Giorno 0: la segnalazione parte, e da lì comincia a correre un orologio

C’è un momento preciso in cui tutto cambia: il giorno in cui l’organo di controllo — collegio sindacale, sindaco unico o revisore legale — trasmette per iscritto al consiglio di amministrazione la comunicazione con cui segnala la sussistenza dei presupposti di crisi o insolvenza, ai sensi dell’articolo 25-octies del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza. Chi sa cosa succede dopo, e quando, agisce al momento giusto invece di subire la sequenza degli eventi: è questo il principio che deve guidare qualunque consiglio di amministrazione riceva una comunicazione di questo tipo, e vale ancora di più quando il consiglio è composto, in tutto o in parte, da amministratori domiciliati o residenti all’estero, o quando la governance della società si intreccia con una capogruppo o con controllate estere.

Da quel giorno 0 parte una cronologia rigida: la segnalazione deve fissare un termine non superiore a trenta giorni entro cui l’organo amministrativo deve riferire sulle iniziative intraprese; il mancato rispetto di quel termine, o una risposta inadeguata, apre scenari che vanno dalla responsabilità personale degli amministratori fino, nei casi più gravi, alla denuncia per gravi irregolarità gestorie ex articolo 2409 del codice civile. Quando nel consiglio siedono amministratori esteri, ogni tappa di questa timeline — dalla notifica della segnalazione alla convocazione del board, dalla formazione della delibera di risposta fino all’eventuale apertura di una composizione negoziata — si carica di complicazioni aggiuntive: problemi di notifica transfrontaliera, tempi di convocazione più lunghi, difficoltà di prova sull’effettiva conoscenza dell’atto, rischi di giurisdizione e di legge applicabile che un consiglio interamente italiano non incontra.

Questa guida ricostruisce l’intera sequenza temporale che si apre nel momento in cui un consiglio di amministrazione con componenti esteri riceve una comunicazione di irregolarità, tappa per tappa, con i termini di legge, i tempi medi reali e le finestre difensive disponibili in ciascuna fase.

Il collegamento tra questa materia e le competenze certificate dello Studio Monardo è diretto: la gestione di una comunicazione di irregolarità in un contesto societario con componenti estere richiede da un lato l’esperienza di Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021 dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo, per condurre le trattative con i creditori e con l’organo di controllo nella fase più delicata, e dall’altro il coordinamento di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario, indispensabile quando la struttura societaria coinvolge rapporti bancari, fiscali o partecipazioni transfrontaliere.

📩 Se il consiglio di amministrazione della tua società ha ricevuto una comunicazione di irregolarità e nel board siedono amministratori esteri, non lasciare che i trenta giorni scorrano senza una strategia: scrivici subito, i riferimenti per contattarci sono in fondo a questa pagina.

La mappa temporale: dalla segnalazione alla chiusura della vicenda

Prima di entrare nel dettaglio di ogni tappa, è utile avere sott’occhio l’intera sequenza. La comunicazione di irregolarità non è un evento isolato: è l’apertura di un procedimento che si sviluppa su più mesi, con termini perentori che si intrecciano a termini ordinatori, e con biforcazioni che dipendono dalle scelte del consiglio. Per un consiglio di amministrazione con componenti esteri, ogni tappa presenta una doppia lettura: quella “ordinaria”, valida per qualunque board italiano, e quella “aggravata”, che tiene conto dei tempi supplementari di notifica, convocazione e raccolta del consenso quando gli amministratori risiedono fuori dal territorio nazionale.

Tappa	Termine di legge	Cosa succede	Rischio se si ignora
Giorno 0	—	Ricezione della segnalazione da parte dell’organo di controllo	Decorrenza inconsapevole del termine
Giorno 0-5	—	Verifica dell’effettiva conoscenza da parte di tutti i consiglieri esteri	Delibera viziata per omessa convocazione
Giorno 1-15	Ragionevole, non fissato per legge	Convocazione del consiglio, anche in videoconferenza	Ritardo nella formazione della risposta
Entro 30 giorni	Art. 25-octies CCII	Risposta scritta dell’organo amministrativo con le iniziative intraprese	Aggravamento della responsabilità ex art. 2407 c.c.
Giorno 30-60	—	Valutazione se attivare la composizione negoziata della crisi	Cristallizzazione dell’inerzia
Mesi 2-6	Variabile	Trattative CNC o, in alternativa, rischio di denuncia ex art. 2409 c.c.	Nomina di un amministratore giudiziario
Mesi 6-12	Variabile	Esito: risanamento, accordo con i creditori, o azioni di responsabilità	Responsabilità patrimoniale personale degli amministratori

Ogni riga di questa tabella corrisponde a una sezione di dettaglio più avanti nell’articolo: lì si trovano la norma di riferimento, il calcolo pratico dei termini, le finestre difensive aperte in quella fase e l’errore tipico che si commette proprio in quel momento.

Giorno 0: la notifica della segnalazione e il problema della sua effettiva ricezione

Cosa succede. L’organo di controllo societario o il revisore legale, avendo rilevato la sussistenza dei presupposti di crisi o di insolvenza indicati dall’articolo 2, comma 1, lettere a) e b), del Codice della crisi, trasmette al consiglio di amministrazione una segnalazione scritta, motivata, inviata con strumenti che garantiscano la prova dell’avvenuta ricezione. È il momento in cui l’orologio comincia a correre, ma è anche il momento più delicato quando il consiglio ha componenti esteri: la legge richiede che la segnalazione raggiunga “l’organo amministrativo”, non un singolo consigliere, e la prassi degli organi di controllo è spesso quella di inviare la comunicazione all’indirizzo PEC della società o al domicilio italiano dell’amministratore delegato, senza verificare che essa sia effettivamente conosciuta anche dagli amministratori non esecutivi residenti fuori dall’Italia.

La norma. L’articolo 25-octies del Codice della crisi impone che la segnalazione sia motivata e trasmessa con mezzi che assicurino la prova della ricezione, e che contenga la fissazione di un termine, non superiore a trenta giorni, entro cui l’organo amministrativo deve riferire sulle iniziative intraprese. Resta fermo, in pendenza delle trattative, il dovere di vigilanza dell’organo di controllo di cui all’articolo 2403 del codice civile.

I termini che si attivano. Il termine di trenta giorni per la risposta decorre, secondo l’interpretazione prevalente, dalla ricezione della segnalazione da parte dell’organo amministrativo nel suo complesso, e non dalla conoscenza del singolo consigliere. Ma quando uno o più amministratori sono all’estero, si pone un problema pratico enorme: se la delibera di risposta viene assunta senza che tutti i consiglieri abbiano avuto la concreta possibilità di essere informati e di partecipare, la delibera stessa può essere impugnata per violazione delle regole di convocazione, con conseguenze che si ripercuotono proprio sulla tempestività della risposta.

Cosa può fare il consiglio ora. La prima mossa, nelle 24-48 ore dalla ricezione, è verificare formalmente attraverso quale canale la segnalazione è pervenuta e se quel canale raggiunge realmente anche gli amministratori esteri: PEC personale, indirizzo email statutario, domicilio eletto in Italia ai sensi dello statuto. È in questa fase che si gioca gran parte della difesa successiva, perché una segnalazione mal notificata a un componente del board può, in alcuni casi, essere fatta valere per contestare la decorrenza del termine — ma solo se la contestazione è tempestiva e documentata, non come argomento di comodo sollevato mesi dopo.

L’errore tipico di questa fase. L’errore più frequente è trattare la segnalazione come un problema amministrativo interno da smistare con calma, invece che come l’apertura di un termine legale che, una volta scaduto, pregiudica la possibilità di invocare l’attenuazione di responsabilità prevista dalla legge per la segnalazione tempestiva agli organi competenti.

Quanto dura realmente. Nella prassi, le società con organizzazione consolidata verificano la ricezione da parte di tutti gli amministratori entro 3-5 giorni lavorativi; nei gruppi con componenti esteri e fusi orari distanti, questo controllo può richiedere anche 7-10 giorni, un lasso di tempo che va sottratto, nei fatti, ai trenta giorni disponibili per la risposta.

Dal giorno 1 al giorno 15: la convocazione del consiglio con componenti esteri

Cosa succede. Ricevuta la segnalazione, il presidente del consiglio di amministrazione (o l’amministratore delegato, secondo lo statuto) deve convocare il board per deliberare sulla risposta da fornire all’organo di controllo. Quando uno o più consiglieri risiedono all’estero, la convocazione deve rispettare i termini statutari, che normalmente prevedono un preavviso più ampio proprio in ragione della distanza, e deve indicare con chiarezza le modalità di partecipazione, incluse le forme di intervento a distanza.

