagamento tracciato, proveniente dal medesimo soggetto indicato in fattura, corrisponde a un elemento di riscontro che la giurisprudenza valorizza costantemente come indice di genuinità dell’operazione.

Giorno 60: il provvedimento diventa efficace (o viene scongiurato)

A questo punto il calendario ora corre in una direzione sola, salvo che il contribuente non abbia già invertito la rotta nella fase precedente. Se la documentazione prodotta entro i 60 giorni convince l’ufficio, la posizione VIES viene mantenuta e la procedura si chiude senza ulteriori conseguenze. Se, al contrario, la risposta manca o non è ritenuta sufficiente, l’Agenzia delle Entrate notifica il provvedimento di cessazione della partita IVA con contestuale esclusione dall’archivio VIES.

La norma. L’effetto del provvedimento decorre, secondo quanto previsto dal provvedimento direttoriale del 2017 e dalla prassi consolidata, dalla data di registrazione in Anagrafe Tributaria della notifica, non dalla data materiale in cui il contribuente ne viene a conoscenza per altre vie. Per la specifica ipotesi di omessa presentazione degli Intrastat per quattro trimestri consecutivi, l’esclusione ha effetto dal sessantesimo giorno successivo alla data della comunicazione, un meccanismo che ricalca da vicino, nei tempi, quello della procedura generale di rischio.

I termini che si attivano. Dalla data di notifica del provvedimento decorre il termine, di regola di 60 giorni salvo sospensione feriale dal 1° al 31 agosto, per proporre ricorso, qualora il contribuente ritenga il provvedimento illegittimo. È un termine perentorio: superato quello, il provvedimento diventa definitivo e non più contestabile nel merito, salvo i limitati rimedi dell’autotutela (rimessa alla discrezionalità dell’ufficio) o di una nuova istanza di inclusione nel VIES per il futuro.

Cosa può fare il debitore ora. Notificato il provvedimento, le strade sono essenzialmente due e non si escludono a vicenda: da un lato, presentare una nuova istanza di inclusione nel VIES, corredata della documentazione che nel frattempo si sia riusciti a reperire, per il futuro (questo non sana le operazioni pregresse, ma consente di riprendere l’attività intracomunitaria il prima possibile); dall’altro, valutare l’impugnazione del provvedimento stesso, se si ritiene che i presupposti di legge — controlli tempestivi, motivazione adeguata, rispetto della procedura di contraddittorio — non siano stati rispettati. Ciò che è ormai precluso, superato il termine di impugnazione, è contestare il provvedimento nel merito: resta solo la possibilità di difendersi, in un momento successivo, sull’eventuale accertamento IVA relativo alle operazioni realizzate durante il periodo di esclusione.

L’errore tipico di questa fase. Confondere l’impugnazione del provvedimento di esclusione VIES con la difesa sul merito delle operazioni intracomunitarie. Sono due piani distinti: il primo riguarda la legittimità formale e procedurale dell’atto amministrativo di cessazione; il secondo, ben più rilevante economicamente, riguarda la sussistenza dei requisiti sostanziali delle singole cessioni intracomunitarie realizzate, requisiti che vanno provati indipendentemente dall’esito del primo contenzioso.

Quanto dura realmente. La notifica del provvedimento è normalmente un atto puntuale, ma la sua “efficacia pratica” — cioè il momento in cui l’impresa smette effettivamente di poter operare come soggetto VIES nei rapporti con clienti e fornitori UE — può manifestarsi con qualche giorno di ritardo rispetto alla registrazione formale, in ragione dei tempi di aggiornamento della banca dati comunitaria.

Dal giorno dell’esclusione in poi: le operazioni in corso diventano un campo minato

Da questo momento in poi, ogni operazione intracomunitaria che l’impresa realizza cambia natura giuridica, e la procedura entra nella fase più insidiosa dal punto di vista economico. L’esclusione dal VIES non impedisce all’impresa di continuare a operare sul mercato nazionale — non equivale alla chiusura della partita IVA in senso assoluto, quando la cessazione riguarda solo l’autorizzazione intracomunitaria — ma qualsiasi cessione verso clienti UE effettuata dopo la data di efficacia dell’esclusione perde il diritto alla non imponibilità prevista dall’articolo 41, comma 1, lettera a), del D.L. 30 agosto 1993 n. 331, convertito con modificazioni dalla legge n. 427 del 1993.

La norma. Dal 1° gennaio 2020, con il recepimento della direttiva “Quick Fixes” (D.Lgs. n. 192/2021, che ha modificato l’articolo 138 della direttiva 2006/112/CE), l’iscrizione nell’archivio VIES del cessionario non è più un requisito puramente formale ma una condizione sostanziale per l’applicazione del regime di non imponibilità. Questo significa che, per le operazioni realizzate dopo tale data, la mancanza di iscrizione VIES del cliente comunitario (o, specularmente, la cancellazione della propria posizione VIES come cedente) non è più un vizio superabile con la sola prova sostanziale del trasferimento fisico dei beni: è essa stessa causa ostativa alla non imponibilità, salvo che il cedente non dimostri comunque, con altri elementi, il rispetto di tutti i requisiti sostanziali.

I termini che si attivano. Non esiste, in questa fase, un termine a favore del contribuente: ogni giorno di ritardo nel regolarizzare la posizione VIES si traduce in nuove operazioni potenzialmente contestabili. Il rischio è cumulativo: più tempo passa tra l’esclusione e la richiesta di reinclusione, più ampio diventa il periodo di operazioni esposte al recupero IVA.

Cosa può fare il debitore ora. La prima mossa, spesso trascurata nella concitazione del momento, è sospendere immediatamente l’emissione di fatture in regime di non imponibilità verso clienti UE, finché la posizione VIES non sia stata ripristinata: emettere fatture con IVA italiana in questa fase, per quanto controintuitivo dal punto di vista commerciale, evita che si accumulino ulteriori operazioni contestabili. In secondo luogo, per le operazioni già realizzate prima dell’esclusione (o comunque prima che il contribuente ne avesse notizia), è essenziale iniziare subito a raccogliere la documentazione sui requisiti sostanziali: documenti di trasporto (CMR), dichiarazioni del cessionario attestanti la ricezione della merce, tracciabilità bancaria dei pagamenti, corrispondenza commerciale. Questi elementi torneranno decisivi nell’eventuale, futuro contenzioso sull’accertamento IVA.

L’errore tipico di questa fase. Continuare a operare come se l’esclusione non fosse mai avvenuta, confidando che l’Agenzia “prima o poi” ripristinerà la posizione. È l’errore più costoso in assoluto, perché ogni operazione realizzata in questo periodo, se scoperta, genera un autonomo rilievo impositivo, con recupero dell’IVA non applicata oltre a sanzioni che, per l’indebita applicazione del regime di non imponibilità, possono arrivare dal 90% al 180% dell’imposta.

