Introduzione

Negli scambi internazionali anche una banale distrazione può trasformare un credito IVA in un costoso contenzioso. La procedura di rimborso dell’imposta sul valore aggiunto (IVA) assolta in Italia da soggetti non residenti – disciplinata dall’art. 38‑bis2 del d.P.R. 633/1972 – rappresenta infatti un’eccezione al principio generale secondo cui l’IVA dovuta in un altro Stato deve essere richiesta a rimborso presso quel Paese. Quando l’Agenzia delle Entrate nega il rimborso, il rischio è di subire l’irreversibile perdita della detrazione, con effetti dannosi per la liquidità e il bilancio del contribuente estero. Chi opera oltre confine deve quindi conoscere i requisiti formali e sostanziali, i termini decadenziali e le tutele predisposte dall’ordinamento per salvaguardare il principio di neutralità fiscale.

Questo articolo, aggiornato al 24 giugno 2026, analizza in maniera approfondita il rimborso IVA negato ai soggetti esteri. Dopo aver delineato il contesto normativo e giurisprudenziale – con particolare riferimento alle sentenze della Corte di Cassazione del 2020, 2023 e 2024 – vengono illustrate passo dopo passo la procedura di rimborso, i motivi di diniego e le strategie difensive. Una sezione specifica è dedicata agli strumenti alternativi (rottamazioni e definizioni agevolate attualmente vigenti), agli errori da evitare e alle domande frequenti. Il taglio è pratico e difensivo: ogni suggerimento nasce dall’esperienza maturata sul campo dallo Studio Legale Tributario dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo, che assiste contribuenti, società italiane ed estere in tutta Italia.

Chi è l’Avv. Giuseppe Angelo Monardo e cosa può fare per te

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1. Contesto normativo e giurisprudenziale

Il rimborso IVA a soggetti esteri trova la sua disciplina principale negli articoli 38‑bis1, 38‑bis2 e 38‑ter del decreto IVA (d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633), che attuano nel diritto interno le direttive europee 2008/9/CE e 86/560/CEE. Le norme distinguono fra:

Ambito	Norma nazionale	Destinatari	Soglia minima e periodo
Rimborso IVA assolta all’estero da soggetti stabiliti in Italia	Art. 38‑bis1 d.P.R. 633/72	Soggetti passivi stabiliti in Italia che chiedono rimborso dell’IVA assolta in un altro Stato UE	Domanda da presentare entro il 30 settembre dell’anno successivo al periodo di rimborso.
Rimborso IVA in Italia a soggetti UE non residenti	Art. 38‑bis2 d.P.R. 633/72	Soggetti passivi stabiliti in un altro Stato membro dell’UE, privi di stabile organizzazione in Italia, che hanno effettuato operazioni per le quali il debitore d’imposta è il committente/cessionario o non imponibili (trasporti e accessorie)	Rimborsi trimestrali se l’importo è ≥ 400 €; rimborsi annuali se ≥ 50 €. Richiesta tramite il portale elettronico dello Stato di stabilimento entro il 30 settembre dell’anno successivo.
Rimborso IVA in Italia a soggetti extra UE	Art. 38‑ter d.P.R. 633/72	Soggetti passivi stabiliti in Stati extra‑UE che garantiscano reciprocità e non abbiano stabile organizzazione in Italia	Richiesta annuale se l’importo è ≥ 400 €; non sono previste domande trimestrali.

1.1 Art. 38‑bis2 d.P.R. 633/1972: esecuzione dei rimborsi a soggetti non residenti UE

Il fulcro della materia è l’art. 38‑bis2, introdotto in recepimento della direttiva 2008/9/CE. La disposizione stabilisce che i soggetti passivi residenti in altri Stati membri possono ottenere il rimborso dell’IVA versata su importazioni o acquisti di beni e servizi effettuati in Italia, purché:

1. Non dispongano di una stabile organizzazione in Italia e non siano stati identificati come soggetti stabiliti per l’IVA. Il rimborso è precluso a chi «nel periodo di riferimento disponeva di una stabile organizzazione nel territorio dello Stato» o ha effettuato operazioni diverse da quelle ammesse .
2. Non abbiano effettuato cessioni di beni o prestazioni di servizi attive nel periodo di riferimento, salvo operazioni per le quali l’IVA è dovuta dal committente/cessionario (reverse charge) o le operazioni di trasporto non imponibili di cui all’art. 74‑septies .
3. Abbiano sopportato l’IVA in Italia per importazioni o acquisti di beni e servizi utilizzati per operazioni ammissibili.

L’art. 38‑bis2 disciplina in dettaglio la procedura di rimborso:

• La richiesta va trasmessa per via elettronica tramite il portale predisposto dallo Stato di stabilimento. L’istanza è inoltrata poi all’Agenzia delle Entrate italiana .
• Per i rimborsi annuali l’importo minimo è 50 euro, mentre per i rimborsi trimestrali la soglia è 400 euro . È possibile chiedere rimborsi relativi a periodi inferiori a tre mesi solo se rappresentano la parte residua di un anno civile .
• L’amministrazione finanziaria deve notificare all’istante l’esito della domanda entro quattro mesi dalla ricezione . Se occorrono ulteriori informazioni, l’Ufficio può chiederle entro 30 giorni e l’istante deve rispondere entro due mesi; la risposta proroga il termine decisionale .
• Decorso il termine di pagamento, spettano interessi al saggio legale dal primo giorno successivo .
• L’istanza può essere respinta se vengono accertate cause ostative (stabile organizzazione o operazioni attive), se non sono rispettate le soglie o se le fatture non riportano correttamente il numero di partita IVA estera.
• Contro il diniego è possibile presentare ricorso alla Commissione tributaria entro 60 giorni dalla notifica .
• Qualora il rimborso venga indebitamente riconosciuto, l’ufficio procede al recupero con applicazione di sanzioni e interessi .

1.2 Art. 35‑ter d.P.R. 633/1972: identificazione dei soggetti non residenti

Spesso l’amministrazione confonde la presenza di un rappresentante fiscale con la stabile organizzazione. Per evitare equivoci, è utile richiamare l’art. 35‑ter, che disciplina l’identificazione dei soggetti non residenti ai fini IVA. La norma prevede che un soggetto non residente che intenda adempiere direttamente agli obblighi d’imposta deve presentare una dichiarazione preliminare fornendo i dati identificativi; l’Ufficio attribuisce un numero di partita IVA che evidenzia la natura di soggetto non residente . L’identificazione può essere richiesta anche da soggetti stabiliti in Stati extra‑UE, a condizione che sia assicurata la cooperazione con le autorità fiscali del loro Paese .

L’identificazione non comporta che il soggetto diventi stabilito in Italia: la Corte di Cassazione ha chiarito che non integra stabile organizzazione la nomina di un rappresentante fiscale o l’ottenimento di un numero di partita IVA per obblighi di dichiarazione . La differenza è cruciale: solo la stabile organizzazione – ossia una sede fissa d’affari in Italia dalla quale la società estera esercita totalmente o in parte la propria attività – impedisce il rimborso semplificato; l’identificazione serve solo ad adempiere formalmente agli obblighi e non priva il soggetto del diritto alla restituzione dell’imposta.

1.3 Direttiva 2008/9/CE e principio di neutralità

La disciplina interna deve essere letta in conformità con la direttiva 2008/9/CE del Consiglio, che stabilisce norme dettagliate per il rimborso dell’IVA ai soggetti passivi non stabiliti nello Stato membro di rimborso. L’art. 3 della direttiva prevede che il rimborso spetti a chi, nel periodo di riferimento, non ha la sede né una stabile organizzazione nello Stato membro di rimborso e non ha effettuato cessioni o prestazioni se non quelle per cui il debitore dell’IVA è il committente o le operazioni di trasporto non imponibili . L’art. 16 definisce che il periodo di riferimento non può essere superiore a un anno civile o inferiore a tre mesi . La direttiva prevede inoltre che lo Stato membro di rimborso debba notificare l’esito della domanda entro quattro mesi e versare l’importo entro 10 giorni dalla decisione, decorso il quale maturano interessi .

La Corte di Cassazione, nella sentenza n. 9556/2024, ha ribadito che la normativa interna va interpretata alla luce della direttiva: le cause ostative (stabile organizzazione e operazioni attive) vanno valutate esclusivamente con riferimento all’anno civile per il quale si chiede il rimborso. Le operazioni svolte in anni successivi non possono precludere il rimborso . Questo principio assicura la neutralità dell’IVA e la certezza del diritto per gli operatori internazionali.