La norma. Non esiste una norma specifica del Codice della crisi che disciplini le modalità di convocazione del consiglio in questa fase: si applicano le regole generali dello statuto societario e, in mancanza, i principi generali in materia di funzionamento degli organi collegiali, che richiedono che tutti gli amministratori siano messi in condizione di partecipare alla discussione e alla votazione. La giurisprudenza in materia di responsabilità degli amministratori ha più volte ribadito che l’obbligo di istituire assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati grava sull’imprenditore collettivo ai sensi dell’articolo 2086, comma 2, del codice civile, e un consiglio che non riesce a deliberare in tempi utili proprio per carenze organizzative nella gestione della componente estera rischia di vedere quella stessa carenza qualificata come ulteriore irregolarità.

I termini che si attivano. Il termine statutario di convocazione (tipicamente 5-8 giorni per le urgenze) si somma, per gli amministratori esteri, ai tempi di recapito effettivo della convocazione e di organizzazione della partecipazione a distanza. Ogni giorno impiegato in questa fase va calcolato per sottrazione dai trenta giorni disponibili per la risposta, che non si sospendono per le difficoltà organizzative del consiglio.

Cosa può fare il debitore (il consiglio) ora. Convocare con la massima urgenza possibile, indicare fin da subito la modalità di videoconferenza o audioconferenza per gli amministratori esteri, e mettere a verbale ogni comunicazione trasmessa, in modo da poter dimostrare, se necessario, che tutti i componenti sono stati messi nelle condizioni di partecipare. In questa fase è opportuno anche avviare parallelamente un primo confronto informale con l’organo di controllo, per segnalare l’intenzione di rispondere nei termini e, se necessario, per chiarire eventuali difficoltà organizzative legate alla composizione internazionale del board.

L’errore tipico di questa fase. Convocare il consiglio con le modalità ordinarie, senza tenere conto delle differenze di fuso orario o delle difficoltà di notifica all’estero, producendo poi una delibera che uno dei consiglieri esteri può contestare per vizio di convocazione, riaprendo l’intero procedimento.

Quanto dura realmente. Nei consigli con componenti in Unione Europea, la convocazione e la prima riunione si concludono mediamente in 7-10 giorni; quando i consiglieri risiedono in paesi extra-UE con fusi orari distanti, i tempi medi salgono a 12-18 giorni, un intervallo che da solo consuma quasi metà del termine di legge per la risposta.

Entro 30 giorni: la risposta obbligatoria dell’organo amministrativo

Cosa succede. È la tappa cardine dell’intera procedura: l’organo amministrativo deve riferire per iscritto all’organo di controllo in ordine alle iniziative intraprese a fronte della segnalazione ricevuta. Grassetta ogni termine perentorio: questo è il momento in cui si decide se la società intraprende un percorso di composizione negoziata, se avvia un piano di risanamento autonomo, o se — nella peggiore delle ipotesi — resta inerte, esponendo gli amministratori a conseguenze pesanti.

La norma. L’articolo 25-octies, comma 1, del Codice della crisi fissa il termine massimo di trenta giorni dalla segnalazione per la risposta dell’organo amministrativo. Il comma 2 dello stesso articolo stabilisce che la tempestiva segnalazione all’organo amministrativo e la vigilanza sull’andamento delle trattative sono valutate ai fini dell’attenuazione o dell’esclusione della responsabilità dei sindaci e dei revisori prevista dagli articoli 2407 del codice civile e 15 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39: un beneficio che riguarda l’organo di controllo, ma che indirettamente misura anche la serietà con cui l’organo amministrativo ha gestito la fase di risposta.

I termini che si attivano. Il termine di trenta giorni è considerato dalla prassi applicativa un termine di natura sostanzialmente perentoria sul piano degli effetti, pur non essendo espressamente sanzionato con la nullità della mancata risposta: il suo superamento senza alcuna iniziativa concreta viene valutato negativamente in ogni successivo giudizio di responsabilità. Grassetta le finestre difensive: fino al trentesimo giorno, il consiglio può ancora scegliere autonomamente il percorso da seguire; superato quel termine senza risposta, l’iniziativa passa nei fatti all’organo di controllo, che può valutare ulteriori segnalazioni o attivare i propri rimedi di vigilanza rafforzata.

Cosa può fare il debitore ora. Le opzioni concretamente disponibili entro il trentesimo giorno sono tre: presentare istanza di composizione negoziata della crisi ai sensi dell’articolo 17 del Codice, illustrando un piano di risanamento credibile; comunicare l’adozione di misure correttive autonome, con un cronoprogramma verificabile; oppure, se la situazione è già di insolvenza conclamata, valutare gli strumenti di regolazione della crisi più idonei. Per un consiglio con componenti esteri, la scelta più prudente è quasi sempre quella di formalizzare la risposta con delibera scritta, verbalizzata, che dia conto della partecipazione di tutti gli amministratori, anche a distanza, per evitare che la risposta stessa venga in seguito contestata come atto di un board non correttamente informato.

L’errore tipico di questa fase. Rispondere in modo generico, con affermazioni di intenti privi di un piano concreto: la giurisprudenza di legittimità considera l’assenza di adeguati assetti organizzativi come una grave irregolarità gestoria, e una risposta vaga alla segnalazione dell’organo di controllo rientra pienamente in questa categoria.

Quanto dura realmente. Nei casi gestiti con assistenza legale tempestiva, la risposta formale viene depositata mediamente tra il venticinquesimo e il trentesimo giorno; nei casi in cui il consiglio si muove senza una regia unitaria — situazione frequente quando gli amministratori esteri non sono pienamente coinvolti nella gestione quotidiana — il termine viene spesso superato, con conseguenze che si vedono solo mesi dopo.

Nell’analisi dei doveri gravanti sull’organo amministrativo in questa fase, la solidità della strategia dipende dalla capacità di leggere correttamente la norma e di calibrare la risposta: è qui che pesa la competenza dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo come avvocato cassazionista, abituato a costruire risposte che reggano anche in un eventuale giudizio di responsabilità futuro.

Giorno 30-60: l’inerzia e le sue conseguenze

Cosa succede. Se il consiglio non risponde entro trenta giorni, o risponde in modo palesemente inadeguato, si apre una fase delicata in cui l’organo di controllo deve decidere come muoversi. La legge non prevede un procedimento esterno automatico che scatti in caso di inerzia degli amministratori: la valutazione prevalente in dottrina è che l’omessa o inadeguata risposta non attivi di per sé alcun procedimento esterno all’impresa, ma resti rilevante ai fini della responsabilità degli amministratori, da far valere con gli ordinari strumenti di diritto societario.

La norma. In assenza di una sanzione procedimentale diretta, l’inerzia del consiglio si riflette sul piano della responsabilità civile: gli amministratori che non hanno dato seguito alla segnalazione possono essere chiamati a rispondere, ai sensi degli articoli 2392 e seguenti del codice civile, dei danni derivati dall’aggravamento della crisi, e l’organo di controllo che abbia tempestivamente segnalato e vigilato vede attenuata o esclusa la propria responsabilità solidale.

I termini che si attivano. Da questo momento comincia a decorrere, per l’organo di controllo, il termine di sessanta giorni dalla conoscenza dei presupposti di crisi entro cui la propria segnalazione è considerata comunque tempestiva ai fini dell’attenuazione di responsabilità: un termine che corre parallelamente a quello dell’organo amministrativo, e che spinge l’organo di controllo a documentare con cura ogni sollecito successivo.

Cosa può fare il debitore ora. Anche superato il termine di trenta giorni, non tutto è perduto: è ancora possibile, e spesso è la scelta più efficace, presentare tardivamente ma con determinazione un’istanza di composizione negoziata, accompagnandola con una spiegazione documentata dei motivi del ritardo — spiegazione che, nel caso di un consiglio con componenti esteri, può fare leva sulle oggettive difficoltà di convocazione e di raccolta del consenso, purché queste siano state gestite con diligenza e non subite passivamente.

L’errore tipico di questa fase. Considerare il superamento del termine come irrilevante, sul presupposto che la legge non preveda sanzioni dirette: è un errore di valutazione grave, perché l’inerzia protratta aggrava proprio la posizione soggettiva degli amministratori nel momento in cui, mesi dopo, la vicenda viene esaminata in sede di responsabilità.