Quanto dura realmente. Il periodo di “esposizione” può variare moltissimo: da poche settimane, se l’impresa si accorge subito dell’esclusione e presenta una nuova istanza di inclusione, a molti mesi, se la scopre solo in occasione di un successivo controllo o di un cliente UE che segnala l’anomalia del codice IVA non più valido nel sistema.

Merita un approfondimento specifico il modo in cui la riforma delle “Quick Fixes” ha cambiato, dal 2020 in avanti, il peso specifico dell’iscrizione VIES rispetto al passato. Prima di quella riforma, la giurisprudenza — sia unionale, con la sentenza della Corte di Giustizia UE del 9 febbraio 2017 nella causa C-21/16, sia nazionale — qualificava l’iscrizione VIES come un requisito puramente formale, la cui assenza non poteva di per sé precludere il diritto alla non imponibilità quando i requisiti sostanziali risultassero comunque provati. È esattamente questo il principio richiamato dall’ordinanza della Cassazione n. 7404/2025, relativa però a un periodo d’imposta anteriore al 2011-2020. Con l’entrata in vigore della disciplina Quick Fixes, il quadro si è irrigidito: l’iscrizione VIES del cessionario è oggi elencata, insieme al trasferimento fisico dei beni, tra le condizioni sostanziali della non imponibilità, non più tra i meri adempimenti formali di supporto ai controlli. Questo significa che, per le operazioni realizzate dopo il 1° gennaio 2020, un cedente che ceda beni a un acquirente privo di codice VIES valido — o che, come nel caso qui esaminato, abbia perso egli stesso lo status di operatore VIES — non può più invocare, con la stessa forza probatoria di prima, la sola prova del trasporto fisico della merce: deve dimostrare, in aggiunta, che la mancanza del requisito formale non sia riconducibile a un proprio difetto di diligenza e che, in ogni caso, l’operazione non sia inserita in un contesto di frode. È un cambiamento di prospettiva che rende ancora più urgente, in questa fase, regolarizzare la propria posizione VIES prima di proseguire l’attività commerciale con controparti comunitarie, perché il margine di tolleranza che la giurisprudenza riconosceva ai vizi meramente formali si è progressivamente ristretto.

Va inoltre considerato un secondo effetto, spesso sottovalutato: la cancellazione dal VIES si riflette immediatamente anche sulla posizione del cliente comunitario, che riceverà fatture con IVA italiana anziché in regime di non imponibilità, un cambiamento che nella prassi commerciale genera quasi sempre una richiesta di chiarimenti da parte del cliente stesso, prima ancora che l’anomalia venga rilevata da un controllo dell’Agenzia. Non è raro, anzi, che sia proprio il cliente UE — verificando periodicamente lo status VIES dei propri fornitori, come la diligenza commerciale internazionale ormai richiede — a segnalare per primo l’esclusione, mettendo l’impresa italiana nella condizione di reagire prima che la situazione si aggravi ulteriormente.

Entro 60 giorni dalla notifica: la finestra per il ricorso e il nodo della giurisdizione

A questo punto la procedura entra in una fase in cui il calendario si intreccia con un problema tutt’altro che scontato: quale giudice è competente a decidere. Se il contribuente decide di impugnare il provvedimento di cessazione/esclusione VIES, deve farlo entro il termine ordinario, ma la giurisprudenza di merito, negli ultimi anni, si è divisa su un punto preliminare e decisivo: se il provvedimento di cessazione della partita IVA sia un atto impugnabile davanti al giudice tributario oppure un atto amministrativo di gestione dell’anagrafe, sindacabile solo davanti al giudice amministrativo.

La norma. L’articolo 19 del D.Lgs. 31 dicembre 1992 n. 546, che elenca in modo tendenzialmente tassativo gli atti impugnabili davanti alle Corti di Giustizia Tributaria, non menziona espressamente il provvedimento di cessazione della partita IVA. Da qui il contrasto: un primo orientamento, di cui è espressione la sentenza della Corte di Giustizia Tributaria di primo grado di Salerno n. 4508/2025, ha dichiarato inammissibile il ricorso per difetto di giurisdizione tributaria, ritenendo che il provvedimento non abbia natura di atto impositivo né produca effetti immediati sull’obbligazione tributaria. Un secondo orientamento, espresso dalla sentenza della Corte di Giustizia Tributaria di Prato n. 12/2023, ha invece ritenuto sussistente la giurisdizione tributaria, equiparando per effetti sostanziali il provvedimento agli atti di diniego di agevolazioni di cui all’articolo 19, lett. h), stante l’impossibilità immediata per il contribuente di emettere fatture non imponibili, detrarre l’IVA nei termini ordinari o accedere a regimi agevolativi collegati.

I termini che si attivano. Il termine per proporre ricorso resta comunque di 60 giorni dalla notifica del provvedimento, con sospensione dei giorni compresi tra il 1° e il 31 agosto (sospensione feriale). Data l’incertezza sulla giurisdizione, la scelta prudenziale è di proporre comunque il ricorso davanti alla Corte di Giustizia Tributaria territorialmente competente entro il termine, riservandosi di argomentare sulla sussistenza della giurisdizione tributaria in via preliminare, piuttosto che rischiare la decadenza attendendo un chiarimento giurisprudenziale che, allo stato, non è ancora arrivato in modo univoco dalle Sezioni Unite della Cassazione.

Cosa può fare il debitore ora. In questa fase è determinante articolare il ricorso su più livelli: un primo motivo che sostenga la sussistenza della giurisdizione tributaria (richiamando l’orientamento estensivo dell’articolo 19, elaborato dalle Sezioni Unite già nelle sentenze n. 16776/2005 e n. 24883/2008 sulla natura non tassativa dell’elenco); un secondo motivo, nel merito, che contesti eventuali vizi di motivazione o di istruttoria del provvedimento (mancata considerazione della documentazione prodotta nei 60 giorni, difetto di proporzionalità); ed eventualmente una richiesta di sospensione cautelare dell’esecutività dell’atto, se dalla sua immediata efficacia deriva un danno grave e irreparabile per la continuità dell’attività d’impresa (articolo 47 del D.Lgs. 546/1992, applicabile se si opta per la giurisdizione tributaria).

L’errore tipico di questa fase. Lasciar decorrere il termine di 60 giorni nell’attesa di un chiarimento definitivo sulla giurisdizione, oppure proporre il ricorso al giudice amministrativo confidando che sia l’unica strada corretta: entrambe le scelte espongono al rischio, rispettivamente, di decadenza dal termine o di una declaratoria di inammissibilità che, nel frattempo, avrà fatto scadere anche il termine per il ricorso tributario.