1.4 La differenza fra rappresentante fiscale e stabile organizzazione

Molte controversie nascono dalla confusione fra fiscal representation e stabile organizzazione. La giurisprudenza italiana ed europea ha chiarito che:

1. Rappresentante fiscale – un soggetto designato ai sensi dell’art. 17 per adempiere agli obblighi IVA in Italia – non comporta l’esistenza di una sede stabile. La Cassazione, con l’ordinanza n. 21684/2020, ha affermato che la nomina di un rappresentante non preclude il diritto al rimborso ex art. 38‑bis2: la presenza di un rappresentante fiscale non trasforma il soggetto non residente in un operatore stabilito .
2. Identificazione diretta – ai sensi dell’art. 35‑ter – permette al soggetto non residente di ottenere un numero di partita IVA italiana per compiere operazioni esenti (ad esempio, locazioni immobiliari) senza costituire stabile organizzazione. La risposta ad interpello n. 319/2025 dell’Agenzia delle Entrate ha confermato che un’impresa UE identificata per locazioni esenti può accedere al rimborso dell’IVA assolta sugli acquisti inerenti all’attività, purché le fatture siano intestate alla partita IVA estera .
3. Stabile organizzazione – definita dall’art. 44 del d.P.R. 331/1993 e dalle norme comunitarie – è una sede fissa d’affari con autonomia organizzativa, dotata di risorse umane e tecniche, dalla quale il soggetto non residente svolge abitualmente la propria attività in Italia. La presenza di una stabile organizzazione comporta l’assimilazione del soggetto a un operatore residente e preclude il ricorso alla procedura di rimborso ex art. 38‑bis2. La Cassazione, con l’ordinanza n. 25685/2023, ha stabilito che un soggetto con stabile organizzazione non può accedere alla procedura semplificata: deve esercitare il diritto all’IVA attraverso la detrazione nella contabilità della stabile organizzazione .

In sintesi, avere un rappresentante o un numero di partita IVA non costituisce stabile organizzazione; ciò che conta è l’esistenza di una sede d’affari che svolge in maniera duratura la stessa attività economica dell’impresa estera.

1.5 Giurisprudenza: evoluzione dei principi

Negli ultimi anni le corti italiane hanno affrontato numerosi casi di rimborsi IVA negati a soggetti esteri. Le decisioni più rilevanti riguardano la corretta applicazione dell’art. 38‑bis2, l’individuazione del periodo di riferimento e la distinzione fra stabile organizzazione e rappresentante fiscale. Di seguito una panoramica delle sentenze e delle risposte ministeriali più significative.

1.5.1 Ordinanza Cassazione n. 21684/2020

Il caso riguardava una società francese che aveva nominato un rappresentante fiscale in Italia per adempiere agli obblighi IVA. L’Agenzia delle Entrate le aveva negato il rimborso sul presupposto che la nomina del rappresentante equivalesse ad avere una stabile organizzazione. La Corte di Cassazione ha cassato la decisione, affermando che la nomina di un rappresentante fiscale non costituisce stabile organizzazione e che il diritto al rimborso non può essere negato per tale motivo . Il giudice ha richiamato anche la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea C‑323/12 (Sopora) e la necessità di interpretare la normativa interna secondo la direttiva 2008/9/CE.

1.5.2 Sentenza CTR Abruzzo n. 438/2022

La Commissione Tributaria Regionale dell’Abruzzo ha applicato i principi della Cassazione 21684/2020, affermando che il rimborso non può essere negato a un soggetto non residente che ha nominato un rappresentante fiscale. La CTR ha evidenziato che la legge nazionale è stata modificata nel 2016 proprio per adeguarsi alla direttiva, eliminando il riferimento all’identificazione o alla rappresentanza come causa ostativa . Pertanto, l’unica causa ostativa resta la stabile organizzazione.

1.5.3 Ordinanza Cassazione n. 25685/2023

Questa pronuncia chiarisce la posizione dei soggetti dotati di stabile organizzazione. La Suprema Corte ha escluso il rimborso per una società non residente che aveva una sede fissa d’affari in Italia e che aveva effettuato operazioni attraverso tale sede. La Corte ha affermato che, in presenza di una stabile organizzazione, il soggetto estero è assimilato a un soggetto residente e deve esercitare il diritto all’IVA mediante detrazione: non può accedere alla procedura di rimborso semplificata . La motivazione sottolinea che le operazioni della stabile organizzazione concorrono all’IVA italiana e che il rimborso va chiesto solo mediante il meccanismo ordinario di detrazione .

1.5.4 Sentenza Cassazione n. 9556/2024

La sentenza 9556/2024 ha definito con precisione il periodo di riferimento per valutare le cause ostative al rimborso. Il caso riguardava una società belga che aveva effettuato importazioni nel 2016 e vendite nel 2017; l’Agenzia delle Entrate aveva negato il rimborso sostenendo che la vendita successiva costituiva operazione attiva in Italia. La Cassazione ha accolto il ricorso e, interpretando l’art. 38‑bis2 alla luce della direttiva 2008/9/CE, ha stabilito il principio secondo cui la verifica delle cause ostative (stabile organizzazione e operazioni attive) deve essere limitata al periodo di riferimento, coincidente con l’anno civile della richiesta; le operazioni svolte in anni diversi non incidono sul rimborso . La Corte ha quindi cassato la sentenza di secondo grado e riconosciuto il rimborso alla contribuente.

1.5.5 Risposta a interpello n. 359/2021

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 359/2021, ha precisato che la presenza di un rappresentante fiscale non preclude il rimborso se le fatture di acquisto sono intestate alla partita IVA estera del soggetto e non sono state incluse nella dichiarazione del rappresentante. Ha inoltre chiarito che la richiesta deve essere inviata tramite il portale elettronico e che, in caso di errori formali, è possibile chiedere la regolarizzazione .

1.5.6 Risposta a interpello n. 319/2025

La risposta n. 319/2025 ha ulteriormente chiarito che un’impresa UE identificata ai sensi dell’art. 35‑ter per locazioni esenti non perde il diritto al rimborso. Le Entrate hanno specificato che il rimborso dell’IVA assolta su acquisti correlati a operazioni con inversione contabile è ammesso se le fatture sono intestate alla partita IVA del paese di stabilimento; l’identificazione in Italia per operazioni esenti non costituisce causa ostativa . Tale risposta conferma la linea giurisprudenziale sul ruolo non ostativo dell’identificazione.

1.6 Rimborso a soggetti extra UE (art. 38‑ter)

Per completezza, va ricordato che l’art. 38‑ter disciplina i rimborsi a soggetti residenti in Paesi extra‑UE che assicurino la reciprocità di trattamento. Le condizioni sono analoghe a quelle previste per i soggetti UE: assenza di stabile organizzazione in Italia, mancata effettuazione di operazioni attive e obbligo di presentare la domanda entro il 30 settembre dell’anno successivo tramite il portale predisposto dalle Entrate. Non sono previste domande trimestrali; l’importo minimo annuo è di 400 €.

I soggetti extra‑UE devono inoltre nominare un rappresentante fiscale in Italia salvo che usufruiscano dell’identificazione diretta ai sensi dell’art. 35‑ter. La procedura è più complessa rispetto al rimborso per soggetti UE e richiede spesso l’assistenza di un professionista per evitare errori formali.

1.7 Ulteriori aspetti normativi e sanzionatori

L’art. 38‑bis2 contiene numerosi commi spesso trascurati ma di rilevanza pratica. Alcuni di essi disciplinano ipotesi particolari e sanzioni:

1. Prorata di detraibilità (comma 3). Se il soggetto richiedente nel proprio Paese d’origine svolge sia operazioni che danno diritto alla detrazione sia operazioni che non conferiscono tale diritto, il rimborso italiano è riconosciuto solo in misura proporzionale alla percentuale di detrazione applicata dallo Stato di stabilimento . Pertanto, le imprese miste devono calcolare la quota di IVA rimborsabile in funzione del prorata nazionale; eventuali eccedenze non rimborsate possono essere chieste a rimborso nel Paese di stabilimento.
2. Richiesta elettronica obbligatoria (commi 4–6). La domanda di rimborso deve essere inoltrata esclusivamente per via telematica tramite il portale dello Stato di stabilimento . Non sono ammesse domande cartacee o inviate direttamente all’Agenzia italiana. In caso di errori nella trasmissione, l’amministrazione fiscale dello Stato di stabilimento può rifiutare l’inoltro e notificare il mancato invio; contro tale rifiuto è ammesso ricorso . È quindi importante assicurarsi che la piattaforma nazionale funzioni correttamente e che i dati siano completi.
3. Richiesta di informazioni aggiuntive (commi 6–7). L’Ufficio italiano può chiedere documenti integrativi non solo al richiedente ma anche allo Stato membro di stabilimento o a terzi . Le risposte devono pervenire entro un mese; un ritardo comporta la sospensione della procedura e può giustificare il rigetto. Le imprese devono organizzarsi con i consulenti del Paese di stabilimento per reperire rapidamente i documenti, soprattutto quando la sede estera e quella italiana hanno fusi orari diversi.
4. Luogo di pagamento (comma 10). Il rimborso può essere eseguito sul conto bancario italiano o, su richiesta del soggetto, in un altro Stato membro. In tal caso l’importo è ridotto delle spese di trasferimento . È opportuno valutare l’incidenza dei costi bancari, che potrebbero essere elevati se il conto è in un Paese extra‑UE.
5. Restituzione del rimborso indebito e sanzioni (commi 11–12). Se l’Agenzia accerta che il rimborso è stato conseguito senza averne diritto, il soggetto deve restituire la somma entro 60 giorni dalla notifica del provvedimento. Oltre alla restituzione, è applicata una sanzione amministrativa dal 100 % al 200 % dell’importo indebitamente percepito . Inoltre l’ufficio sospende eventuali ulteriori rimborsi fino a concorrenza dell’importo dovuto . Questa disciplina evidenzia l’importanza di chiedere il rimborso solo in presenza di requisiti certi.
6. Competenza e modalità procedurali (comma 14). Con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate sono stabilite le modalità operative e l’ufficio competente per gestire i rimborsi . Negli anni l’Agenzia ha emanato numerose istruzioni (circolari e risoluzioni) che definiscono i modelli da utilizzare e i canali di comunicazione.
7. Rimborsi di eccedenze nei regimi speciali (art. 38‑bis3). Il legislatore ha introdotto l’art. 38‑bis3 per disciplinare il rimborso delle eccedenze di versamento dei soggetti aderenti ai regimi speciali OSS, IOSS e regimi MOSS per le vendite a distanza e le prestazioni elettroniche. In tali casi, l’Agenzia delle Entrate rimborsa l’eccedenza entro 30 giorni dal momento in cui la ripartizione fra gli Stati membri evidenzia il versamento in eccesso . Benché non riguardi direttamente il rimborso ai non residenti, questa norma dimostra l’attenzione del legislatore alla cooperazione tra Stati nella gestione dell’IVA.

Questi aspetti confermano che la disciplina è articolata e che ogni dettaglio procedurale può incidere sull’esito del rimborso. La conoscenza dei commi meno evidenti è un punto di forza in fase difensiva.

2. Procedura passo‑passo per il rimborso e per il contenzioso

2.1 Presentazione della domanda di rimborso

Il primo passo per ottenere il rimborso è la presentazione dell’istanza tramite il portale elettronico dello Stato di stabilimento. La domanda deve contenere:

• Periodo di riferimento: l’anno civile per il quale si chiede la restituzione (periodi inferiori a tre mesi sono ammessi solo se rappresentano la parte residua di un anno). La richiesta va inviata entro il 30 settembre dell’anno successivo .
• Importo richiesto: deve essere superiore alla soglia minima (50 € per l’annualità, 400 € per il trimestre) .
• Elenco delle fatture o delle bollette doganali: con indicazione del fornitore, numero e data della fattura, imponibile e IVA. Le fatture devono essere intestate alla partita IVA estera; è causa frequente di diniego l’intestazione errata alla partita IVA del rappresentante.
• Descrizione delle operazioni: occorre indicare che le cessioni o prestazioni effettuate rientrano fra quelle non imponibili o in reverse charge e che non è presente una stabile organizzazione in Italia nel periodo di riferimento.

L’istanza è inviata dall’amministrazione dello Stato di stabilimento all’Agenzia delle Entrate italiana. È consigliabile conservarne copia e protocollazione per documentare la data di trasmissione.

2.2 Istruttoria e richiesta di integrazioni

Dopo aver ricevuto la domanda, l’Agenzia delle Entrate ha quattro mesi per comunicare l’esito. In caso di insufficienza documentale, l’ufficio può richiedere informazioni supplementari entro 30 giorni dalla ricezione della domanda . Il richiedente deve rispondere entro due mesi. La richiesta di integrazione sospende il termine; l’Ufficio deve comunque pronunciarsi entro otto mesi dalla domanda iniziale. È importante fornire tempestivamente tutti i documenti: la mancata risposta può comportare il rigetto.

Se la domanda viene accolta, il rimborso viene accreditato sul conto bancario indicato; in caso di ritardo oltre il termine, spettano gli interessi legali . Se la domanda è respinta o parzialmente accolta, l’Ufficio notifica un provvedimento di diniego che deve essere adeguatamente motivato, indicando le cause ostative (stabile organizzazione, operazioni attive o mancanza dei requisiti).

2.3 Impugnazione del diniego: termini e competenza

Contro il provvedimento di diniego è ammesso ricorso dinanzi alla Corte di Giustizia Tributaria di primo grado entro 60 giorni dalla notifica (ex art. 21 del d.lgs. 546/1992). Il ricorso deve essere depositato telematicamente tramite il sistema SIGIT, corredato di:

• Provvedimento impugnato e prova della notifica.
• Istanza di rimborso e documentazione allegata.
• Motivi di ricorso: occorre contestare specificamente le ragioni del diniego, richiamando la normativa nazionale, la direttiva europea e la giurisprudenza rilevante.
• Procura alle liti in favore dell’avvocato difensore.
• Prova del versamento del contributo unificato (par. 30 €, salvo esenzioni).

Una volta notificato il ricorso all’Agenzia delle Entrate, la causa viene fissata per la trattazione. Durante il giudizio è possibile chiedere la sospensione dell’efficacia del diniego se si dimostra il pregiudizio grave e irreparabile derivante dalla mancata restituzione. In caso di pronuncia favorevole, il giudice ordinerà all’amministrazione di erogare il rimborso e gli interessi.

2.4 Reclamo/mediazione e definizione agevolata del contenzioso

Per le controversie di valore non superiore a 50 mila euro (limite aggiornato al 2024), prima di instaurare il giudizio è necessario presentare un reclamo mediazione all’Agenzia delle Entrate ai sensi dell’art. 17‑bis del d.lgs. 546/1992. La presentazione della domanda di mediazione sospende i termini di impugnazione e consente all’Ufficio di riconsiderare la propria posizione; se l’istanza viene accolta, si può chiudere la procedura senza ricorrere al giudice.

In alternativa, il contribuente può valutare la conciliazione giudiziale durante la fase processuale. Con la riforma del processo tributario (d.lgs. n. 220/2023) il giudice può sollecitare la conciliazione anche d’ufficio. Una conciliazione permette di ottenere il rimborso integrale o parziale e di limitare l’esborso per sanzioni e interessi.

2.5 Termini di decadenza e prescrizione

Se il rimborso non viene richiesto entro i termini previsti, il diritto è precluso. Il termine decadenziale per presentare l’istanza è il 30 settembre dell’anno successivo al periodo di riferimento; per esempio, l’IVA assolta nel 2025 deve essere richiesta entro il 30 settembre 2026. Per i soggetti extra‑UE vale lo stesso termine. Decorso il termine, il rimborso non può più essere chiesto e l’eventuale credito potrà essere detratto solo tramite stabile organizzazione (se esistente) o rimarrà definitivamente perso. È pertanto fondamentale organizzare per tempo la raccolta delle fatture e dei documenti e monitorare la scadenza annuale.

2.6 Fase post‑giudizio: appello, cassazione e ottemperanza

Vincere o perdere il ricorso di primo grado non conclude necessariamente la vicenda: l’ordinamento consente il riesame della decisione e prevede modalità specifiche per ottenere l’esecuzione della sentenza. È quindi indispensabile conoscere i passaggi successivi al giudizio tributario.

Impugnazione in appello. Se la sentenza del giudice di primo grado non è soddisfacente, sia l’Agenzia delle Entrate sia il contribuente possono proporre appello alla Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado entro 60 giorni dalla notifica della sentenza (artt. 51‑59 del d.lgs. 546/1992). L’atto di appello deve contenere l’indicazione specifica dei motivi di critica alla decisione e la richiesta di riforma totale o parziale. Nella fase di appello è possibile produrre nuovi documenti solo se la parte dimostra di non aver potuto depositarli prima per causa a sé non imputabile.