Quanto dura realmente. Le situazioni di inerzia che si trascinano oltre i sessanta giorni dalla segnalazione originaria sono quelle in cui, nella prassi, il rischio di ulteriori iniziative — da parte dei soci, dei creditori o dello stesso organo di controllo — aumenta in modo significativo.

Mesi 2-6: la composizione negoziata della crisi, oppure il rischio della denuncia ex articolo 2409

Cosa succede. A questo punto la procedura entra in una nuova fase, quella in cui le scelte compiute nei primi trenta giorni producono i loro effetti concreti. Se il consiglio ha attivato la composizione negoziata della crisi, si apre la fase delle trattative assistite dall’esperto indipendente nominato dalla commissione, con l’obiettivo di individuare una soluzione per il risanamento dell’impresa. Se invece l’inerzia persiste, o se emergono ulteriori irregolarità nella gestione, i soci che rappresentano almeno un decimo del capitale sociale — un ventesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio — possono denunciare i fatti al tribunale ai sensi dell’articolo 2409 del codice civile.

La norma. L’articolo 2409 c.c. consente la denuncia al tribunale quando vi è fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possano arrecare danno alla società o a società controllate. Il tribunale, sentiti in camera di consiglio amministratori e sindaci, può disporre l’ispezione dell’amministrazione della società e, nei casi più gravi, revocare gli amministratori e nominare un amministratore giudiziario.

I termini che si attivano. La composizione negoziata, una volta avviata attraverso la piattaforma telematica nazionale, si sviluppa su un arco temporale di 180 giorni, prorogabile, durante il quale l’imprenditore mantiene la gestione ordinaria e straordinaria dell’impresa sotto la vigilanza dell’esperto. La procedura ex articolo 2409, invece, non ha un termine fisso: si apre con il deposito del ricorso, prosegue con l’audizione in camera di consiglio e, se il tribunale lo ritiene necessario, con l’ispezione giudiziale, un percorso che nella prassi dei tribunali specializzati in materia di impresa può richiedere diversi mesi prima di un provvedimento definitivo.

Cosa può fare il debitore ora. Se la strada scelta è quella della composizione negoziata, il compito del consiglio — con componenti esteri o meno — è di collaborare pienamente con l’esperto, fornendo una rappresentazione veritiera della situazione patrimoniale e finanziaria e proponendo misure concrete. Se invece pende il rischio di una denuncia ex articolo 2409, la difesa deve concentrarsi sul dimostrare che le irregolarità contestate, quand’anche esistenti, non sono attuali o non hanno più potenzialità dannosa, e che il consiglio ha nel frattempo adottato le misure correttive necessarie. Grassetta le finestre difensive: fino a quando il tribunale non dispone l’ispezione, il consiglio ha ancora margine per sanare le irregolarità e privare la denuncia del suo presupposto di attualità.

L’errore tipico di questa fase. Confondere il piano della composizione negoziata, che è uno strumento di gestione cooperativa della crisi, con il piano del contenzioso ex articolo 2409, che è un procedimento contenzioso: gestire entrambi con lo stesso approccio difensivo espone il consiglio a errori strategici gravi, perché le regole probatorie e gli obiettivi sono profondamente diversi.

Quanto dura realmente. Le composizioni negoziate che si concludono con un accordo si chiudono mediamente entro 4-6 mesi dall’apertura; le procedure ex articolo 2409 che arrivano all’ispezione giudiziale richiedono in media 6-10 mesi prima di un provvedimento del tribunale, con tempi che si allungano ulteriormente se nel procedimento sono coinvolti amministratori residenti all’estero, per le difficoltà di notifica e di audizione.

È in questa fase che pesa in modo decisivo la specializzazione dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo come Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021: condurre parallelamente le trattative della composizione negoziata e, se necessario, la difesa nel procedimento ex articolo 2409 richiede una lettura unitaria della strategia, che uno stesso professionista è nella posizione migliore per garantire.

Dopo 6-12 mesi: gli esiti possibili e la responsabilità personale degli amministratori esteri

Cosa succede. Superata la fase intermedia, la vicenda si avvia verso una delle sue conclusioni tipiche: il risanamento dell’impresa attraverso un accordo con i creditori, l’apertura di una procedura concorsuale in senso proprio, oppure, nei casi più critici, l’accertamento della responsabilità personale degli amministratori — inclusi quelli residenti all’estero — per i danni derivati dalla gestione della crisi.

La norma. Sul piano della responsabilità, rileva l’articolo 2476 del codice civile per le società a responsabilità limitata e gli articoli 2392 e seguenti per le società per azioni, con la possibile applicazione, per le condotte più gravi, dell’articolo 330 del Codice della crisi in tema di bancarotta semplice impropria quando la violazione degli obblighi di legge da parte degli amministratori abbia cagionato o aggravato il dissesto. Per gli amministratori residenti all’estero si aggiunge un profilo specifico di diritto internazionale privato: l’azione di responsabilità nei confronti dell’amministratore di una società controllata costituita e avente sede all’estero può essere incardinata davanti al giudice italiano quando l’evento dannoso si è verificato in Italia, ma la legge applicabile al merito della responsabilità resta, in linea di principio, quella della lex societatis del paese di costituzione della società amministrata.

I termini che si attivano. L’azione di responsabilità sociale si prescrive nel termine ordinario di cinque anni dalla cessazione della carica o dalla conoscenza del danno, un termine che per gli amministratori esteri può essere complicato dalla necessità di notificare l’atto introduttivo attraverso i canali internazionali previsti dai regolamenti europei o dalle convenzioni applicabili, con tempi di perfezionamento della notifica sensibilmente più lunghi rispetto a un convenuto italiano.

Cosa può fare il debitore ora. Se la vicenda si è conclusa con un risanamento o un accordo, il consiglio deve conservare tutta la documentazione relativa alle iniziative intraprese fin dal giorno 0, perché è quella documentazione a dimostrare, in caso di contestazioni successive, che la risposta alla segnalazione è stata tempestiva e adeguata. Se invece si profila un’azione di responsabilità, la difesa degli amministratori esteri deve muoversi su due fronti paralleli: la contestazione nel merito della sussistenza delle irregolarità, e — quando ne ricorrano i presupposti — la contestazione della validità della notifica dell’atto, che per i soggetti mai residenti in Italia richiede l’attivazione dei canali diplomatico-consolari e non le forme semplificate previste per il contribuente che si è trasferito di recente.

L’errore tipico di questa fase. Sottovalutare la rilevanza dei profili di notifica internazionale, ritenendo che una notifica formalmente eseguita in Italia, magari all’ultimo domicilio noto, sia comunque valida per un amministratore che non ha mai avuto residenza o sede in Italia: è un errore che può costare la possibilità di far valere tempestivamente le proprie difese nel merito.

Quanto dura realmente. I procedimenti di responsabilità che coinvolgono amministratori esteri, per effetto dei tempi di notifica internazionale e delle eventuali questioni di giurisdizione e legge applicabile sollevate in via preliminare, si estendono mediamente per 18-30 mesi in primo grado, contro i 12-18 mesi tipici di un procedimento interamente domestico.

La stessa procedura, due calendari

Per capire davvero quanto conta il fattore tempo in questa materia, è utile mettere a confronto due percorsi paralleli, applicati alla stessa situazione di partenza: un consiglio di amministrazione di una società italiana, con due amministratori residenti in Germania e uno in Italia, che riceve dal collegio sindacale una segnalazione di irregolarità ai sensi dell’articolo 25-octies il 3 marzo. Il debito verso le banche ammonta a 640.000 €, con tensioni di cassa emerse negli ultimi due bilanci.

Calendario A — il consiglio che agisce alle finestre giuste. Il 3 marzo la segnalazione viene trasmessa contestualmente via PEC alla società e via email personale a ciascun amministratore, con richiesta di conferma di lettura. Il 5 marzo il presidente convoca il consiglio per il 12 marzo, indicando la partecipazione in videoconferenza per gli amministratori tedeschi. Il 12 marzo il consiglio, con tutti i componenti presenti e la delibera verbalizzata puntualmente, incarica un professionista di predisporre un’istanza di composizione negoziata. Il 20 marzo l’istanza viene depositata sulla piattaforma nazionale, con una relazione che illustra un piano di rientro basato sulla rinegoziazione dei fidi bancari. Il 28 marzo — entro il termine dei trenta giorni dalla segnalazione originaria — viene trasmessa al collegio sindacale la risposta formale che dà conto dell’istanza depositata. Il 15 aprile l’esperto nominato dalla commissione avvia le trattative con le banche creditrici. Entro il 30 settembre viene raggiunto un accordo di ristrutturazione dei fidi, con dilazione su 36 mesi. Nessuna azione di responsabilità viene mai avviata nei confronti degli amministratori.