Un ulteriore profilo, strettamente connesso a questa fase, riguarda il rispetto del contraddittorio endoprocedimentale nella formazione del provvedimento di esclusione. L’articolo 6-bis della legge n. 212/2000, di applicazione generale, impone all’Amministrazione finanziaria di comunicare al contribuente uno schema di provvedimento prima della sua adozione definitiva, salvo le eccezioni tassativamente elencate dalla stessa norma (tra cui, tipicamente, i casi di fondato pericolo per la riscossione). È un principio che affianca, senza sovrapporsi, la procedura specifica di comunicazione preventiva già prevista dal provvedimento del 2017 per la cessazione VIES: la giurisprudenza di legittimità, tuttavia, distingue nettamente tra tributi armonizzati — come l’IVA, per i quali il diritto unionale impone un contraddittorio effettivo — e tributi non armonizzati, per i quali l’obbligo generalizzato di contraddittorio anticipato non trova, secondo un consolidato orientamento della Cassazione (tra cui l’ordinanza n. 19516 del 15 luglio 2025, richiamando le Sezioni Unite n. 24823/2015), un fondamento nella legislazione nazionale al di fuori dei casi espressamente previsti, quali gli accessi, le ispezioni e le verifiche svolte nei locali del contribuente. Trattandosi l’IVA di un tributo armonizzato a livello europeo, questo profilo assume un peso specifico non trascurabile nella strategia difensiva: se il provvedimento di esclusione VIES o il successivo accertamento IVA vengono adottati senza che al contribuente sia stata offerta alcuna possibilità di interlocuzione preventiva, e senza che ricorra una delle eccezioni tassative previste dalla norma, questo profilo può costituire un autonomo motivo di illegittimità da far valere in giudizio, da affiancare — non da sostituire — alle contestazioni di merito sui requisiti sostanziali delle operazioni.

Va peraltro chiarito che il mancato rispetto del contraddittorio non produce automaticamente la nullità dell’atto: la giurisprudenza richiede, in linea con il principio unionale della cosiddetta “prova di resistenza”, che il contribuente indichi in concreto quali argomentazioni e quali elementi probatori avrebbe potuto far valere se il contraddittorio fosse stato correttamente instaurato, e che tali elementi non siano puramente pretestuosi ma idonei, se accolti, a incidere sull’esito del procedimento. È dunque una difesa che va costruita con cura, indicando puntualmente cosa sarebbe stato prodotto e come avrebbe potuto cambiare la valutazione dell’ufficio, non invocata in modo generico come mero vizio di forma.

Quanto dura realmente. Il primo grado di giudizio tributario, tra deposito del ricorso, costituzione delle parti e fissazione dell’udienza, richiede mediamente dai 12 ai 24 mesi nei tribunali italiani, con tempi che variano sensibilmente da sede a sede.

Dai 30 ai 90 giorni: la costituzione in giudizio e il primo contraddittorio

Il calendario, superata la soglia del ricorso, entra ora in una fase scandita da termini processuali rigidi. Notificato il ricorso all’Agenzia delle Entrate, il contribuente deve costituirsi in giudizio presso la Corte di Giustizia Tributaria di primo grado territorialmente competente.

La norma. L’articolo 22 del D.Lgs. 546/1992 impone la costituzione in giudizio entro 30 giorni dalla proposizione del ricorso, mediante deposito della nota di iscrizione a ruolo, con indicazione delle parti, del difensore, dell’atto impugnato, del valore della controversia e della data di notifica. Per controversie di valore pari o superiore a 3.000 euro, esclusi interessi e sanzioni, è obbligatoria l’assistenza di un difensore abilitato ai sensi dell’articolo 12, comma 2, del medesimo decreto.

I termini che si attivano. Il deposito tardivo espone il ricorso a inammissibilità rilevabile anche d’ufficio, e la notifica tempestiva del ricorso non sana in alcun modo il deposito oltre termine: sono due adempimenti autonomi e cumulativi. Va inoltre versato il contributo unificato tributario, graduato per scaglioni di valore della controversia (da 30 euro fino a 2.582,28 euro di valore, fino a 1.500 euro per controversie oltre 200.000 euro).

Cosa può fare il debitore ora. In questa fase, oltre alla tempestiva costituzione, è importante depositare fin da subito tutta la documentazione a sostegno dei motivi di ricorso: la giurisprudenza tributaria è restrittiva sull’ammissione di nuovi documenti nelle fasi successive, e un fascicolo probatorio completo depositato al momento della costituzione rafforza sensibilmente la posizione processuale. Se sussistono i presupposti, questa è anche la finestra per proporre l’istanza di sospensione cautelare dell’esecutività dell’atto impugnato, corredata dalla prova del danno grave e irreparabile.

L’errore tipico di questa fase. Depositare una nota di iscrizione a ruolo incompleta o priva di uno degli elementi richiesti dalla norma: mancano indicazioni sulla Corte adita, sulle parti o sull’atto impugnato sono causa di inammissibilità, un vizio che nella prassi si verifica più spesso di quanto si pensi, specie quando il ricorso viene predisposto sotto pressione dei termini.

Quanto dura realmente. Tra la costituzione in giudizio e la prima udienza di trattazione, i tempi medi variano da pochi mesi, nelle sedi meno oberate, a oltre un anno nelle Corti di Giustizia Tributaria delle grandi città.

Dopo 12-36 mesi: l’avviso di accertamento sulle operazioni pregresse

A questo punto, spesso a distanza di anni dall’esclusione VIES, la procedura entra nella fase più temuta: l’Agenzia delle Entrate notifica un avviso di accertamento per recuperare l’IVA sulle cessioni intracomunitarie realizzate durante il periodo in cui l’operatore non risultava iscritto nel VIES, oppure — indipendentemente dalla vicenda VIES in sé — contesta a monte l’assenza dei requisiti sostanziali delle operazioni dichiarate come non imponibili.

La norma. L’articolo 41, comma 1, lettera a), del D.L. n. 331/1993 subordina la non imponibilità delle cessioni intracomunitarie alla sussistenza di due requisiti sostanziali, oggi consolidati dalla giurisprudenza: il trasferimento fisico dei beni dal territorio italiano a quello di un altro Stato membro, e la qualità di soggetto passivo IVA dell’acquirente in tale Stato membro. Dal 1° gennaio 2020, come già evidenziato, l’iscrizione VIES è divenuta essa stessa condizione sostanziale, non più meramente formale.