Ricorso per cassazione. Contro la sentenza di appello è ammesso ricorso per cassazione per motivi di legittimità, cioè per violazione di legge o vizi di motivazione (artt. 360 c.p.c. e 62 del d.lgs. 546/1992). Il termine è di 60 giorni dalla notificazione della sentenza d’appello o, in mancanza, di un anno dalla sua pubblicazione. In questa sede non è possibile riesaminare i fatti ma solo contestare l’errata applicazione della normativa (es. interpretazione dell’art. 38‑bis2) o delle massime della Corte di Giustizia dell’Unione Europea. È opportuno affidare la redazione del ricorso a un avvocato cassazionista, in quanto la Corte richiede il rispetto di requisiti formali rigorosi.

Giudizio di ottemperanza. Anche quando la sentenza è favorevole al contribuente, può verificarsi che l’Agenzia delle Entrate non dia seguito al rimborso; in tal caso è possibile promuovere il giudizio di ottemperanza ai sensi dell’art. 70 del d.lgs. 546/1992. Il ricorrente chiede al giudice di disporre l’esecuzione della pronuncia e di nominare un commissario ad acta. Il giudice può prevedere anche un indennizzo per il ritardo nell’esecuzione. Questa procedura è particolarmente utile quando, nonostante una sentenza definitiva o la pronuncia della Corte di Giustizia UE, l’amministrazione indugi nel pagamento.

Interessi e accessori. La sentenza che annulla il diniego comporta non solo il diritto alla restituzione dell’IVA ma anche agli interessi legali decorrenti dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento della domanda . Secondo l’art. 38‑bis2, commi 8‑10, qualora l’Ufficio richieda documentazione integrativa, i termini per il pagamento possono essere prorogati ma maturano comunque interessi per il periodo eccedente i 30 giorni dal ricevimento della risposta . È inoltre possibile chiedere un risarcimento per danno da ritardo se l’omesso pagamento ha causato danni patrimoniali (es. interessi passivi su linee di credito). In tal caso si applicano gli artt. 96 c.p.c. e 133 del d.lgs. 104/2010.

Restituzione di somme indebitamente rimborsate. L’art. 38‑bis2 dedica attenzione anche all’ipotesi opposta: se il rimborso è stato erogato ma il contribuente non ne aveva diritto, l’Ufficio può pretendere la restituzione delle somme entro 60 giorni dalla notifica dell’invito . In caso di ritardata restituzione, la norma prevede una sanzione amministrativa dal 100 al 200 % dell’importo indebitamente ricevuto e la sospensione dei futuri rimborsi fino alla regolarizzazione. È quindi fondamentale valutare con attenzione i requisiti prima di presentare l’istanza: il rischio di sanzioni pesanti e contenziosi successivi può superare il beneficio di un rimborso incerto.

Modalità di pagamento del rimborso. L’Ufficio può corrispondere il rimborso direttamente sul conto indicato dal contribuente oppure, su richiesta di quest’ultimo, accreditare l’importo su un conto bancario in un altro Stato membro dell’Unione europea; in tal caso, il rimborso è ridotto delle spese di trasferimento . Questa opzione è utile per le società che non dispongono di conti in Italia, ma occorre considerare i costi bancari e valutare se il rimborso possa essere compensato con altri debiti fiscali. È possibile inoltre scegliere di ricevere il rimborso tramite l’agente della riscossione; l’importo verrà messo a disposizione presso lo sportello competente.

Aggiornamenti normativi e regolamentari. Il funzionamento dell’ufficio che gestisce i rimborsi è disciplinato da un provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate che stabilisce la struttura organizzativa e le modalità operative . Il contribuente può consultare tali istruzioni (circolari, risoluzioni, risposte a interpello) per comprendere l’iter interno e anticipare le richieste dell’Ufficio. È quindi consigliabile verificare periodicamente la normativa secondaria e gli orientamenti amministrativi aggiornati al 2026, in modo da presentare istanze conformi alle ultime disposizioni.

In sintesi, la fase successiva alla sentenza richiede attenzione sia per l’eventuale prosecuzione del processo che per l’esecuzione del rimborso. Il supporto di un avvocato cassazionista e di un team di commercialisti consente di rispettare i termini d’impugnazione, calcolare gli interessi dovuti, prevenire contestazioni e ottenere l’effettiva restituzione dell’IVA.

3. Difese e strategie legali

Quando l’amministrazione nega il rimborso, il contribuente estero deve articolare una difesa basata su evidenze fattuali, documentali e normative. Di seguito le strategie più efficaci identificate dalla giurisprudenza e dalla prassi.

3.1 Contestare l’esistenza della stabile organizzazione

La causa più frequente di diniego è l’allegazione da parte dell’Ufficio della presenza di una stabile organizzazione. Per contrastare tale affermazione occorre dimostrare che:

• L’impresa estera non dispone di una sede fissa d’affari in Italia con personale e mezzi propri. Una semplice sede di rappresentanza, un magazzino per la logistica o un’unità locale senza autonomia gestionale non integrano stabile organizzazione secondo la giurisprudenza.
• Le eventuali attività svolte in Italia sono accessorie (assistenza alla clientela, promozione, deposito) e non comportano l’esercizio abituale dell’attività principale.
• Se si è nominato un rappresentante fiscale o si è ottenuta l’identificazione diretta, tali operazioni non determinano stabile organizzazione (Cass. 21684/2020 ).

È utile acquisire documenti che dimostrino l’assenza di personale dipendente o di strutture operative in Italia, contratti di prestazione d’opera in outsourcing, certificazioni della sede estera e rapporti societari che attestino la gestione centralizzata all’estero. Le dichiarazioni testimoniali del personale locale (es. magazzinieri assunti da terzi) possono corroborare la difesa.

3.2 Dimostrare che le operazioni attive non si collocano nel periodo di riferimento

Alla luce della sentenza 9556/2024, è fondamentale delimitare il periodo di riferimento. Se l’Ufficio oppone operazioni attive svolte in un anno diverso da quello per cui si chiede il rimborso, è necessario richiamare il principio di diritto secondo cui il “periodo di riferimento” coincide con l’anno civile della richiesta e che le operazioni svolte in altri anni non rilevano . Occorre quindi produrre:

• Il calendario delle operazioni compiute, dimostrando che nel periodo di riferimento non sono state realizzate cessioni di beni o servizi in Italia.
• Documenti fiscali (fatture, dogane, lettere di vettura) attestanti che le importazioni sono state seguite da esportazioni o consegne intracomunitarie non imponibili.
• Eventuali prove che le vendite successive sono avvenute all’estero e non in Italia.

3.3 Verificare la corretta intestazione delle fatture

Molti dinieghi sono causati da errori formali: fatture emesse con partita IVA del rappresentante fiscale anziché con la partita IVA del soggetto estero. La risposta a interpello n. 359/2021 ha chiarito che l’Agenzia delle Entrate è tenuta a riconoscere il rimborso solo se le fatture sono intestate correttamente . In caso di errore, è possibile chiedere al fornitore l’emissione di note di credito e nuove fatture intestate alla partita IVA estera. Se ciò non è più possibile, l’impresa dovrà dimostrare, con documentazione bancaria e contrattuale, di essere il vero acquirente dei beni/servizi.

3.4 Produrre documentazione integrativa

L’Ufficio può richiedere ulteriori informazioni: contratti, documenti di trasporto, dichiarazioni doganali, relazione sulla struttura aziendale. È consigliabile predisporre un dossier completo già in fase di domanda, comprendente:

• Copia delle fatture d’acquisto e dei documenti doganali.
• Prove del pagamento dell’IVA (estratti conto bancari o quietanze).
• Contratti di subappalto, lavorazione o logistica in Italia.
• Documentazione sulla sede estera (visure, licenze, organigramma).

Un dossier completo riduce il rischio di richieste integrative, accelera l’istruttoria e dimostra la buona fede del contribuente.

3.5 Sfruttare la mediazione e la conciliazione

La mediazione e la conciliazione sono strumenti efficaci per evitare la prosecuzione del contenzioso. In fase di mediazione, si può fornire ulteriore documentazione e spiegazioni tecniche all’Ufficio, proponendo un accordo sull’importo del rimborso o sulla sua tempistica. In sede di conciliazione giudiziale, si può concordare un rimborso parziale rinunciando a contestare altre eccezioni. Tali procedure sono vantaggiose perché evitano i tempi lunghi del processo e riducono i costi.

3.6 Richiedere gli interessi e l’indennizzo per ritardo

Quando il rimborso viene concesso oltre i termini, il contribuente ha diritto a interessi legali. Ai sensi dell’art. 38‑bis2, gli interessi decorrono dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento . Se l’Agenzia delle Entrate non eroga il rimborso dopo la sentenza favorevole, è possibile presentare un’istanza di ottemperanza e richiedere la condanna dell’amministrazione al pagamento di ulteriori somme a titolo di danno da ritardo in base all’art. 96 c.p.c. e all’art. 133 del d.lgs. 104/2010.