Calendario B — il consiglio che lascia correre il tempo. Il 3 marzo la stessa segnalazione arriva, ma viene inoltrata solo all’amministratore delegato italiano, che la considera una questione da affrontare “alla prossima riunione ordinaria”, fissata per il 15 aprile. I due amministratori tedeschi ne vengono a conoscenza solo in quella data. Il 15 aprile — quarantatré giorni dopo la segnalazione, ben oltre il termine di legge — il consiglio discute per la prima volta la questione, senza però assumere una delibera formale, rinviando ad approfondimenti. Il 10 maggio il collegio sindacale, non avendo ricevuto alcuna risposta, trasmette un sollecito formale e informa i soci di minoranza della situazione. Il 2 giugno due soci titolari di oltre un decimo del capitale sociale depositano una denuncia ex articolo 2409 c.c., lamentando l’assenza di adeguati assetti organizzativi e l’inerzia del consiglio di fronte alla segnalazione di crisi. Il tribunale fissa l’audizione per il 25 luglio; la sospensione feriale dei termini processuali, che decorre dal 1° al 31 agosto, allunga ulteriormente i tempi, e l’ispezione giudiziale viene disposta solo a settembre. A dicembre, con la crisi ormai aggravata dal tempo perduto, la società apre una procedura concorsuale, e nei confronti degli amministratori — inclusi quelli tedeschi, raggiunti con notifica internazionale solo dopo mesi — viene promossa un’azione di responsabilità per i danni derivati dal ritardo nella gestione della crisi.

La differenza tra i due calendari non sta nella gravità della situazione di partenza, identica in entrambi i casi, ma nella rapidità e nella correttezza con cui il consiglio ha gestito i primi trenta giorni.

I binari paralleli: come cambia la timeline quando il consiglio attiva un rimedio

A questo punto vale la pena chiarire come la cronologia si biforca a seconda della scelta compiuta dal consiglio nei primi trenta giorni, perché ciascun binario ha tempi e regole proprie.

Se il consiglio attiva la composizione negoziata della crisi. La timeline si sposta sulla piattaforma telematica nazionale: la nomina dell’esperto avviene entro pochi giorni dal deposito dell’istanza; il primo incontro tra imprenditore ed esperto si svolge normalmente entro due settimane; le trattative con i creditori si sviluppano nell’arco di 180 giorni, prorogabili di ulteriori 180 su richiesta motivata. Durante questo periodo, l’organo di controllo continua a vigilare ai sensi dell’articolo 2403 c.c., ma la segnalazione già effettuata ha esaurito i suoi effetti principali, salvo la necessità di ulteriori segnalazioni se emergono nuovi elementi di aggravamento.

Se il consiglio non attiva alcun rimedio e si limita a rispondere con misure autonome. La timeline dipende dall’efficacia concreta di quelle misure: se producono un miglioramento verificabile nei successivi bilanci infrannuali, il rischio di ulteriori iniziative si riduce; se invece la situazione peggiora, l’organo di controllo può essere indotto a nuove segnalazioni, più stringenti, e i soci di minoranza possono valutare la denuncia ex articolo 2409.

Se si arriva alla denuncia ex articolo 2409 c.c. La timeline diventa giudiziale: deposito del ricorso, fissazione dell’udienza in camera di consiglio, audizione di amministratori e sindaci, eventuale disposizione dell’ispezione giudiziale a spese dei soci ricorrenti, e infine il provvedimento del tribunale, che può andare dalla richiesta di misure correttive fino alla revoca degli amministratori e alla nomina di un amministratore giudiziario nei casi più gravi. È bene ricordare che questi provvedimenti, secondo l’orientamento consolidato della Cassazione, sono privi di decisorietà in senso proprio, e restano quindi soggetti a un regime di impugnazione più limitato rispetto a una sentenza ordinaria.

Se emergono profili di responsabilità tributaria collegati a una struttura estera. Quando la società italiana si intreccia con una controllata o con un trasferimento di sede all’estero, la timeline si allunga ulteriormente per effetto delle verifiche che l’amministrazione finanziaria può condurre sull’effettività del trasferimento: se il trasferimento risulta fittizio, con il centro effettivo di direzione ancora radicato in Italia, la responsabilità può essere fatta valere direttamente nei confronti di chi ha svolto il ruolo di amministratore, anche dopo la cancellazione formale dal registro delle imprese.

Le 5 finestre critiche

In tutta questa cronologia esistono cinque momenti in cui agire o non agire cambia in modo decisivo l’esito finale. Vale la pena isolarli, perché sono i punti su cui una strategia legale ben costruita concentra le proprie energie.

1. Le prime 48 ore dalla ricezione della segnalazione, quando si decide se e come la comunicazione raggiunge davvero tutti gli amministratori esteri: un errore qui compromette la legittimità di ogni delibera successiva.
2. Il giorno della convocazione del consiglio, che deve avvenire con modalità e tempi adeguati alla composizione internazionale del board, pena il rischio di vizi che riaprono l’intera procedura.
3. Il trentesimo giorno dalla segnalazione, termine ultimo per la risposta formale all’organo di controllo: superarlo senza un piano concreto è la finestra che pesa di più in ogni valutazione successiva di responsabilità.
4. Il momento della scelta tra composizione negoziata e gestione autonoma della crisi, perché una volta imboccata una strada, tornare indietro comporta perdite di tempo che la crisi, quasi sempre, non perdona.
5. Il momento della notifica di un eventuale atto giudiziario agli amministratori esteri, in cui la corretta attivazione dei canali internazionali determina se e quando quegli amministratori potranno effettivamente difendersi nel merito.

Le domande sul tempo

Sono già passati venticinque giorni dalla segnalazione: possiamo ancora rispondere in tempo? Sì, fino al trentesimo giorno la risposta è pienamente valida; oltre quel termine resta comunque possibile rispondere, ma la tempestività non potrà più essere invocata a proprio favore nella stessa misura.

Quanto dura in tutto una composizione negoziata della crisi avviata dopo una segnalazione di irregolarità? Il termine base è di 180 giorni dall’apertura, prorogabile una sola volta su richiesta motivata; nella prassi, le trattative che si concludono con un accordo richiedono mediamente 4-6 mesi.

Se uno degli amministratori esteri non è mai stato correttamente informato della segnalazione, la delibera del consiglio è comunque valida? Dipende dalle circostanze concrete e dalle previsioni statutarie: una convocazione irregolare può essere motivo di contestazione della delibera, ma la valutazione va condotta caso per caso, verificando se l’amministratore ha comunque avuto conoscenza effettiva e la possibilità di partecipare.

Quanto tempo ha un socio di minoranza per presentare una denuncia ex articolo 2409 dopo aver appreso dell’inerzia del consiglio? La legge non fissa un termine di decadenza specifico, ma richiede che le irregolarità denunciate siano attuali al momento della denuncia: attendere troppo a lungo, quando le irregolarità sono nel frattempo cessate, può privare la denuncia del suo presupposto.

Quanto tempo richiede la notifica di un atto giudiziario a un amministratore che non è mai stato residente in Italia? I tempi variano molto in base al paese di destinazione e al canale utilizzato — diplomatico-consolare, regolamenti europei sulle notificazioni transfrontaliere, convenzioni internazionali — ma nella prassi si tratta di alcuni mesi, sensibilmente più lunghi rispetto ai tempi di una notifica interna.

Le pronunce che scandiscono la procedura

Sulla decorrenza e sugli effetti della segnalazione ex articolo 25-octies. Le indicazioni della Relazione dell’Ufficio del Massimario della Cassazione (relazione n. 10/2025) hanno chiarito che il beneficio dell’attenuazione di responsabilità collegato alla tempestiva segnalazione si applica solo in caso di segnalazione dello stato di crisi, e non anche di insolvenza già conclamata, perché quest’ultima è considerata di per sé tardiva rispetto agli obiettivi della norma: un principio che deve orientare l’organo di controllo a segnalare il prima possibile, senza attendere l’aggravarsi della situazione.