I termini che si attivano. Dalla notifica dell’avviso di accertamento decorre il termine ordinario di 60 giorni per impugnarlo davanti alla Corte di Giustizia Tributaria di primo grado, salvo l’utilizzo degli strumenti deflativi del contenzioso (accertamento con adesione, che sospende il termine di impugnazione per 90 giorni, reclamo/mediazione per le controversie di valore fino alla soglia di legge).

Cosa può fare il debitore ora. Questa è la fase in cui l’onere della prova, per giurisprudenza costante, grava interamente sul cedente che invoca il beneficio della non imponibilità: non basta aver verificato, al momento dell’operazione, la validità formale del codice VIES del cliente. Occorre dimostrare, con la diligenza dell’operatore commerciale professionale, sia l’effettivo trasferimento fisico della merce (tramite CMR, documentazione dello spedizioniere, tracciabilità bancaria dei pagamenti, documenti contrattuali che attestino gli impegni assunti), sia — quando il codice VIES del cliente si sia rivelato invalido o cessato — la propria buona fede, cioè di aver adottato tutte le misure ragionevolmente esigibili per non essere coinvolto, anche inconsapevolmente, in un’evasione posta in essere dall’acquirente. Nelle cessioni “franco fabbrica” (EXW), dove il trasporto è organizzato dall’acquirente, la giurisprudenza richiede una diligenza rafforzata proprio perché il cedente perde il controllo materiale della movimentazione fin dalla consegna.

L’errore tipico di questa fase. Ritenere che la sola indicazione in fattura di un codice identificativo IVA, verificato al momento della vendita, sia sufficiente a esonerare da ogni responsabilità. Non lo è: se successivamente il codice si rivela inesistente o se emergono anomalie (pagamenti in contanti di importo elevato, assenza di documenti di trasporto specifici, uso di targhe prova per il ritiro di beni formalmente destinati all’estero), il cedente deve dimostrare di aver comunque agito con la diligenza dovuta, altrimenti perde il diritto alla non imponibilità.

Quanto dura realmente. Tra la notifica dell’avviso e la sentenza di primo grado, considerando gli strumenti deflativi eventualmente attivati, il contenzioso può richiedere dai 18 ai 30 mesi, con ulteriori 12-18 mesi in caso di appello davanti alla Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado.

Sul piano sanzionatorio, è utile avere presente l’ordine di grandezza delle conseguenze economiche in gioco in questa fase. Quando l’Agenzia disconosce il regime di non imponibilità, l’operazione viene riqualificata come cessione interna imponibile: questo comporta il recupero dell’imposta non versata, calcolata con l’aliquota ordinaria applicabile al bene o servizio ceduto, oltre a una sanzione che, per l’indebita applicazione del regime di non imponibilità in assenza dei presupposti, la normativa vigente colloca in una forbice che può arrivare, nei casi più gravi, dal 90% al 180% dell’imposta evasa, oltre agli interessi moratori calcolati dal giorno in cui l’imposta avrebbe dovuto essere versata. Su importi anche non particolarmente elevati, l’effetto cumulativo di imposta, sanzione e interessi può quindi determinare un debito complessivo superiore al doppio del valore della singola operazione contestata, un dato che rende evidente perché la fase difensiva sull’onere della prova — descritta in questa stessa tappa — sia quella in cui si gioca la parte più rilevante dell’intera vicenda dal punto di vista economico.

Va peraltro ricordato che l’onere della prova non è a senso unico: se è vero che la giurisprudenza pone a carico del cedente la dimostrazione dei requisiti sostanziali, è altrettanto vero che l’Amministrazione finanziaria non può limitarsi ad affermazioni generiche sulla presunta fittizietà dell’operazione o sulla partecipazione a una frode, senza indicare gli elementi concreti che fondano tale presunzione. Quando l’ufficio sostiene che il cessionario fosse una società cartiera o che il cedente fosse consapevole della frode altrui, deve allegare almeno indizi gravi, precisi e concordanti a supporto di questa tesi: un accertamento che si limiti a richiamare l’esito negativo di uno scambio di informazioni con le autorità fiscali di un altro Stato membro, senza altri riscontri, espone il proprio impianto motivazionale a una contestazione difensiva ben fondata, specie quando il contribuente abbia comunque fornito una base documentale solida sulla genuinità della propria condotta commerciale.

Dopo 3-5 anni: l’eventuale approdo in Cassazione

Il tempo, arrivati a questo punto, ha ormai attraversato l’intera vicenda: dal controllo automatizzato iniziale sono passati anni, e la procedura raggiunge la sua fase conclusiva, quella di legittimità. Se i gradi di merito si sono conclusi sfavorevolmente per una delle parti, resta la possibilità del ricorso per Cassazione.

La norma. Ai sensi dell’articolo 62 del D.Lgs. 546/1992, le sentenze delle Corti di Giustizia Tributaria di secondo grado sono impugnabili con ricorso per Cassazione per i motivi di cui ai numeri da 1 a 5 dell’articolo 360, comma 1, del codice di procedura civile: tra questi, la violazione o falsa applicazione di norme di diritto e l’omesso esame di un fatto decisivo per il giudizio.

I termini che si attivano. Il ricorso per Cassazione va proposto nei termini ordinari di impugnazione, e la parte che l’ha proposto può chiedere alla Corte che ha pronunciato la sentenza impugnata la sospensione dell’esecutività, per evitare un danno grave e irreparabile, ai sensi dell’articolo 62-bis del D.Lgs. 546/1992.

Cosa può fare il debitore ora. In questa fase, ormai di puro diritto, la difesa si gioca sulla corretta individuazione dei precedenti di legittimità applicabili al caso concreto: se il giudice di merito ha applicato criteri eccessivamente formalistici alla valutazione della prova del trasporto, o se ha ignorato elementi di buona fede documentati, questi sono terreni fertili per un ricorso fondato sulla violazione di legge.

L’errore tipico di questa fase. Riproporre in Cassazione questioni di puro merito (la valutazione delle prove, la credibilità di un documento), che la Suprema Corte non può riesaminare: il giudizio di legittimità non è un terzo grado di merito, e un ricorso costruito su questo equivoco viene dichiarato inammissibile.

Quanto dura realmente. Il giudizio di Cassazione in materia tributaria richiede mediamente dai 24 ai 36 mesi dal deposito del ricorso alla pubblicazione della sentenza, portando la durata complessiva dell’intera vicenda, dal controllo di rischio iniziale alla decisione definitiva, anche a 6-8 anni nei casi più complessi.