3.7 Valutare il ricorso alla Corte di Giustizia dell’Unione Europea

In caso di persistente diniego non conforme alla direttiva 2008/9/CE, il contribuente può chiedere al giudice nazionale di sollevare una questione pregiudiziale alla Corte di Giustizia UE. La Corte ha più volte tutelato i soggetti non residenti, ribadendo che la neutralità dell’IVA impone la restituzione dell’imposta non dovuta. Nel caso C‑323/12 (Sopora) la Corte ha stabilito che il diritto al rimborso non può essere escluso per mere formalità se sono soddisfatti i requisiti sostanziali. Tale rimedio garantisce un’interpretazione uniforme e può portare all’annullamento della normativa nazionale incompatibile.

3.8 Rimedi extraprocessuali e soluzioni transfrontaliere

Sebbene il processo tributario offra garanzie, è spesso opportuno cercare soluzioni extraprocessuali per evitare lunghi contenziosi e ridurre i costi. Di seguito vengono illustrate le principali vie alternative e gli strumenti per gestire il diniego di rimborso all’interno e al di fuori del sistema giudiziario.

3.8.1 Autotutela e istanza di riesame

L’autotutela è il potere dell’amministrazione finanziaria di annullare o rettificare i propri atti in sede extragiudiziale. Il contribuente può presentare una istanza di riesame, allegando nuovi elementi e sentenze favorevoli (ad esempio Cass. 21684/2020 o Cass. 9556/2024) e chiedendo all’Ufficio di revocare o modificare il provvedimento. La prassi dell’Agenzia prevede che l’istanza sia motivata e corredata da documenti; l’esercizio dell’autotutela è discrezionale, ma negli ultimi anni l’Agenzia ha fatto ricorso a questa possibilità per ridurre il contenzioso. L’autotutela può essere presentata anche durante la mediazione o in pendenza di giudizio; se l’Ufficio accoglie la richiesta, il processo si estingue.

L’Avv. Monardo e il suo staff analizzano la fattispecie e predispongono istanze di autotutela avanzate, fondando la richiesta su errori di diritto (ad esempio scambio fra stabile organizzazione e rappresentanza fiscale) o su prove non esaminate. In tal modo, il rimborso può essere riconosciuto senza attendere una pronuncia giudiziale.

3.8.2 Interpello e chiarimenti preventivi

Un’altra via per prevenire il diniego consiste nella presentazione di un interpello ai sensi dell’art. 11 della legge 212/2000 (Statuto dei diritti del contribuente). L’interpello consente di sottoporre all’Agenzia, prima dell’operazione o della domanda di rimborso, un quesito sulla corretta interpretazione della normativa. Per esempio, una società può chiedere se, in presenza di attività di deposito in Italia affidata a terzi, sussista il rischio di stabile organizzazione. La risposta dell’Ufficio vincola l’amministrazione nei confronti del contribuente e può essere utilizzata come prova di buona fede in caso di contenzioso. È consigliabile presentare l’interpello con congruo anticipo, allegando un chiaro schema della propria attività e documentazione sulle sedi, i contratti e i flussi delle merci.

3.8.3 Procedure collaborative e accordi preventivi

Per le imprese di maggiore dimensione, il legislatore ha introdotto meccanismi di cooperative compliance (d.lgs. 128/2015) che consentono di instaurare un dialogo costante con l’Agenzia delle Entrate. Tramite la procedura di accordo preventivo sul transfer pricing e l’istituto del ruling internazionale, è possibile concordare con l’amministrazione l’applicazione della normativa in relazione a operazioni transfrontaliere. Anche se tali strumenti riguardano principalmente le imposte sui redditi, possono avere riflessi indiretti sull’IVA, ad esempio nel riconoscimento dei costi e nella qualifica delle prestazioni. L’aderire a tali programmi dimostra trasparenza e collaborazione e può evitare contestazioni sul rimborso.

3.8.4 Prorata di detrazione e rimborso parziale

L’art. 38‑bis2 prevede una disciplina particolare per i soggetti che svolgono operazioni sia detraibili sia esenti nel proprio Stato. Se l’impresa applica il pro‑rata di detrazione (ad esempio un banco metalli che effettua transazioni esenti e imponibili), il rimborso è riconosciuto in proporzione alla percentuale di detraibilità risultante nel Paese d’origine . Ciò significa che se la detraibilità in Francia è pari al 60 %, l’IVA pagata in Italia sarà rimborsata solo per il 60 %. È quindi importante calcolare il prorata con precisione e allegare all’istanza la certificazione dell’autorità fiscale del proprio Paese.

3.8.5 Risposta alle richieste di informazioni integrative

Durante l’istruttoria, l’Ufficio può richiedere ulteriori informazioni al contribuente o alle autorità fiscali dello Stato di stabilimento. L’art. 38‑bis2, commi 6‑9, stabilisce che l’ufficio deve formulare la richiesta entro 4 mesi dal ricevimento dell’istanza e che il richiedente deve rispondere entro un mese . La mancata risposta comporta il rigetto. Se l’Ufficio richiede informazioni alle autorità estere, i termini di erogazione del rimborso possono essere prorogati di ulteriori due mesi. Per evitare ritardi e dinieghi, è essenziale organizzare un sistema di comunicazione veloce tra la sede centrale e le autorità locali e predisporre in anticipo la documentazione da inviare.

Lo Studio Monardo assiste i clienti nella predisposizione delle risposte, redigendo memorie che riepilogano i fatti, allegano i contratti, i documenti doganali e i certificati di iscrizione nel paese estero. Rispondere tempestivamente e in modo completo dimostra la diligenza del contribuente e riduce la possibilità di un diniego pretestuoso.

3.8.6 Rete SOLVIT e strumenti europei

Oltre ai rimedi nazionali, i soggetti esteri possono avvalersi di meccanismi europei di risoluzione delle controversie. La rete SOLVIT, istituita dalla Commissione europea, offre un servizio gratuito per risolvere problemi legati all’applicazione non corretta del diritto dell’Unione da parte delle amministrazioni nazionali. Tramite il centro SOLVIT del proprio Paese, il contribuente può segnalare l’ingiustificato diniego del rimborso e richiedere l’intervento del centro SOLVIT italiano. I casi vengono gestiti entro un termine orientativo di 10 settimane e, se la questione rientra nelle competenze dell’UE, si può ottenere una soluzione informale. È uno strumento agile che può portare a un chiarimento con l’Agenzia senza avviare un contenzioso.

Qualora il problema evidenzi un contrasto sistemico tra la normativa italiana e la direttiva 2008/9/CE, il contribuente può presentare una denuncia alla Commissione europea. La Commissione ha la facoltà di avviare una procedura d’infrazione nei confronti dello Stato membro. Tale strumento è più lungo e complesso, ma può portare a modifiche legislative (come avvenuto con la riforma del 2017 che ha abrogato la preclusione per i soggetti identificati). L’Avv. Monardo valuta con il cliente se intraprendere questa strada nelle situazioni più gravi.

3.8.7 Regimi speciali OSS/IOSS e rimborsi art. 38‑bis3

Dal 1° luglio 2021 l’Unione europea ha introdotto i regimi speciali OSS (One‑Stop Shop) e IOSS (Import One‑Stop Shop) per semplificare l’IVA nel commercio elettronico. Le imprese che utilizzano questi regimi versano l’IVA in un solo Stato membro. L’art. 38‑bis3 del d.P.R. 633/1972 disciplina il rimborso dell’IVA eccedente versata nell’ambito dei regimi speciali: se il contribuente ha ecceduto il pagamento dell’IVA in Italia per operazioni transfrontaliere, può chiederne la restituzione in modo analogo al rimborso previsto per i soggetti non residenti . La richiesta va presentata telematicamente entro il 30 settembre dell’anno successivo e può essere proposta anche da operatori extra‑UE. L’Agenzia effettua il controllo incrociato con le dichiarazioni OSS/IOSS e, se verifica l’eccedenza, dispone il rimborso. Questo strumento, ancora poco conosciuto, è particolarmente rilevante per piattaforme di e‑commerce che gestiscono grandi volumi di vendite in Italia.