Sull’obbligo di adeguati assetti organizzativi come presupposto della gestione della crisi. <cite index=”9-1″>La Cassazione, con la pronuncia n. 36365 del 2021, ha stabilito che grava sull’imprenditore, anche collettivo, l’obbligo di istituire un assetto adeguato in vista del raggiungimento dell’obiettivo economico e della continuità aziendale</cite>, in coerenza con l’articolo 41 della Costituzione: un principio ripreso e applicato dal Tribunale di Catanzaro il 6 febbraio 2024, che ha qualificato l’assenza di adeguati assetti come una grave irregolarità gestoria, tanto più significativa nelle società che non si trovano ancora formalmente in stato di crisi, proprio per la funzione preventiva di questi assetti.

Sulla legittimazione dei soci a intervenire per carenze organizzative. Il Tribunale di Venezia, con decreto del 26 agosto 2025, ha riconosciuto che, ove emergano carenze organizzative tali da esporre l’impresa a rischi gestionali o patrimoniali, anche il socio può attivarsi per sollecitare l’adozione delle misure correttive necessarie, ampliando così gli strumenti di reazione disponibili a fronte dell’inerzia del consiglio.

Sui presupposti della denuncia per gravi irregolarità ex articolo 2409 c.c. Il Tribunale di Catanzaro, con la pronuncia del 1° agosto 2025 n. 66/2025, ha ribadito che oggetto della denuncia possono essere soltanto le gravi irregolarità compiute dagli amministratori in violazione dei loro doveri, e non le censure di mera opportunità o convenienza delle scelte gestionali, dovendo l’irregolarità presentare un carattere potenzialmente dannoso per il patrimonio sociale.

Sulla natura non decisoria dei provvedimenti ex articolo 2409. La Cassazione, con l’ordinanza n. 16468 del 13 giugno 2024, ha confermato che i provvedimenti resi sulla denuncia di irregolarità nella gestione, anche quando comportano la nomina di un amministratore giudiziario con revoca di quello in carica, sono privi di decisorietà in senso proprio, con la conseguenza che la decisione della Corte d’appello sul reclamo non è impugnabile con ricorso straordinario per cassazione, salvo che per la parte relativa alle spese processuali.

Sulla legge applicabile alla responsabilità degli amministratori di società controllate estere. Il Tribunale di Venezia, con la sentenza del 29 novembre 2024 n. 4326/2024, ha chiarito che l’azione di responsabilità promossa dal socio nei confronti dell’amministratore di una società controllata costituita e avente sede all’estero può essere incardinata davanti al giudice italiano quando l’evento dannoso si è verificato in Italia, secondo i criteri del Regolamento UE n. 1215/2012, ma resta regolata, nel merito, dalla lex societatis individuata ai sensi dell’articolo 25 della legge n. 218 del 1995.

Sul trasferimento della sede sociale all’estero e la responsabilità sussidiaria degli amministratori. La Cassazione, sezione tributaria, con l’ordinanza n. 29575 del 7 novembre 2025, ha affermato che il trasferimento della sede sociale all’estero non equivale automaticamente a estinzione della società ai sensi dell’articolo 2495 del codice civile, e quindi non fa scattare di per sé la responsabilità sussidiaria degli amministratori per i debiti tributari, salvo che il trasferimento risulti fittizio e il centro effettivo di direzione resti radicato in Italia.

Sulla responsabilità dell’amministratore di fatto in presenza di società-schermo trasferita all’estero. Una recente pronuncia della Cassazione (n. 30638/2025) ha ribadito che, quando la cancellazione della società per trasferimento della sede all’estero risulta fittizia, la responsabilità tributaria può essere fatta valere direttamente nei confronti di chi ha svolto il ruolo di amministratore, prima formale e poi di fatto, anche dopo la cancellazione dal registro delle imprese.

Sulla notifica agli amministratori e ai contribuenti mai residenti in Italia. La Cassazione, con la sentenza n. 22271 del 6 agosto 2024, ha affermato un principio significativo: per il soggetto che non ha mai avuto residenza o sede in Italia, non si applicano i criteri “ordinari” di notifica previsti dall’articolo 60 del D.P.R. 600/1973, dovendo l’amministrazione attivare i canali diplomatico-consolari, a pena di invalidità della notifica stessa — un principio estensibile, per analogia di ratio, a ogni ipotesi in cui occorra notificare atti a un amministratore mai stato residente in Italia.

Sulla notifica al soggetto che si è trasferito all’estero solo di recente. La Cassazione, con l’ordinanza n. 5576 del 3 marzo 2025, ha invece chiarito che resta valida la notifica eseguita presso l’ultimo domicilio italiano quando non è ancora decorso il termine dilatorio di trenta giorni dall’aggiornamento anagrafico della residenza estera, a conferma che la disciplina delle notifiche transfrontaliere cambia radicalmente a seconda che il destinatario sia sempre stato all’estero o vi si sia trasferito solo di recente.

Sui doveri di vigilanza dell’organo di controllo e i limiti della responsabilità solidale. La giurisprudenza di legittimità ha più volte chiarito che il dovere di vigilanza dei sindaci, pur non richiedendo l’individuazione di specifici comportamenti in contrasto con la corretta amministrazione, non può tradursi in una responsabilità oggettiva: resta necessario che i sindaci non abbiano rilevato una violazione macroscopica o non abbiano reagito di fronte ad atti di dubbia legittimità, un principio che orienta anche la valutazione della diligenza richiesta al consiglio nella gestione della segnalazione ricevuta.

Cosa può fare lo Studio Monardo

Nella gestione di una comunicazione di irregolarità rivolta a un consiglio di amministrazione con componenti esteri, lo Studio Monardo interviene alla tappa in cui il consiglio si trova, con strumenti calibrati sul momento della cronologia:

1. Verifica immediata della corretta ricezione della segnalazione da parte di tutti i componenti del consiglio, incluso il controllo dei canali di notifica utilizzati verso gli amministratori esteri e delle previsioni statutarie applicabili.
2. Assistenza nella convocazione e nella verbalizzazione del consiglio, con predisposizione delle modalità di partecipazione a distanza idonee a resistere a future contestazioni di vizio della delibera.
3. Redazione della risposta formale all’organo di controllo entro il termine di trenta giorni previsto dall’articolo 25-octies, costruita per reggere anche in un eventuale successivo giudizio di responsabilità.
4. Predisposizione dell’istanza di composizione negoziata della crisi, se sei al giorno 0-30 della cronologia, con l’obiettivo di avviare le trattative con i creditori nel modo più tempestivo possibile.
5. Gestione delle trattative con banche e creditori nella composizione negoziata, se sei nella fase intermedia della procedura, coordinando le posizioni di tutti gli amministratori, compresi quelli esteri.
6. Difesa nel procedimento ex articolo 2409 c.c., se sei già stato raggiunto da una denuncia dei soci di minoranza, contestando nel merito l’attualità e la gravità delle irregolarità denunciate.
7. Verifica della validità delle notifiche internazionali ricevute dagli amministratori esteri, contestando le notifiche eseguite in violazione dei canali diplomatico-consolari quando il destinatario non è mai stato residente in Italia.
8. Assistenza nell’eventuale azione di responsabilità, se la vicenda è arrivata a questo stadio, curando sia i profili di merito sulla condotta gestoria sia i profili processuali di giurisdizione e legge applicabile propri delle situazioni transfrontaliere.
9. Coordinamento con i profili bancari e tributari collegati alla struttura societaria, quando la crisi si intreccia con esposizioni verso più istituti di credito o con questioni di residenza fiscale della società o degli amministratori.
10. Continuità della strategia difensiva dall’analisi iniziale fino all’eventuale giudizio di Cassazione, con lo stesso impianto difensivo mantenuto coerente in ogni grado.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

In una materia come questa, dove la comunicazione di irregolarità apre un percorso che può condurre tanto a un risanamento negoziato quanto a un contenzioso di responsabilità, pesa in modo particolare la qualifica di Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021: è questa la competenza che consente di condurre le trattative con i creditori nella fase più delicata della crisi, tenendo insieme gli interessi della società, quelli dell’organo di controllo e la posizione di ciascun amministratore, compresi quelli residenti fuori dall’Italia. A questa competenza si affianca la continuità della strategia difensiva dall’analisi iniziale della segnalazione fino all’eventuale ultimo grado di giudizio, e il lavoro coordinato di uno staff che unisce avvocati e commercialisti sullo stesso fascicolo, senza soluzione di continuità tra il profilo giuridico e quello economico-finanziario della vicenda.