Una distinzione che cambia tutto: cessazione della partita IVA ed esclusione dal solo VIES

Prima di proseguire con i due calendari a confronto, è indispensabile chiarire una distinzione che nella prassi genera frequenti equivoci, spesso aggravando l’ansia di chi riceve una comunicazione dall’Agenzia senza comprenderne appieno la portata. Il provvedimento che colpisce un operatore intracomunitario può avere due contenuti profondamente diversi, anche se spesso vengono percepiti come un’unica misura. Nel primo caso, l’Agenzia dispone la cessazione della partita IVA in senso pieno: l’impresa perde la possibilità di operare come soggetto passivo IVA in qualsiasi forma, non solo verso l’estero ma anche sul mercato interno, con conseguenze drastiche sulla continuità aziendale. Nel secondo caso, più frequente nelle vicende relative al VIES, l’Agenzia dispone solamente l’esclusione dall’archivio VIES, lasciando intatta la partita IVA per le operazioni domestiche: l’impresa può continuare a fatturare, incassare, detrarre l’IVA sugli acquisti nazionali, ma perde la possibilità di applicare il regime di non imponibilità alle cessioni verso clienti di altri Stati membri, che dovranno essere fatturate con IVA italiana fino al ripristino della posizione.

Questa distinzione non è solo teorica: incide direttamente sulla strategia difensiva e sulla valutazione di urgenza. Un’impresa colpita dalla sola esclusione VIES, pur dovendo intervenire con rapidità per non accumulare operazioni contestabili, mantiene una continuità operativa complessiva che consente di programmare con maggiore lucidità i passaggi successivi; un’impresa colpita dalla cessazione piena della partita IVA si trova, invece, in una situazione di emergenza assoluta, che richiede un intervento immediato anche solo per non paralizzare l’intera attività, comprese le operazioni interne. Nella comunicazione preventiva e nel successivo provvedimento, l’Agenzia specifica sempre quale delle due misure intende adottare (o ha adottato): leggere con attenzione questo dettaglio, fin dalla prima comunicazione, è il primo passo per calibrare correttamente la risposta, evitando sia l’eccesso di allarme quando si tratta della sola esclusione VIES, sia — errore ben più pericoloso — la sottovalutazione quando il provvedimento riguarda invece la cessazione integrale.

La stessa procedura, due calendari

Per comprendere quanto la tempestività cambi l’esito, è utile mettere a confronto due imprese che hanno ricevuto la medesima comunicazione preventiva di esclusione VIES, nella stessa data, per lo stesso motivo (incongruenza tra fatturato dichiarato e volumi di scambi intracomunitari rilevati).

Calendario A — l’impresa che agisce alle finestre giuste. Giorno 1: riceve la comunicazione preventiva via PEC. Giorno 3: incarica il proprio consulente di ricostruire il fascicolo documentale (contratti, CMR, estratti conto). Giorno 25: deposita telematicamente la documentazione richiesta, con una memoria che spiega puntualmente l’incongruenza contestata (un nuovo contratto quadro con un cliente tedesco, firmato tre mesi prima, che giustifica l’aumento del fatturato intracomunitario). Giorno 40: l’ufficio, valutata la documentazione, comunica il mantenimento della posizione VIES. Nessuna interruzione dell’attività intracomunitaria, nessun accertamento successivo.

Calendario B — l’impresa che lascia correre. Giorno 1: riceve la stessa comunicazione, ma la considera un errore dell’Agenzia e non risponde, confidando che “si risolverà da sé”. Giorno 60: il termine scade senza produzione documentale. Giorno 65: viene notificato il provvedimento di cessazione ed esclusione VIES, con effetto dalla data di registrazione. Giorno 70-180: l’impresa, non essendosi accorta dell’esclusione (o avendola sottovalutata), continua a emettere fatture in regime di non imponibilità verso i propri clienti UE per un importo complessivo di 187.000 €. Mese 14: un cliente tedesco segnala che il codice VIES del fornitore italiano non risulta più valido nel sistema; solo a questo punto l’impresa scopre l’esclusione e presenta una nuova istanza di inclusione. Mese 20: l’Agenzia delle Entrate, nell’ambito di un controllo incrociato sui dati Intrastat, rileva le operazioni realizzate durante il periodo di esclusione e notifica un avviso di accertamento per il recupero dell’IVA non applicata su quei 187.000 €, oltre sanzioni nella misura del 120% dell’imposta e interessi. L’impresa si trova, a distanza di quasi due anni dal primo segnale, a dover impugnare un accertamento di importo rilevante, con l’onere di dimostrare in giudizio i requisiti sostanziali di operazioni che, nel frattempo, sono diventate difficili da documentare compiutamente.

La differenza tra i due scenari non sta nella fondatezza sostanziale della posizione fiscale — in entrambi i casi l’impresa avrebbe potuto dimostrare la genuinità dei propri scambi — ma esclusivamente nella tempestività della reazione alla comunicazione preventiva.

Vale la pena soffermarsi su cosa accade, nel Calendario B, dal mese 20 in avanti, perché è qui che l’assenza di una reazione tempestiva produce l’effetto più oneroso. L’impresa, ricevuto l’avviso di accertamento, si trova a dover ricostruire a distanza di quasi due anni la documentazione relativa a operazioni che, al momento in cui furono realizzate, non erano state accompagnate da un fascicolo probatorio organico, proprio perché nessuno, in quel momento, aveva percepito l’urgenza di predisporlo. Recuperare CMR firmati da un vettore che nel frattempo ha cambiato gestione, ottenere dal cliente tedesco una dichiarazione di avvenuta ricezione relativa a spedizioni di oltre un anno prima, ricostruire la tracciabilità bancaria di pagamenti frazionati su più mensilità: sono tutte operazioni possibili, ma enormemente più difficili e costose — in termini di tempo, di costi professionali e di probabilità di successo — rispetto a quanto sarebbe bastato fare nei 60 giorni della comunicazione preventiva iniziale, quando la documentazione era ancora fresca e facilmente reperibile. Il Calendario B, in altre parole, non descrive un’impresa che ha commesso irregolarità sostanziali, ma un’impresa che ha trasformato, con l’inerzia, un problema gestibile in una fase amministrativa in un contenzioso complesso e dall’esito incerto in fase giudiziale.

I binari paralleli: come cambia la timeline se si attiva un rimedio

La cronologia sin qui descritta presuppone un percorso lineare, ma la procedura può deviare su binari diversi a seconda degli strumenti attivati dal contribuente.

Se si presenta una nuova istanza di inclusione VIES immediatamente dopo l’esclusione, la timeline delle operazioni future si accorcia sensibilmente: l’Agenzia, ricevuta l’istanza corredata di documentazione, può procedere a una nuova valutazione di rischio in tempi più contenuti rispetto al controllo ordinario, proprio perché dispone già degli elementi raccolti nella fase precedente. Questo binario non incide, tuttavia, sulle operazioni già realizzate durante il periodo di esclusione, che restano comunque esposte a un possibile recupero.