3.8.8 Coordinamento con le rottamazioni e le definizioni agevolate

Le rottamazioni previste dalla normativa italiana (Quater e Quinquies) non incidono direttamente sui rimborsi IVA, ma possono interessare le eventuali sanzioni e imposte recuperate in seguito al diniego. È importante tenere presente che la Rottamazione‑quinquies non è più attiva per nuove adesioni a giugno 2026; pertanto, chi non ha presentato la domanda entro il 30 aprile 2026 non potrà accedervi . In ogni caso, i debiti connessi a rimborsi IVA negati possono essere definiti con la Rottamazione‑quater solo se le cartelle sono state affidate entro il 30 giugno 2022 e non riguardano casi esclusi (come l’IVA all’importazione). Il contribuente deve quindi verificare attentamente la data di formazione del credito e l’inclusione tra i carichi rottamabili.

Lo Studio Monardo assiste i clienti nel valutare se convenga aderire a questi piani o intraprendere soluzioni alternative, come la rateazione ordinaria o le procedure di composizione della crisi, e nel predisporre la documentazione necessaria per accedere alle definizioni agevolate.

3.8.9 Best practice per prevenire e risolvere controversie

Per ridurre il rischio di diniego e facilitare la risoluzione delle controversie, è consigliabile adottare alcune best practice:

• Pianificare in anticipo le operazioni: prima di effettuare acquisti in Italia, verificare se sono necessari adempimenti (identificazione, nomina di rappresentante) e se le future vendite potrebbero interferire con il periodo di rimborso.
• Conservare una documentazione completa: archiviare le fatture, i contratti, le prove di pagamento e i documenti di trasporto in formato elettronico, preferibilmente con traduzione italiana per agevolare l’Ufficio.
• Monitorare il prorata e le percentuali di detraibilità: se si svolgono operazioni miste nel proprio Paese, calcolare correttamente la quota rimborsabile .
• Rispondere tempestivamente alle richieste: predisporre un team incaricato di rispondere a eventuali richieste di integrazione entro i termini di 30 giorni, coordinando le sedi italiane ed estere .
• Considerare la possibilità di un interpello: in caso di incertezza, un interpello preventivo evita errori e fornisce un documento ufficiale da esibire in caso di contenzioso.
• Contattare subito professionisti: la consulenza di avvocati e commercialisti esperti in IVA internazionale – come l’Avv. Monardo e il suo team – consente di individuare la strategia più efficace, combinando difesa processuale e rimedi extraprocessuali.

Attraverso questi strumenti e consigli pratici, il contribuente estero può non solo contrastare efficacemente il diniego di rimborso, ma anche prevenire future contestazioni, instaurare un dialogo costruttivo con l’amministrazione e, se necessario, ricorrere ai meccanismi di tutela europei per far valere i propri diritti.

4. Strumenti alternativi per gestire l’imposta e le sanzioni

Ricevere un diniego di rimborso può comportare l’iscrizione a ruolo di maggiori imposte e sanzioni. Quando non è possibile ottenere il rimborso per le vie ordinarie o quando emergono ulteriori debiti fiscali, esistono strumenti alternativi che consentono di ridurre o rateizzare il debito. Di seguito i principali, aggiornati alle disposizioni vigenti a giugno 2026.

4.1 Definizione agevolata (rottamazione) delle cartelle

La Legge n. 197/2022 ha introdotto la Rottamazione‑quater, che permette ai contribuenti di regolarizzare i debiti affidati all’Agenzia delle Entrate‑Riscossione dal 2000 al 30 giugno 2022 pagando solo l’imposta e gli interessi legali, senza sanzioni né aggio. Le domande andavano presentate entro il 30 aprile 2023; chi ha aderito ha potuto versare la prima rata a luglio 2023 e prosegue con rate trimestrali sino al 2026. La rateazione prevede 18 rate complessive; nel 2026 sono previste scadenze il 28 febbraio, 31 maggio, 31 luglio e 30 novembre . Per la Rottamazione‑quater è prevista una tolleranza di 5 giorni rispetto alle scadenze, trascorsi i quali il beneficio decade e le somme tornano integralmente esigibili .

La Legge n. 199/2025 (Legge di Bilancio 2026) ha istituito la Rottamazione‑quinquies per i carichi affidati all’agente della riscossione dal 1° gennaio 2000 al 31 dicembre 2023. Tale misura consente di estinguere i debiti pagando solo l’imposta, senza sanzioni e interessi di mora. La domanda poteva essere presentata dal 20 gennaio 2026 al 30 aprile 2026 ; le rate sono 54, con scadenza bimestrale, e la prima rata è fissata per il 31 luglio 2026 . A differenza della Rottamazione‑quater, non è prevista alcuna tolleranza di 5 giorni e il ritardo anche di un giorno comporta la decadenza . Poiché il termine di adesione è già scaduto al 30 aprile 2026, i contribuenti che non hanno presentato domanda non possono più accedere alla Quinquies; chi ha aderito deve semplicemente rispettare il piano di pagamento.

Il contribuente estero che subisca la riscossione per sanzioni derivanti da un diniego di rimborso può valutare la definizione agevolata se i carichi rientrano nel periodo ammesso e se la cartella è stata affidata all’agente della riscossione. È tuttavia necessario verificare caso per caso, poiché il credito IVA contestato potrebbe non essere ricompreso tra i debiti rottamabili (ad esempio, sono escluse l’IVA all’importazione e i recuperi di aiuti di Stato ). Ricorda inoltre che la Rottamazione‑quinquies non è più attiva per nuove adesioni alla data odierna; si possono valutare solo le rate già previste.

4.2 Rateazione ordinaria e in deroga

Se la sanzione derivante dal diniego è iscritta a ruolo e non rientra nelle rottamazioni, si può richiedere la rateazione ordinaria prevista dal d.P.R. 602/1973, che consente di dilazionare i debiti fino a 72 rate mensili. Per importi fino a 120 mila euro la rateazione è concessa automaticamente (art. 19 d.P.R. 602/1973); per importi superiori occorre dimostrare la temporanea difficoltà economica. Durante la rateazione sono sospese le azioni esecutive.

Esistono anche rateazioni in deroga con durata maggiore, concesse con provvedimenti ad hoc dal Governo in particolari emergenze. Al momento non sono previsti piani straordinari ulteriori rispetto alla Rottamazione‑quater.

4.3 Procedura di composizione della crisi da sovraindebitamento (piani del consumatore, accordi di ristrutturazione, liquidazione controllata)

Per le persone fisiche o le piccole imprese schiacciate dai debiti fiscali, la legge 3/2012 (ora confluita nel Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza) prevede gli strumenti di composizione della crisi da sovraindebitamento:

• Piano del consumatore: destinato alle persone fisiche non imprenditrici; consente di proporre un piano di pagamento dei debiti (anche tributari) al giudice, con falcidia degli interessi e delle sanzioni e protezione da azioni esecutive.
• Accordo di ristrutturazione dei debiti: destinato a debitori non fallibili (es. professionisti, start‑up innovative); richiede l’approvazione della maggioranza dei creditori e consente di rimodulare e falcidiare i debiti fiscali.
• Liquidazione controllata: procedura simile al fallimento, con vendita del patrimonio e riparto ai creditori.

L’Avv. Monardo è Gestore della crisi da sovraindebitamento e può valutare con il debitore l’opportunità di ricorrere a tali strumenti. Tali procedure possono includere anche debiti derivanti da rimborsi IVA negati, permettendo di dilazionare o ridurre l’importo dovuto.

4.4 Transazione fiscale e accordi preventivi con l’Agenzia delle Entrate

Nei procedimenti di crisi d’impresa o negli accordi di ristrutturazione, è possibile negoziare con l’Agenzia delle Entrate una transazione fiscale ai sensi dell’art. 182‑ter della legge fallimentare (oggi art. 63 CCI). La transazione consente di ridurre le sanzioni e gli interessi e, in alcuni casi, abbattere il debito tributario. L’istituto è accessibile alle imprese in crisi che presentano un piano di risanamento credibile. Anche i debiti derivanti dal rimborso IVA negato possono essere oggetto di transazione.