Un approfondimento necessario: perché un consiglio con componenti esteri corre rischi diversi da un consiglio interamente italiano

Vale la pena fermarsi un momento su un aspetto che attraversa l’intera cronologia descritta finora: la ragione per cui la presenza di amministratori esteri nel consiglio non è un dettaglio anagrafico, ma un fattore che cambia realmente il modo in cui la comunicazione di irregolarità deve essere gestita. Ci sono almeno quattro ordini di problemi che si sommano l’uno all’altro, ed è utile isolarli con chiarezza prima di riprendere la cronologia.

Il primo problema è quello della lingua e della comprensione effettiva del contenuto della segnalazione. Una comunicazione di irregolarità è un atto tecnico, spesso corredato da riferimenti a indici di allerta, a squilibri patrimoniali, a proiezioni di cassa a sei-dodici mesi: se l’amministratore estero non ha piena padronanza della lingua italiana, la sola trasmissione formale dell’atto non garantisce che quell’amministratore abbia realmente compreso la portata di quanto gli viene comunicato. Questo non esonera l’amministratore dai propri doveri, ma incide sulla velocità con cui il consiglio può arrivare a una posizione condivisa, e quindi sulla effettiva possibilità di rispettare il termine di trenta giorni.

Il secondo problema riguarda la prova della conoscenza effettiva dell’atto. La regolarità di una delibera consiliare dipende in larga misura dalla dimostrazione che tutti gli amministratori sono stati messi in condizione di partecipare alla discussione. Quando la convocazione avviene tramite un canale che l’amministratore estero controlla solo saltuariamente, il rischio di contestazioni successive aumenta in modo significativo, ed è un rischio che si materializza tipicamente non nell’immediato, ma mesi dopo, quando la delibera di risposta alla segnalazione viene esaminata in un eventuale giudizio di responsabilità.

Il terzo problema è quello della giurisdizione e della legge applicabile, che entra in gioco soprattutto quando la vicenda evolve verso un contenzioso. Se la società italiana fa parte di un gruppo con una capogruppo estera, o se uno degli amministratori è al tempo stesso amministratore di una società controllata costituita all’estero, le regole che stabiliscono quale giudice sia competente e quale legge si applichi al merito della responsabilità non sono affatto scontate.

Il quarto problema, infine, è quello della notifica degli atti, sia nella fase endosocietaria sia nella fase eventualmente giudiziale. Come si vedrà, la disciplina delle notifiche a soggetti residenti all’estero è profondamente diversa da quella ordinaria, e un errore in questa fase può avere conseguenze che si ripercuotono sull’intero esito della vicenda.

Tenere separati questi quattro profili, e affrontarli con gli strumenti giuridici appropriati fin dal giorno 0, è ciò che distingue una gestione efficace di una comunicazione di irregolarità da una gestione che si limita a “rispondere alla lettera” senza cogliere la complessità reale della situazione.

Il ruolo dell’organo di controllo di fronte a un consiglio con componenti esteri

Comprendere i doveri dell’organo di controllo aiuta il consiglio a calibrare correttamente la propria risposta. Il collegio sindacale, il sindaco unico o il revisore legale non hanno il compito di sostituirsi agli amministratori nella gestione della crisi: il loro compito si esaurisce nella segnalazione motivata e nella successiva vigilanza sull’andamento delle trattative, restando fermo il dovere generale di vigilanza previsto dall’articolo 2403 del codice civile.

Questo significa che l’organo di controllo non può imporre al consiglio una determinata soluzione, ma può, e anzi deve, valutare se le iniziative intraprese sono adeguate rispetto alla gravità della situazione. Quando il consiglio ha componenti esteri, l’organo di controllo si trova spesso a dover valutare anche la tempestività e la correttezza del processo decisionale interno: se rileva che la risposta è stata elaborata senza il reale coinvolgimento di tutti gli amministratori, può legittimamente considerare questo elemento come un ulteriore indizio di inadeguatezza degli assetti organizzativi, aprendo la strada a segnalazioni successive più stringenti.

Va inoltre ricordato che l’organo di controllo, per beneficiare dell’attenuazione di responsabilità prevista dalla legge, deve rispettare a sua volta un termine: la segnalazione è considerata tempestiva se interviene entro sessanta giorni dalla conoscenza dei presupposti di crisi. La relazione tra organo amministrativo e organo di controllo in questa fase non è di reciproca ostilità, ma di reciproca necessità di documentare correttamente il proprio operato.

Le forme di partecipazione a distanza: cosa prevede lo statuto e cosa succede se non lo prevede

Uno degli aspetti più concretamente rilevanti riguarda le modalità con cui gli amministratori esteri possono partecipare validamente alla riunione che delibera sulla risposta alla segnalazione. La maggior parte degli statuti prevede oggi la possibilità di intervenire mediante mezzi di telecomunicazione, purché siano garantite l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione effettiva alla discussione e la possibilità di visionare, ricevere o trasmettere documenti.

Quando lo statuto non prevede espressamente questa possibilità, o la disciplina in modo ambiguo, il consiglio si trova di fronte a un bivio: interpretare estensivamente le clausole esistenti, rischiando una successiva contestazione di validità della delibera, oppure convocare un’assemblea straordinaria per modificare lo statuto prima di procedere, soluzione più prudente sul piano formale ma che consuma tempo prezioso proprio mentre il termine di trenta giorni sta già scorrendo. Nella pratica, la soluzione più efficace è quasi sempre procedere con la videoconferenza anche in presenza di clausole statutarie non del tutto esplicite, purché si documenti con precisione, nel verbale, che tutti gli amministratori hanno potuto partecipare attivamente: è questo elemento sostanziale, più della formulazione letterale dello statuto, a essere normalmente decisivo in caso di successiva contestazione.

Un punto ulteriore riguarda la lingua di redazione del verbale e della documentazione trasmessa agli amministratori esteri: se la società opera in un contesto internazionale, è buona prassi accompagnare la documentazione italiana con una sintesi nella lingua dell’amministratore estero, proprio per rafforzare la prova che quest’ultimo ha avuto piena contezza del contenuto degli atti su cui è stato chiamato a deliberare.

Il rapporto tra la comunicazione di irregolarità e gli obblighi di adeguati assetti organizzativi

Un filo conduttore che attraversa l’intera materia è il rapporto tra la comunicazione di irregolarità e l’obbligo, previsto dall’articolo 2086, secondo comma, del codice civile, di istituire assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della tempestiva rilevazione della crisi. Questo obbligo non nasce con la segnalazione: preesiste ad essa, ed è proprio la sua eventuale violazione a rendere più probabile che l’organo di controllo debba, a un certo punto, attivare la segnalazione stessa.

Per un consiglio con componenti esteri, l’adeguatezza degli assetti organizzativi comprende necessariamente anche l’adeguatezza dei meccanismi che garantiscono la piena partecipazione di tutti gli amministratori alle decisioni strategiche, inclusa la gestione delle situazioni di crisi. Un consiglio che tiene di fatto ai margini gli amministratori non italiani nella gestione delle situazioni più delicate espone la società a un doppio rischio: da un lato l’invalidità delle delibere assunte senza il loro reale coinvolgimento, dall’altro la possibile qualificazione di questa prassi come essa stessa un sintomo di assetti organizzativi inadeguati.

È per questo che la gestione della comunicazione di irregolarità non dovrebbe mai essere vista come un episodio isolato, ma come il banco di prova di un sistema di governance che, se la società opera con amministratori dislocati in più paesi, deve essere stato pensato con attenzione fin dal momento della nomina del consiglio, con procedure chiare su come e in quanto tempo ogni comunicazione rilevante deve raggiungere ciascun componente, indipendentemente dal luogo di residenza.

Composizione negoziata della crisi e componenti estere del consiglio: profili operativi

Quando il consiglio decide di percorrere la strada della composizione negoziata della crisi, la presenza di amministratori esteri incide anche sulla concreta gestione delle trattative con l’esperto indipendente nominato dalla commissione. L’esperto, nel condurre gli incontri con l’imprenditore e con i creditori, deve poter interloquire con l’intero organo amministrativo: questo comporta la necessità di organizzare gli incontri con modalità che consentano la partecipazione di tutti, calendarizzando le sessioni in orari compatibili con i diversi fusi orari coinvolti, e assicurando che la documentazione predisposta per l’esperto sia comprensibile e condivisa da tutto il board.