Se si opta per l’accertamento con adesione, una volta notificato l’avviso di accertamento sulle operazioni pregresse, il termine di 60 giorni per l’impugnazione resta sospeso per 90 giorni, aprendo una fase di contraddittorio con l’ufficio che può portare a una rideterminazione concordata dell’imposta, con sanzioni ridotte a un terzo del minimo. È un binario che accorcia i tempi complessivi del contenzioso, ma richiede una valutazione attenta: aderire significa rinunciare a contestare nel merito la sussistenza dei requisiti sostanziali, e va scelto solo quando la documentazione probatoria a favore del contribuente è oggettivamente debole.

Se si intraprende la via del reclamo/mediazione, per le controversie di valore rientranti nella soglia di legge, il termine di impugnazione si allunga di ulteriori 90 giorni rispetto al termine ordinario, durante i quali l’ufficio è tenuto a esaminare la proposta del contribuente prima che il ricorso venga formalmente introdotto in giudizio.

Se si sceglie il puro contenzioso, senza strumenti deflativi, la timeline segue il percorso ordinario descritto nelle tappe precedenti, con tempi complessivi più lunghi ma senza le concessioni (in termini di sanzioni) tipiche degli strumenti conciliativi.

Se emerge, nel corso della verifica, anche un profilo di rilevanza penale — tipicamente quando il volume delle operazioni contestate supera le soglie di punibilità previste per il reato di dichiarazione infedele o, nei casi più gravi, di frode carosello con coinvolgimento di più soggetti — la timeline si biforca ulteriormente: il procedimento penale corre su un binario autonomo rispetto a quello tributario, con tempi e regole probatorie proprie, e le due vicende, pur riguardando gli stessi fatti, non si condizionano automaticamente a vicenda. La Cassazione, con l’ordinanza n. 9775/2026 già richiamata, ha chiarito che il provvedimento di revoca dell’autorizzazione VIES non richiede di attendere l’esito del procedimento penale parallelo, proprio perché i tempi di quest’ultimo sono strutturalmente incompatibili con le esigenze di tutela immediata dell’erario che giustificano la natura cautelare della misura. Questo significa che un’impresa può trovarsi, contemporaneamente, a difendersi in sede tributaria sull’accertamento IVA e, se coinvolta, in sede penale sulla contestazione di reato: una situazione che richiede un coordinamento attento tra le due strategie difensive, perché argomentazioni sviluppate in un procedimento possono avere ripercussioni, anche indirette, sull’altro.

Va infine segnalato un ultimo binario, meno battuto ma non trascurabile: la richiesta di autotutela, con cui il contribuente sollecita l’Agenzia delle Entrate ad annullare in via amministrativa un proprio atto (il provvedimento di esclusione VIES o lo stesso avviso di accertamento) quando emergano, anche successivamente alla scadenza dei termini di impugnazione, elementi che ne dimostrino in modo palese l’illegittimità. È uno strumento rimesso alla discrezionalità dell’ufficio, privo di termini di risposta vincolanti e non sostitutivo del ricorso giurisdizionale, ma può rivelarsi utile — soprattutto se accompagnato da nuova documentazione probatoria — quando il termine di impugnazione ordinario sia ormai scaduto e non sussistano i presupposti per far valere un vizio di notifica.

Le 5 finestre critiche

In tutta la procedura, cinque momenti determinano più di ogni altro l’esito finale:

1. I 60 giorni della comunicazione preventiva. È la finestra più importante in assoluto: agire qui, con documentazione puntuale, evita quasi sempre l’esclusione. Lasciarla scadere rende tutto il resto molto più complicato.
2. Il momento in cui si scopre l’esclusione avvenuta. Prima si scopre, prima si può sospendere l’emissione di fatture in regime di non imponibilità, limitando il numero di operazioni potenzialmente contestabili.
3. I 60 giorni per impugnare il provvedimento di cessazione/esclusione. Anche in presenza di incertezza sulla giurisdizione, questa finestra va rispettata proponendo comunque il ricorso, per non perdere ogni possibilità di contestazione formale.
4. Il momento della verifica documentale al momento di ogni singola cessione intracomunitaria. Non è una finestra “processuale”, ma è quella che decide, mesi o anni dopo, l’esito dell’eventuale accertamento: la diligenza dimostrata al momento dell’operazione (verifica del codice VIES, raccolta di documenti di trasporto, tracciabilità dei pagamenti) è la prova che farà la differenza in giudizio.
5. I 60 giorni per impugnare l’eventuale avviso di accertamento. L’ultima finestra realmente decisiva, quella in cui si gioca la partita economica più rilevante, sul recupero dell’IVA relativa alle operazioni contestate.

Le domande sul tempo

Ho superato i 60 giorni della comunicazione preventiva senza rispondere: posso ancora fare qualcosa? Il provvedimento di cessazione, a quel punto, diventerà (o è già diventato) efficace, ma resta possibile presentare una nuova istanza di inclusione VIES per il futuro, e valutare comunque l’impugnazione del provvedimento se emergono vizi procedurali (ad esempio un difetto di motivazione o la mancata considerazione di elementi già in possesso dell’ufficio).

Sono passati più di due anni dall’esclusione VIES e non ho ancora ricevuto alcun accertamento: significa che sono al sicuro? No: i termini di decadenza per l’accertamento IVA seguono le regole ordinarie (di norma il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione), quindi un periodo di inerzia dell’ufficio non equivale affatto a una sanatoria della posizione.

Quanto dura in tutto, dal controllo di rischio all’eventuale sentenza definitiva, l’intera vicenda? Nei casi più semplici, risolti già nella fase della comunicazione preventiva, la vicenda si chiude in poche settimane. Nei casi che sfociano in un accertamento e in un contenzioso su più gradi di giudizio, i tempi complessivi possono estendersi, come visto, fino a 6-8 anni.

Posso impugnare oggi un provvedimento di esclusione VIES notificato più di 60 giorni fa? Di regola no, salvo che si dimostri un vizio nella notifica stessa (ad esempio la mancata prova della ricezione) che ne infici la decorrenza del termine, oppure si acceda ai limitati strumenti dell’autotutela, rimessi alla discrezionalità dell’ufficio.

Se ho già presentato una nuova istanza di inclusione VIES, i tempi per l’eventuale accertamento sulle operazioni pregresse si accorciano? No: la nuova istanza riguarda esclusivamente le operazioni future e non incide in alcun modo sui termini di decadenza dell’accertamento relativo al periodo in cui la posizione era esclusa, che restano quelli ordinari collegati all’anno di presentazione della dichiarazione IVA.