5. Errori comuni da evitare e consigli pratici

L’esperienza di studio mostra che molti dinieghi derivano da errori facilmente evitabili. Riportiamo di seguito gli sbagli più frequenti e i consigli per prevenirli:

1. Fatture intestate al rappresentante: occorre intestare sempre le fatture alla partita IVA estera. In caso di rappresentante, indicare comunque la sede estera come intestatario.
2. Inoltro tardivo della domanda: ricordare che la scadenza è il 30 settembre dell’anno successivo; oltre tale termine il diritto decade.
3. Operazioni attive nel periodo di riferimento: evitare di effettuare cessioni di beni o prestazioni di servizi in Italia nel periodo in cui si prevede di chiedere il rimborso; se necessario, rinviare l’operazione al periodo successivo per non perdere il diritto.
4. Confusione fra identificazione e stabile organizzazione: la mera nomina di un rappresentante o l’identificazione diretta non precludono il rimborso; è però consigliabile indicare chiaramente nell’istanza che non esiste stabile organizzazione, allegando documenti a supporto.
5. Mancata conservazione dei documenti: conservare tutte le fatture, i documenti doganali e i contratti; le richieste di integrazione arrivano spesso dopo mesi e occorre rispondere rapidamente.
6. Ignorare le richieste dell’ufficio: la mancata risposta alle richieste di integrazione comporta automaticamente il rigetto della domanda. Rispondere sempre entro due mesi.
7. Non impugnare il diniego: molti contribuenti ritengono che il diniego sia definitivo; in realtà è impugnabile entro 60 giorni e spesso i giudici tributari accolgono i ricorsi.
8. Sottovalutare i termini di pagamento delle rottamazioni: chi aderisce a piani di definizione agevolata deve rispettare scrupolosamente le scadenze; un semplice ritardo provoca la decadenza .
9. Non richiedere gli interessi: se il rimborso arriva in ritardo, ricordarsi di chiedere anche gli interessi legali e, se del caso, il risarcimento per danno da ritardo.
10. Agire senza consulenza professionale: la materia è complessa, richiede competenze fiscali, giuridiche e conoscenza del diritto europeo. Rivolgersi a professionisti qualificati come l’Avv. Monardo e il suo team riduce i rischi e aumenta le probabilità di successo.

6. Tabelle riepilogative

Per agevolare la consultazione, di seguito sono riportate alcune tabelle di sintesi.

6.1 Requisiti per il rimborso e cause ostative

Requisito	Descrizione	Fonte
Assenza di stabile organizzazione	Il soggetto non deve disporre di una sede fissa d’affari in Italia né esercitare abitualmente la sua attività tramite tale sede nel periodo di riferimento .	Art. 38‑bis2 d.P.R. 633/72, Cass. 9556/2024
Assenza di operazioni attive nel periodo	Non devono essere effettuate cessioni di beni o prestazioni di servizi attive nello stesso anno civile della richiesta, ad eccezione delle operazioni in reverse charge o non imponibili (trasporti) .	Art. 38‑bis2 d.P.R. 633/72, Dir. 2008/9/CE
Importo minimo	50 € per i rimborsi annuali, 400 € per i trimestrali; per i periodi inferiori a tre mesi ammessi solo se rappresentano la parte residua dell’anno .	Art. 38‑bis2 d.P.R. 633/72
Intestazione fatture	Le fatture devono essere intestate alla partita IVA estera del richiedente; non è sufficiente l’intestazione al rappresentante .	Ris. ADE 359/2021
Identificazione diretta	La mera identificazione ai sensi dell’art. 35‑ter non preclude il rimborso, se le fatture sono intestate alla partita IVA estera .	Risposta ADE 319/2025
Termine per l’istanza	30 settembre dell’anno successivo al periodo di riferimento .	Art. 38‑bis2 e art. 38‑ter

6.2 Procedura di rimborso – tempistica

Fase	Termine	Fonte
Presentazione dell’istanza	Entro il 30 settembre dell’anno successivo al periodo di riferimento .	Art. 38‑bis2
Comunicazione dell’esito	Entro 4 mesi dalla ricezione dell’istanza .	Dir. 2008/9/CE
Richiesta di informazioni integrative	Entro 30 giorni dalla ricezione; risposta del contribuente entro 2 mesi .	Art. 38‑bis2
Decisione finale	Entro 8 mesi dall’istanza se sono state richieste integrazioni .	Art. 38‑bis2
Pagamento del rimborso	Entro 10 giorni dalla comunicazione della decisione; maturano interessi per i ritardi .	Dir. 2008/9/CE

6.3 Scadenze delle definizioni agevolate (aggiornamento 2026)

Definizione	Periodo di carichi ammessi	Termine di adesione	Piano di pagamento	Note
Rottamazione‑quater (Legge 197/2022)	Carichi affidati all’Agente della riscossione tra il 2000 e il 30 giugno 2022	Adesione entro il 30 aprile 2023 (ormai chiusa)	18 rate trimestrali; nel 2026 le rate scadono il 28 febbraio, 31 maggio, 31 luglio e 30 novembre .	Prevista tolleranza di 5 giorni .
Rottamazione‑quinquies (Legge 199/2025)	Carichi affidati dal 1° gennaio 2000 al 31 dicembre 2023	Adesione dal 20 gennaio 2026 al 30 aprile 2026 (terminata)	Fino a 54 rate bimestrali; prima rata il 31 luglio 2026 .	Nessuna tolleranza: il ritardo comporta decadenza .

7. Domande frequenti (FAQ)

Di seguito sono riportate 20 domande ricorrenti che lo studio riceve in relazione ai rimborsi IVA negati ai soggetti esteri, con risposte chiare e operative.

1. Sono un’azienda francese con rappresentante fiscale in Italia. Posso chiedere il rimborso dell’IVA pagata su un macchinario acquistato in Italia?

Sì. La Cassazione ha stabilito che la nomina di un rappresentante fiscale non costituisce stabile organizzazione . È necessario che la fattura sia intestata alla partita IVA francese e che nel periodo di riferimento non siano state effettuate operazioni attive diverse da quelle in reverse charge.

2. Ho effettuato delle vendite in Italia l’anno successivo all’importazione per cui ho chiesto il rimborso. L’Agenzia può negarmi il rimborso?

No. Secondo la sentenza 9556/2024, le operazioni attive compiute in anni successivi non influiscono sulla richiesta; la verifica delle cause ostative riguarda solo l’anno civile in cui è stata pagata l’IVA .

3. Sono titolare di un appartamento in Italia locato con esenzione IVA e ho ottenuto la partita IVA italiana tramite identificazione diretta. Posso chiedere il rimborso dell’IVA sui lavori di ristrutturazione?

Sì, se sei residente in un altro Stato UE e non hai una stabile organizzazione in Italia. La risposta n. 319/2025 ha chiarito che l’identificazione ai sensi dell’art. 35‑ter non preclude il rimborso dell’IVA sostenuta per operazioni con inversione contabile, purché le fatture siano intestate alla partita IVA estera .

4. Ho presentato l’istanza di rimborso con alcune fatture intestate al mio rappresentante fiscale. Cosa posso fare?

Potresti chiedere ai fornitori di emettere note di credito e nuove fatture corrette. Se non è possibile, dovrai produrre prova che il bene o il servizio è stato acquistato dalla società estera: contratti, pagamenti, documentazione doganale. L’Agenzia delle Entrate, nella risposta 359/2021, ha precisato che solo le fatture intestate correttamente consentono il rimborso .

5. Qual è la differenza fra stabile organizzazione e rappresentante fiscale?

La stabile organizzazione è una sede fissa d’affari con risorse umane e tecniche; consente all’impresa estera di esercitare in modo stabile la propria attività in Italia. Il rappresentante fiscale è un soggetto incaricato di assolvere gli adempimenti IVA per conto dell’impresa e non comporta la creazione di una stabile organizzazione .

6. Sono residente in Svizzera. Posso chiedere il rimborso dell’IVA pagata in Italia?

Sì, se la Svizzera assicura la reciprocità di trattamento e se non disponi di stabile organizzazione. La procedura è regolata dall’art. 38‑ter; la domanda è annuale e la soglia minima è 400 €. È necessario nominare un rappresentante fiscale o procedere con l’identificazione diretta.

7. Se l’Agenzia delle Entrate non risponde entro quattro mesi, il mio rimborso si considera accolto?

No. L’amministrazione deve comunque emettere un provvedimento di accoglimento o diniego. Tuttavia, se il rimborso non viene pagato entro i termini, maturano interessi legali .

8. Posso chiedere il rimborso per importi inferiori a 50 €?

No. L’art. 38‑bis2 prevede una soglia minima di 50 € per i rimborsi annuali. Le somme inferiori devono essere portate in detrazione nella dichiarazione IVA dell’eventuale stabile organizzazione.

9. Ho ricevuto un diniego per mancanza di documentazione. Posso ripresentare la domanda?

In linea di principio no, perché il termine per presentare l’istanza è perentorio. È però possibile impugnare il diniego e chiedere al giudice di valutare la documentazione non esaminata.

10. Cos’è la mediazione tributaria e quando si applica?

La mediazione è obbligatoria per le controversie fino a 50 mila euro e consiste nella presentazione di un reclamo all’Agenzia delle Entrate prima del ricorso. L’Ufficio ha 90 giorni per rispondere; se accoglie la richiesta, si chiude la procedura senza contenzioso. Altrimenti, si può proporre ricorso .