Un aspetto che merita attenzione riguarda la responsabilità dell’imprenditore durante le trattative: la legge richiede che l’imprenditore fornisca all’esperto una rappresentazione veritiera e completa della situazione, e questo dovere grava sull’intero organo amministrativo, non solo su chi materialmente cura i rapporti con l’esperto. Un consiglio con componenti esteri deve quindi assicurarsi che tutti gli amministratori siano informati dell’andamento delle trattative, perché in caso di esito negativo la condotta tenuta durante le trattative viene valutata anche ai fini della responsabilità personale di ciascun amministratore, incluso chi non ha partecipato attivamente agli incontri operativi.

Va inoltre segnalato che, durante la composizione negoziata, l’imprenditore può chiedere al tribunale l’applicazione di misure protettive del patrimonio, che sospendono temporaneamente le azioni esecutive dei creditori: anche questa richiesta, e la sua gestione nel corso delle trattative, deve essere condivisa con tutti gli amministratori, perché incide direttamente sulla responsabilità gestoria dell’intero consiglio.

Quando la denuncia ex articolo 2409 riguarda specificamente la gestione della componente estera del gruppo

Un caso particolare è quello in cui la denuncia dei soci di minoranza non riguarda genericamente l’inerzia del consiglio rispetto alla segnalazione di crisi, ma contesta specificamente le modalità con cui la componente estera del gruppo societario è stata gestita: per esempio, quando si sospetta che risorse siano state trasferite verso una controllata estera in pregiudizio dei creditori della società italiana, o che decisioni pregiudizievoli siano state imposte dalla capogruppo estera.

In questi casi, il socio di minoranza della società controllante non è legittimato ad agire direttamente per la revoca degli amministratori della società controllata estera, essendo estraneo alla compagine sociale di quest’ultima: il rimedio disponibile è agire nei confronti dell’organo amministrativo della società di cui è socio, contestando come grave irregolarità gestoria l’eventuale esecuzione di direttive pregiudizievoli impartite dalla capogruppo. È un profilo tecnico che richiede un’analisi attenta della struttura del gruppo, delle deleghe interne e della catena di responsabilità tra i diversi organi amministrativi coinvolti.

Il fattore feriale: come incide la sospensione di agosto sui termini di questa procedura

Un ultimo elemento pratico riguarda l’incidenza della sospensione feriale dei termini processuali sulla cronologia descritta in questo articolo. Il termine di trenta giorni previsto dall’articolo 25-octies per la risposta dell’organo amministrativo è un termine di natura sostanziale, endosocietaria, e non un termine processuale in senso stretto: non beneficia, salvo diversa indicazione, della sospensione feriale che si applica invece ai termini dei procedimenti giudiziari, come quello instaurato con la denuncia ex articolo 2409 c.c.

La sospensione feriale copre esclusivamente il periodo dal 1° al 31 agosto, e si applica ai termini processuali propriamente detti: se una denuncia ex articolo 2409 viene depositata a fine luglio, i termini per la fissazione dell’udienza e per gli eventuali adempimenti processuali successivi si allungano di conseguenza, ma il termine di trenta giorni per la risposta alla segnalazione, se cade proprio in questo periodo, continua a decorrere normalmente, perché non ha natura processuale. Il consiglio non può contare su un “congelamento estivo” della propria situazione solo perché la segnalazione è arrivata a luglio o è ricaduta, per una parte del suo decorso, nel mese di agosto.

Le altre segnalazioni che possono sommarsi a quella dell’organo di controllo

La segnalazione dell’organo di controllo, disciplinata dall’articolo 25-octies del Codice della crisi, non è l’unico strumento di allerta previsto dal sistema. Il Codice prevede, negli articoli successivi, anche le segnalazioni dei creditori pubblici qualificati (articolo 25-novies) — tipicamente l’Agenzia delle Entrate, l’INPS e l’Agenzia delle Entrate-Riscossione, quando l’esposizione debitoria supera determinate soglie — e gli obblighi di comunicazione a carico di banche e intermediari finanziari (articolo 25-decies), quando questi ultimi comunicano al cliente affidato variazioni, revisioni o revoche degli affidamenti in essere. Per un consiglio con componenti esteri, il rischio concreto è che queste diverse segnalazioni arrivino in momenti ravvicinati ma non coordinati tra loro, ciascuna con la propria decorrenza e i propri termini di risposta, generando una sovrapposizione di scadenze che un sistema di governance poco strutturato rischia di non gestire correttamente.

È quindi importante, fin dal momento in cui arriva la prima segnalazione — quale che sia la sua fonte — verificare se la società ha già ricevuto, o rischia di ricevere a breve, comunicazioni analoghe da altri soggetti qualificati: un’esposizione rilevante verso l’Erario o verso l’INPS, o una revoca di affidamenti bancari, sono spesso il segnale che la crisi patrimoniale sottostante è più avanzata di quanto la sola segnalazione dell’organo di controllo lasci intendere, e che la finestra temporale a disposizione del consiglio per intervenire con efficacia si sta restringendo più rapidamente del previsto.

Checklist operativa per il consiglio nei primi trenta giorni

Per un consiglio che riceve una comunicazione di irregolarità e ha componenti esteri, è utile fissare un percorso operativo minimo, da seguire nell’ordine, per non perdere tempo prezioso:

• Giorno 0-1: verifica formale dei canali attraverso cui la segnalazione è stata trasmessa a ciascun amministratore, con richiesta di conferma di ricezione a ciascuno, incluso chi risiede all’estero.
• Giorno 1-3: convocazione del consiglio, con indicazione esplicita delle modalità di partecipazione a distanza e verifica preventiva della compatibilità tecnica per tutti i componenti.
• Giorno 3-10: raccolta della documentazione contabile e finanziaria necessaria a valutare la reale entità della crisi, condivisa con tutti gli amministratori in forma comprensibile.
• Giorno 10-15: prima riunione consiliare, con delibera sulla linea strategica da seguire, verbalizzata con cura particolare per attestare la partecipazione effettiva di ciascun componente.
• Giorno 15-25: predisposizione della documentazione necessaria alla scelta compiuta — istanza di composizione negoziata, piano di risanamento autonomo, o altra misura — con il coinvolgimento di un professionista che curi anche i profili di validità formale delle delibere assunte.
• Giorno 25-30: trasmissione della risposta formale all’organo di controllo, con prova dell’avvenuta ricezione da parte di quest’ultimo.

Questo percorso, se rispettato, riduce in modo significativo il rischio che la componente estera del consiglio diventi il punto debole dell’intera procedura, e costituisce al tempo stesso la migliore prova, in caso di contestazioni future, che il consiglio ha gestito la situazione con la diligenza richiesta dalla legge.

Le domande sul tempo, seconda parte

Se la società fa parte di un gruppo con capogruppo estera, i termini della segnalazione riguardano anche quest’ultima? No: la segnalazione ex articolo 25-octies riguarda l’organo amministrativo della singola società che presenta i presupposti di crisi; tuttavia, se le decisioni della capogruppo incidono sulla gestione della crisi della controllata italiana, questo elemento può rilevare ai fini della responsabilità degli amministratori della controllata, che restano comunque tenuti a rispondere autonomamente alla segnalazione ricevuta nei tempi previsti.

Quanto tempo ha la società per attivare misure protettive del patrimonio nel corso della composizione negoziata? Le misure protettive possono essere richieste al tribunale contestualmente al deposito dell’istanza di composizione negoziata o anche successivamente, nel corso delle trattative; una volta concesse, restano efficaci per la durata stabilita dal giudice, salvo proroghe motivate legate all’andamento delle trattative stesse.

Se un amministratore estero si dimette subito dopo la ricezione della segnalazione, questo lo esonera da responsabilità? Non automaticamente: le dimissioni interrompono la responsabilità per la gestione futura, ma non cancellano l’eventuale responsabilità per le condotte già tenute, incluso il modo in cui l’amministratore ha reagito, o non ha reagito, alla segnalazione ricevuta prima delle dimissioni stesse.