Ho ricevuto una richiesta di chiarimenti informale dall’ufficio, non ancora un vero e proprio atto: da quando decorrono i termini? Le richieste di chiarimenti informali, i questionari o gli inviti a comparire non fanno decorrere alcun termine di impugnazione, perché non sono atti autonomamente impugnabili: è solo con la notifica del provvedimento di cessazione/esclusione o dell’avviso di accertamento vero e proprio che iniziano a correre i 60 giorni. Attenzione, però: rispondere con puntualità a queste richieste preliminari, pur non essendo un obbligo sanzionato da termini perentori, è quasi sempre la scelta più efficace, perché consente di orientare fin da subito la valutazione dell’ufficio prima che si cristallizzi in un atto formale.

Le pronunce che scandiscono la procedura

Sulla natura formale o sostanziale dell’iscrizione VIES. La Corte di Cassazione, con l’ordinanza n. 7404 del 20 marzo 2025, ha chiarito che <cite index=”1-1″>la mancata iscrizione al VIES in un determinato periodo non impedisce di per sé di computare come acquisti intracomunitari le operazioni realizzate con soggetti di altri Stati membri, se i requisiti sostanziali sono comunque dimostrati</cite>: una pronuncia rilevante per le operazioni anteriori al 2020, quando l’iscrizione VIES era pacificamente qualificata come requisito solo formale.

Sulla revoca dell’autorizzazione per rischio frode. Con l’ordinanza n. 9775/2026, la Cassazione ha stabilito che la revoca dell’autorizzazione a effettuare operazioni intracomunitarie ha natura cautelare e può fondarsi su indizi gravi, precisi e concordanti di partecipazione a un circuito fraudolento, senza necessità di un accertamento definitivo di frode né di una condanna penale, richiamando i presupposti dell’articolo 35, comma 7-bis, del DPR 633/1972.

Sull’onere della prova dei requisiti sostanziali. Con l’ordinanza n. 21735/2024, la Suprema Corte ha ribadito che la mera indicazione in fattura di un codice IVA del cliente, poi rivelatosi inesistente, non è sufficiente ad assolvere l’onere della prova che grava sul cedente circa la qualità di soggetto passivo dell’acquirente, elemento sostanziale della non imponibilità.

Sulla diligenza rafforzata e i segnali d’allarme ignorati. L’ordinanza n. 6184/2024 ha affrontato il caso dell’uso di targhe prova italiane per il ritiro di veicoli formalmente destinati all’esportazione intracomunitaria, qualificando questo elemento come un’anomalia che impone al venditore un dovere di vigilanza rafforzato, la cui inosservanza esclude la buona fede.

Sulla flessibilità dei mezzi di prova del trasporto. Con la sentenza n. 8477/2024, la Cassazione ha ammesso che il cedente possa dimostrare l’effettività del trasporto anche tramite documentazione bancaria e altri documenti contrattuali, oltre al tradizionale CMR, specie quando il trasporto sia curato dall’acquirente in una cessione franco fabbrica.

Sull’ammissibilità della dichiarazione tardiva del cessionario. La sentenza n. 30889/2023 ha riconosciuto validità, ai fini della prova del trasporto, anche a una dichiarazione del cessionario attestante l’avvenuta consegna, pervenuta successivamente all’operazione, in linea con un approccio sostanzialistico alla prova.

Sulla persistenza dell’onere probatorio anche con codici IVA cessati. Con l’ordinanza n. 24005/2024, la Corte ha confermato che, quando i codici identificativi IVA dei clienti UE risultano inesistenti o cessati, l’onere di provare i requisiti sostanziali per la non imponibilità resta interamente a carico del cedente.

Sull’approccio sostanzialistico ai mezzi di prova. La sentenza dell’8 aprile 2026, n. 8726, ha ribadito che, ai fini della prova della cessione intracomunitaria, il cedente può avvalersi di qualsiasi elemento documentale idoneo a dimostrare il trasporto, anche diverso da quelli tipizzati dalla prassi amministrativa, richiamando l’elaborazione della Corte di Giustizia UE nella causa C-21/16 del 9 febbraio 2017.

Sulla motivazione dell’avviso di accertamento e i limiti del giudizio di legittimità. L’ordinanza n. 8273, depositata il 2 aprile 2026, si è soffermata sulla motivazione per relationem degli avvisi di accertamento relativi a cessioni intracomunitarie contestate, oltre che sui limiti del sindacato di legittimità rispetto alle valutazioni di merito sulla prova.

Sulla ripartizione dell’onere probatorio in appello incidentale. L’ordinanza n. 17727/2025 ha consolidato un orientamento favorevole al contribuente sull’onere probatorio, in un caso relativo a cessioni “franco fabbrica” documentate tramite modelli Intrastat e dichiarazioni postume dei clienti, chiarendo al contempo i limiti di ammissibilità dell’appello incidentale tardivo proposto dalla parte privata.

Sulla documentazione di trasporto tipizzata. Già l’ordinanza n. 9717 del 19 aprile 2018 aveva individuato un catalogo di documenti idonei a provare l’uscita della merce dal territorio nazionale — dal CMR firmato da cedente, vettore e destinatario, alla documentazione equivalente che riporti le medesime informazioni e sottoscrizioni — un catalogo che, pur non avendo carattere tassativo secondo la giurisprudenza successiva, resta un riferimento pratico imprescindibile nella costruzione del fascicolo difensivo.

Sul principio di tutela dell’affidamento (Corte di Giustizia UE). La sentenza Teleos, causa C-409/04 del 27 settembre 2007, resta il leading case europeo sulla tutela della buona fede del cedente che abbia adottato ogni misura ragionevole e fatto affidamento su documentazione apparentemente regolare.

Sul dovere di verifica della controparte commerciale. Già la sentenza n. 13457/2012 aveva sottolineato l’obbligo per il cedente di verificare l’effettiva operatività dell’acquirente, un principio più volte richiamato nelle pronunce successive in tema di frodi carosello.

Sul contrasto giurisprudenziale relativo alla giurisdizione sul provvedimento di cessazione. Le pronunce di merito CGT Salerno n. 4508/2025 e CGT Prato n. 12/2023, di segno opposto, fotografano un nodo interpretativo ancora aperto sulla riconducibilità del provvedimento di cessazione/esclusione VIES all’elenco degli atti impugnabili ex articolo 19 del D.Lgs. 546/1992, alla luce dell’orientamento estensivo delle Sezioni Unite (sentenze n. 16776/2005 e n. 24883/2008).