11. Le spese legali sostenute per impugnare il diniego sono deducibili?

Per le imprese estere sono deducibili come costi relativi all’attività economica, secondo la normativa del Paese di stabilimento. In Italia le spese legali connesse a procedimenti per il recupero dell’IVA sono deducibili in capo alla stabile organizzazione; in assenza di stabile organizzazione, si applicano le norme fiscali del Paese estero.

12. Cosa succede se l’Agenzia concede il rimborso ma poi accerta che non ne avevo diritto?

L’Ufficio può recuperare il rimborso indebitamente erogato e applicare sanzioni e interessi . È pertanto essenziale verificare la sussistenza dei requisiti prima di chiedere il rimborso.

13. Posso presentare la domanda anche dopo il 30 settembre se nel mio Paese c’è un termine diverso?

No. La normativa italiana è chiara: l’istanza deve pervenire entro il 30 settembre. Anche se la normativa del Paese di stabilimento consente termini diversi, l’Italia non è tenuta a valutare domande tardive.

14. Ho aderito alla Rottamazione‑quater per alcune cartelle. Se vengo iscritto a ruolo per un rimborso IVA negato, posso inserire questo debito nella rottamazione?

Dipende dalla data di affidamento del carico. La Rottamazione‑quater riguarda i carichi affidati entro il 30 giugno 2022; se la tua cartella rientra in tale periodo e non è esclusa (ad esempio, non riguarda IVA all’importazione), potrai chiedere l’inclusione nel piano. In caso contrario, dovrai valutare altre soluzioni.

15. Se perdo il ricorso di primo grado, posso appellare la decisione?

Sì. È possibile proporre appello alla Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado entro 60 giorni dalla notifica della sentenza di primo grado. Successivamente è ammesso ricorso per cassazione solo per motivi di legittimità.

16. Posso richiedere una consulenza all’estero per la compilazione dell’istanza?

Sì. Tuttavia è consigliabile affidarsi a professionisti che conoscano il diritto italiano e la procedura telematica dell’Agenzia. Lo studio dell’Avv. Monardo offre assistenza a imprese di tutta Europa.

17. Se ho una stabile organizzazione, posso comunque chiedere il rimborso tramite questa procedura?

No. In presenza di stabile organizzazione, l’IVA detraibile deve essere recuperata attraverso la dichiarazione IVA della stabile organizzazione mediante detrazione; la procedura di rimborso ex art. 38‑bis2 non è applicabile .

18. Ho presentato la domanda di rimborso senza indicare il codice IBAN. È motivo di rigetto?

No, ma può ritardare il pagamento. L’IBAN va comunicato tempestivamente all’Agenzia delle Entrate per evitare ritardi nella liquidazione e nel calcolo degli interessi.

19. La procedura è la stessa per soggetti extra‑UE?

No. I soggetti extra‑UE devono presentare la domanda annuale, non possono chiedere rimborsi trimestrali e devono assicurare reciprocità. Devono inoltre nominare un rappresentante fiscale in Italia se non optano per l’identificazione diretta.

20. Posso cumulare più periodi in una sola domanda?

È possibile presentare domande trimestrali o annuali. Tuttavia, periodi diversi non possono essere cumulati in un’unica richiesta; occorre presentare istanze separate per ciascun periodo.

8. Simulazioni pratiche e casi numerici

Per comprendere meglio le implicazioni economiche del rimborso IVA e delle possibili contestazioni, proponiamo alcune simulazioni.

8.1 Esempio di rimborso con importo modesto (trimestrale)

Supponiamo che la società Alpha Ltd (sede in Irlanda) acquisti in Italia, nel trimestre aprile‑giugno 2025, componenti elettronici per un importo imponibile di 10 000 €, pagando 2 200 € di IVA. La società utilizza i componenti per assemblare apparecchi destinati all’esportazione fuori dall’Italia. Nel periodo non effettua nessuna vendita in Italia. Poiché l’IVA assolta (2 200 €) supera la soglia di 400 €, Alpha Ltd presenta la richiesta di rimborso tramite il portale irlandese entro il 30 settembre 2026.

• Risultato atteso: l’Agenzia delle Entrate italiana dovrebbe riconoscere il rimborso entro 4 mesi se non sussistono cause ostative. In caso di ritardo, spettano interessi legali.
• Errore da evitare: emettere fatture intestate alla partita IVA del rappresentante fiscale italiano. Le fatture devono recare la partita IVA irlandese.
• Difesa in caso di diniego: se l’Agenzia sostiene che l’operazione è stata svolta tramite stabile organizzazione, Alpha Ltd potrà provare di non avere strutture stabili in Italia. Se nega il rimborso per vendite effettuate nel 2026, la società potrà richiamare la sentenza 9556/2024 sul periodo di riferimento .

8.2 Esempio di diniego per operazioni attive successive

La Beta SA (sede in Belgio) importa in Italia un macchinario nel novembre 2024, pagando 50 000 € di IVA. A gennaio 2025 vende il macchinario a un operatore italiano con reverse charge. Beta SA chiede il rimborso per il 2024, ma l’Agenzia delle Entrate rigetta perché ha effettuato una vendita in Italia nel 2025.

• Diniego: l’Ufficio ritiene che la vendita del macchinario integri un’operazione attiva ostativa al rimborso.
• Difesa: secondo la Cassazione 9556/2024, la verifica va limitata all’anno civile 2024; l’operazione del 2025 non incide sulla domanda . Beta SA può impugnare il diniego, allegando la sentenza e dimostrando che nel 2024 non ha compiuto operazioni attive.

8.3 Esempio con stabile organizzazione

La Gamma GmbH (sede in Germania) gestisce un cantiere permanente a Milano con personale e attrezzature. Nel 2024 acquista materiali da fornitori italiani pagando 200 000 € di IVA e presenta istanza di rimborso ex art. 38‑bis2. L’Agenzia delle Entrate nega il rimborso sostenendo che il cantiere costituisce stabile organizzazione.

• Esito: l’Ufficio ha ragione. L’ordinanza Cassazione 25685/2023 stabilisce che un soggetto dotato di stabile organizzazione non può accedere alla procedura semplificata . Gamma GmbH dovrà recuperare l’IVA tramite la detrazione nella contabilità della stabile organizzazione.

8.4 Esempio di identificazione diretta per locazione esente

La Delta SL (sede in Spagna) possiede un immobile in Firenze locato a uso abitativo con esenzione IVA. Per registrare il contratto ottiene la partita IVA italiana tramite identificazione diretta. Nel 2025 sostiene lavori di manutenzione e paga 5 000 € di IVA sui servizi di impresa edile; presenta domanda di rimborso.

• Possibilità di rimborso: la risposta n. 319/2025 consente il rimborso se le fatture sono intestate alla partita IVA spagnola . Poiché l’attività locativa è esente e non dà diritto a detrazione, l’identificazione non comporta stabile organizzazione.
• Errore da evitare: intestare le fatture alla partita IVA italiana. In tal caso l’IVA sarebbe indetraibile e non rimborsabile.

9. Conclusioni

Il rimborso dell’IVA in favore dei soggetti esteri rappresenta un istituto essenziale per garantire la neutralità dell’imposta e favorire gli scambi internazionali. La normativa, complessa e in continua evoluzione, impone il rispetto di requisiti formali (domanda telematica, fatture corrette, rispetto dei termini) e sostanziali (assenza di stabile organizzazione e di operazioni attive nel periodo di riferimento). La giurisprudenza più recente – in particolare la Cassazione n. 9556/2024 – ha precisato che le cause ostative vanno verificate solo con riferimento all’anno civile per cui si chiede il rimborso , rafforzando la tutela dei contribuenti. Allo stesso tempo, la presenza di una stabile organizzazione continua a precludere l’accesso alla procedura semplificata .

Quando l’Agenzia delle Entrate nega il rimborso, il contribuente non deve arrendersi: è possibile impugnare il diniego, dimostrare l’assenza di cause ostative e ottenere la restituzione dell’imposta. L’assistenza di professionisti esperti è fondamentale per raccogliere la documentazione, impostare le difese, proporre ricorsi e, se necessario, negoziare soluzioni stragiudiziali.

Lo Studio Legale Tributario dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo mette a disposizione le proprie competenze per analizzare ogni caso, predisporre i ricorsi, richiedere la sospensione delle pretese fiscali e valutare alternative come rottamazioni, rateazioni e procedure concorsuali. Grazie alla presenza di avvocati, commercialisti e gestori della crisi, lo studio offre un servizio integrato che combina competenze giuridiche e contabili.

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