Il coordinamento tra profili bancari, tributari e societari quando il consiglio è internazionale

Nella maggior parte dei casi concreti, la comunicazione di irregolarità non nasce isolata: è la conseguenza di uno squilibrio che si è manifestato su più fronti contemporaneamente — tensioni con il sistema bancario, esposizioni verso l’Erario, difficoltà nei rapporti con i fornitori — e che l’organo di controllo ha semplicemente formalizzato attraverso la segnalazione. Per un consiglio con componenti esteri, questo significa che la risposta alla segnalazione non può limitarsi a un intervento di natura puramente societaria, ma deve necessariamente coordinarsi con un’analisi che tenga conto della posizione della società rispetto a ciascuno di questi fronti.

Sul versante bancario, la presenza di amministratori esteri può complicare il dialogo con gli istituti di credito, soprattutto quando le linee di affidamento sono state concesse anche sulla base di garanzie personali prestate dagli amministratori stessi: in questi casi, ogni iniziativa di rinegoziazione dei fidi richiede il coinvolgimento diretto di tutti i garanti, indipendentemente dal luogo di residenza, e i tempi di raccolta delle firme e delle autorizzazioni necessarie si allungano di conseguenza. Sul versante tributario, quando la struttura societaria prevede rapporti con controllate o collegate estere, occorre verificare con attenzione se la crisi patrimoniale della società italiana sia in qualche modo collegata a fenomeni di pianificazione fiscale internazionale che l’amministrazione finanziaria potrebbe in futuro contestare, un profilo che richiede competenze specialistiche in diritto tributario internazionale, distinte da quelle proprie del diritto della crisi d’impresa mainstream.

È proprio in ragione di questa necessaria interazione tra profili diversi che la gestione di una comunicazione di irregolarità rivolta a un consiglio con componenti esteri trae beneficio da un approccio che unisca, sotto un’unica regia, le competenze bancarie, tributarie e societarie, evitando che la società debba rivolgersi a più professionisti scoordinati tra loro, con il rischio di ricevere indicazioni non allineate proprio nel momento in cui la coerenza della strategia complessiva è più necessaria.

Un ultimo profilo: la responsabilità penale eventualmente collegata all’inerzia prolungata

Sebbene la materia trattata in questo articolo riguardi prevalentemente i profili civilistici della responsabilità gestoria, è opportuno segnalare, senza addentrarsi in un’analisi che esula dall’oggetto specifico di questa guida, che un’inerzia prolungata di fronte a una segnalazione di crisi, se sfocia in un aggravamento del dissesto che porta la società fino all’insolvenza conclamata e a una successiva procedura concorsuale, può assumere rilievo anche sul piano penale, in particolare con riferimento alle fattispecie di bancarotta semplice o, nei casi più gravi, di bancarotta per effetto di operazioni dolose che abbiano cagionato o aggravato il dissesto. Questo profilo riguarda tutti gli amministratori, inclusi quelli esteri, che possono essere chiamati a risponderne davanti al giudice penale italiano quando la società fallita, o assoggettata a liquidazione giudiziale, ha sede in Italia, indipendentemente dal luogo di residenza dell’amministratore.

Anche per questo motivo, la gestione tempestiva e documentata della comunicazione di irregolarità fin dal giorno 0 non è soltanto una questione di prudenza gestionale, ma costituisce spesso l’elemento che, in un eventuale procedimento successivo, permette di dimostrare che il consiglio ha agito con la diligenza richiesta, distinguendo nettamente la propria condotta da quella di chi ha lasciato che la crisi si aggravasse per pura inerzia.

Sintesi del percorso e prossimi passi

Ricapitolando l’intera cronologia: dal giorno 0 della ricezione della segnalazione, il consiglio con componenti esteri ha davanti a sé una finestra di trenta giorni per costruire e formalizzare una risposta adeguata, un compito reso più complesso, ma non impossibile, dalla necessità di coinvolgere realmente tutti gli amministratori nella decisione. Superata questa prima fase, la strada si biforca tra la composizione negoziata della crisi, che offre uno strumento cooperativo e assistito per il risanamento, e il rischio di un contenzioso — sia esso una denuncia ex articolo 2409 c.c. o, nei casi più gravi, un’azione di responsabilità — che richiede una difesa costruita su misura per i profili di giurisdizione, legge applicabile e notifica internazionale propri di ogni situazione con componenti estere.

In ciascuna di queste fasi, il fattore che fa davvero la differenza è la rapidità con cui il consiglio comprende la portata della segnalazione ricevuta e organizza una risposta strutturata, evitando che la complessità organizzativa di un board internazionale si trasformi in un ostacolo insormontabile proprio nel momento in cui la legge chiede la massima tempestività.

Le domande sul tempo, terza parte: casi limite frequenti nella pratica

Cosa succede se la segnalazione viene inviata durante un periodo in cui il consiglio è temporaneamente incompleto, per esempio dopo le dimissioni di un amministratore estero non ancora sostituito? Il termine di trenta giorni continua comunque a decorrere: l’eventuale incompletezza del consiglio non sospende l’obbligo di risposta, e gli amministratori rimasti in carica devono attivarsi con i poteri e i mezzi a loro disposizione, provvedendo se necessario alla cooptazione di un nuovo componente con la massima celerità compatibile con le regole statutarie.

Se la società ha un amministratore delegato italiano e un consiglio di amministrazione con soli membri non esecutivi residenti all’estero, chi risponde materialmente alla segnalazione? La risposta formale deve provenire dall’organo amministrativo nel suo complesso, secondo le regole di rappresentanza previste dallo statuto; l’amministratore delegato può curare gli aspetti operativi e la redazione materiale della risposta, ma la decisione sulla linea strategica da adottare richiede, salvo deleghe specifiche legittimamente attribuite, il coinvolgimento dell’intero consiglio, inclusi i componenti non esecutivi residenti fuori dall’Italia.

È possibile ottenere una proroga del termine di trenta giorni previsto dall’articolo 25-octies? La norma non prevede espressamente un meccanismo di proroga: il termine è fissato dall’organo di controllo al momento della segnalazione, entro il limite massimo di trenta giorni, e un’eventuale richiesta di proroga rivolta all’organo di controllo stesso non ha effetto automatico, restando affidata alla valutazione discrezionale di quest’ultimo, che potrà comunque tenerne conto nel valutare la complessiva diligenza dimostrata dal consiglio.

Se il consiglio decide di attivare la composizione negoziata ma uno degli amministratori esteri si oppone alla scelta, cosa succede? La decisione di presentare l’istanza di composizione negoziata è una decisione gestoria che segue le regole ordinarie di formazione della volontà collegiale previste dallo statuto: se la maggioranza richiesta si forma validamente, l’istanza può essere presentata anche in presenza del dissenso di uno o più amministratori, che potranno far constare la propria posizione a verbale, un elemento che può assumere rilievo ai fini della loro personale responsabilità in relazione alle scelte successivamente compiute dalla maggioranza del consiglio.

Con questo quadro complessivo, la gestione di una comunicazione di irregolarità in un consiglio di amministrazione con componenti esteri risulta un percorso impegnativo ma affrontabile, a condizione di muoversi con la consapevolezza dei tempi e delle regole proprie di ciascuna tappa, senza lasciare che le complessità organizzative di una governance internazionale si traducano in occasioni perdute.

Chiusura: il tempo è la risorsa più preziosa del consiglio, ed è quella che si spreca più facilmente

Il tempo è la risorsa più preziosa del debitore, ed è anche quella più sprecata, soprattutto quando la governance della società è distribuita su più paesi e ogni comunicazione rischia di perdersi tra fusi orari, lingue diverse e statuti che non hanno previsto con sufficiente chiarezza come gestire l’urgenza. Una comunicazione di irregolarità indirizzata a un consiglio di amministrazione con componenti esteri non è, di per sé, un evento più grave di quello che colpirebbe un consiglio interamente italiano: è però un evento che richiede una gestione più attenta della cronologia, perché ogni giorno perso nella notifica, nella convocazione o nella formazione della delibera si somma agli altri, riducendo il margine reale entro cui la legge consente di reagire.

Lo Studio Monardo è specializzato proprio in questo tipo di vicende perché unisce, in un’unica regia, le competenze necessarie a muoversi su ciascuno dei fronti che una comunicazione di irregolarità può aprire: la trattativa con i creditori attraverso la qualifica di Esperto Negoziatore della crisi d’impresa, la continuità della strategia difensiva fino in Cassazione, e il coordinamento di uno staff multidisciplinare abituato a lavorare su strutture societarie complesse, anche quando la componente estera del consiglio rende ogni tappa della procedura più delicata da gestire.

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