Cosa può fare lo Studio Monardo

Chi si trova in una delle tappe descritte in questa guida non affronta un problema astratto, ma una scadenza concreta che si sta consumando in questo momento. Lo Studio Monardo interviene alla tappa in cui il cliente si trova: se si è ancora nei 60 giorni della comunicazione preventiva, l’intervento è mirato a costruire in tempi rapidi il fascicolo documentale che convinca l’ufficio a mantenere la posizione VIES; se il provvedimento è già stato notificato, l’azione si concentra sull’impugnazione e sulla nuova istanza di inclusione; se è già arrivato l’accertamento sulle operazioni pregresse, la difesa si gioca sulla ricostruzione probatoria dei requisiti sostanziali.

Nel concreto, questi sono gli strumenti che vengono attivati:

1. Verifichiamo la legittimità formale e procedurale del provvedimento di cessazione/esclusione VIES, controllando il rispetto dei termini di notifica e la completezza della motivazione.
2. Ricostruiamo il fascicolo probatorio sui requisiti sostanziali delle singole cessioni intracomunitarie, incrociando documenti di trasporto, tracciabilità bancaria e corrispondenza commerciale.
3. Predisponiamo la memoria difensiva da depositare entro i 60 giorni della comunicazione preventiva, quando questa finestra è ancora aperta.
4. Valutiamo, caso per caso, la convenienza degli strumenti deflativi (accertamento con adesione, reclamo/mediazione) rispetto al contenzioso pieno, sulla base della solidità della documentazione disponibile.
5. Impostiamo il ricorso davanti alla Corte di Giustizia Tributaria, articolando i motivi sia sul profilo della giurisdizione, dato il contrasto giurisprudenziale ancora aperto, sia sul merito.
6. Richiediamo la sospensione cautelare dell’esecutività dell’atto, quando sussistono i presupposti del danno grave e irreparabile.
7. Assistiamo nella nuova istanza di inclusione VIES, per ridurre al minimo il periodo di interruzione dell’attività intracomunitaria.
8. Coordiniamo la difesa con i profili bancari e commerciali internazionali dell’operazione, quando la contestazione coinvolge rapporti con fornitori o clienti esteri e presunte frodi carosello.
9. Seguiamo il contenzioso in ogni grado, dalla Corte di Giustizia Tributaria di primo grado fino, se necessario, alla Cassazione, con la medesima strategia difensiva.
10. Interveniamo anche sul fronte penale-tributario, quando la contestazione di frode IVA rischia di sconfinare in profili di rilevanza penale, coordinando la difesa fiscale con quella eventualmente penale.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

Su un tema come quello dell’esclusione VIES e del recupero IVA sulle operazioni intracomunitarie, è il coordinamento dello staff multidisciplinare in diritto bancario e tributario a pesare maggiormente: la difesa richiede di intrecciare costantemente la lettura delle norme fiscali con l’analisi dei flussi bancari internazionali, della documentazione di trasporto e dei rapporti contrattuali con controparti estere, un lavoro che avvocati e commercialisti dello staff seguono congiuntamente sullo stesso fascicolo. A questo si affianca la continuità della strategia difensiva dal primo grado fino all’eventuale giudizio di Cassazione: lo stesso impianto difensivo costruito nella fase della comunicazione preventiva, o nella predisposizione del ricorso contro il provvedimento di esclusione, resta coerente anche nell’eventuale, successivo contenzioso sull’accertamento IVA, senza soluzione di continuità tra i diversi gradi e le diverse fasi della procedura.

Un ultimo aspetto operativo, che rientra tra gli strumenti concretamente utilizzati nell’assistenza a chi si trova in questa vicenda, riguarda la corretta impostazione documentale rispetto alle presunzioni relative introdotte dal Regolamento di esecuzione UE 2018/1912. La norma unionale distingue, ai fini della prova del trasporto intracomunitario, tra l’ipotesi in cui i beni siano trasportati o spediti dal venditore (o da un terzo per suo conto) e quella in cui il trasporto sia curato dall’acquirente: nel primo caso, la presunzione di avvenuto trasporto opera quando il cedente dispone di almeno due elementi di prova non contraddittori rilasciati da parti indipendenti tra loro e indipendenti dal venditore e dall’acquirente (ad esempio un documento CMR firmato e una fattura del vettore); nel secondo caso, più delicato perché il cedente perde il controllo materiale della movimentazione, occorre in aggiunta una dichiarazione scritta dell’acquirente, da rendere entro il decimo giorno del mese successivo alla cessione, che attesti il trasporto o la spedizione dei beni e indichi con precisione lo Stato membro di destinazione. Predisporre, fin dall’inizio del rapporto commerciale con un cliente UE, un modello standard di questa dichiarazione da far sottoscrivere a ogni operazione — anziché rincorrerla a posteriori quando arriva la contestazione — è uno degli accorgimenti pratici che riducono in modo sensibile l’esposizione al rischio nelle fasi successive della procedura qui descritta, ed è tra le prime verifiche che vengono condotte quando si prende in carico una posizione già in difficoltà.

Chiusura: il tempo è la risorsa più preziosa, e la più sprecata

Chi conosce la cronologia esatta di questa procedura può ancora scegliere quando e come intervenire; chi la ignora si ritrova, mesi o anni dopo, a fare i conti con un accertamento che poteva essere evitato molto prima. Il filo conduttore di ogni tappa qui descritta è lo stesso: il tempo, in questa materia, non è mai neutro. Sessanta giorni possono essere sufficienti a salvare la posizione VIES, oppure, se lasciati scorrere, l’inizio di un contenzioso che dura anni.

Proprio perché la materia intreccia continuamente diritto tributario nazionale, normativa unionale sull’IVA e prassi bancario-commerciale internazionale, lo Studio Monardo segue questo tipo di vicende con un approccio che unisce le competenze fiscali dell’Avvocato a quelle dello staff multidisciplinare che coordina a livello nazionale, garantendo continuità di strategia dalla fase amministrativa fino all’eventuale giudizio di legittimità.

Ripercorrendo l’intera cronologia descritta in questa guida — dal controllo di rischio invisibile dei primi mesi, alla comunicazione preventiva con i suoi 60 giorni decisivi, fino all’eventuale accertamento sulle operazioni pregresse e al contenzioso che ne può derivare — emerge un unico insegnamento pratico: la fase in cui si interviene conta quanto, e talvolta più, della fondatezza sostanziale della propria posizione. Un’impresa che opera con piena correttezza, ma che lascia scorrere le finestre temporali senza reagire, può trovarsi in una difficoltà molto maggiore rispetto a chi ha una posizione più fragile ma agisce con tempestività, documentando ogni passaggio nel momento in cui la finestra difensiva è ancora aperta. È per questo che conoscere la cronologia, tappa per tappa, non è un esercizio accademico ma lo strumento concreto attraverso cui un operatore intracomunitario può trasformare un problema potenzialmente devastante in una vicenda amministrativa gestibile.

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