Questo articolo raccoglie, in forma di domande e risposte, i quesiti che riceviamo più spesso da chi si trova tra le mani una comunicazione di irregolarità dell’Agenzia delle Entrate riferita a spese non documentate: oneri deducibili o detraibili indicati in dichiarazione — spese sanitarie, interessi sul mutuo, ristrutturazioni, spese universitarie, contributi previdenziali — che il controllo automatizzato o formale non ha trovato “coperti” da prova documentale sufficiente. Il contesto normativo è quello degli articoli 36-bis e 36-ter del D.P.R. 600/1973: il primo attiva un controllo automatizzato sui dati già in possesso dell’Agenzia, il secondo un controllo formale che richiede l’esibizione di documenti a supporto di quanto dichiarato. In entrambi i casi, prima di iscrivere a ruolo qualunque importo, la legge impone all’Agenzia di comunicare l’esito al contribuente, dandogli la possibilità di fornire chiarimenti o correggere l’errore. Non è un atto da ignorare, ma nemmeno un atto da subire senza reagire: la differenza tra le due condotte, quasi sempre, si traduce in centinaia o migliaia di euro di sanzioni evitate o dovute.

Il tema è squisitamente tributario, e non è un caso che affrontarlo richieda competenze specifiche in questa materia: l’Avv. Giuseppe Angelo Monardo coordina uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario, una struttura pensata proprio per gestire in modo coordinato — tra profilo giuridico e profilo contabile-fiscale — le contestazioni che nascono da controlli automatizzati e formali sulle dichiarazioni dei redditi. È questo coordinamento, tra chi legge la norma tributaria e chi ricostruisce i dati contabili, a fare la differenza quando si tratta di dimostrare che una spesa esiste, è inerente e va riconosciuta.

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Cos’è esattamente la comunicazione di irregolarità per spese non documentate?

È l’atto con cui l’Agenzia delle Entrate segnala che uno o più oneri deducibili o detraibili indicati nella dichiarazione dei redditi non risultano supportati da documentazione sufficiente, e propone il recupero dell’imposta corrispondente con sanzioni ridotte se si paga entro un certo termine. Non è un accertamento in senso proprio: è l’esito di un controllo — automatizzato ex art. 36-bis o formale ex art. 36-ter del D.P.R. 600/1973 — che confronta i dati dichiarati con quelli in possesso dell’Amministrazione (fatture elettroniche, Sistema Tessera Sanitaria, comunicazioni bancarie, dati catastali) o con i documenti che il contribuente stesso è chiamato a esibire.

Nel controllo automatizzato (36-bis), l’Agenzia incrocia in via informatica i dati della dichiarazione con quelli già presenti nelle proprie banche dati e con i versamenti effettuati: se una spesa detratta non trova corrispondenza in queste fonti, scatta la segnalazione. Nel controllo formale (36-ter), che riguarda un campione di dichiarazioni selezionate anche a caso, l’Ufficio invita direttamente il contribuente a esibire le fatture, le ricevute, le quietanze e ogni altro documento idoneo a provare la spesa dichiarata; solo dopo aver valutato quanto prodotto (o non prodotto) emette la comunicazione di irregolarità. La distinzione conta perché cambia il momento in cui si può interloquire con l’Ufficio: nel 36-ter il contraddittorio è quasi sempre anticipato, nel 36-bis spesso la prima interlocuzione utile arriva proprio con la comunicazione stessa.

Chi riceve per la prima volta uno di questi atti tende a reagire in uno di due modi opposti, entrambi rischiosi: ignorarlo, confidando che “si risolverà da sé” o che l’importo sia troppo piccolo per meritare attenzione, oppure pagare immediatamente senza verificare se la spesa fosse davvero recuperabile con un minimo di documentazione integrativa. Le domande raccolte in questo articolo nascono proprio dall’esperienza di entrambe queste situazioni, e cercano di offrire, caso per caso, un criterio più razionale per decidere come muoversi.

Chi può riceverla?

Chiunque abbia presentato una dichiarazione dei redditi — modello 730 o Redditi Persone Fisiche — indicando oneri deducibili o detraibili: dipendenti, pensionati, lavoratori autonomi, professionisti. Non è necessario aver commesso un errore consapevole: la comunicazione arriva anche quando la spesa è reale ma la documentazione a supporto è incompleta, illeggibile, intestata a un soggetto diverso da quello che l’ha portata in detrazione, o semplicemente non più reperibile al momento del controllo, che può avvenire anche due o tre anni dopo la presentazione della dichiarazione.

Riceve la comunicazione anche chi si è affidato a un CAF o a un professionista abilitato per la compilazione del modello 730: in questo caso, se il visto di conformità rilasciato dal CAF risulta infedele per colpa dell’intermediario, la responsabilità della sanzione può in parte ricadere su quest’ultimo, ma il recupero dell’imposta e degli interessi resta comunque a carico del contribuente, salvo i casi di dolo o colpa grave dell’intermediario espressamente disciplinati dalla legge.

Entro quando arriva questa comunicazione?

Per il controllo automatizzato (36-bis) non c’è un termine di decadenza rigido codificato allo stesso modo del controllo formale, ma la prassi e la giurisprudenza tendono a collocare l’esito entro l’anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione; per il controllo formale (36-ter) la legge fissa il termine del 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione. Superato questo termine per il 36-ter, l’Ufficio perde il potere di procedere al controllo formale su quella specifica annualità, e l’eventuale comunicazione tardiva è contestabile per decadenza.

Questo significa, in concreto, che una dichiarazione dei redditi presentata nel 2024 (per il periodo d’imposta 2023) può essere sottoposta a controllo formale fino al 31 dicembre 2026. È un arco di tempo lungo, durante il quale è indispensabile conservare tutta la documentazione delle spese dedotte o detratte: buttare le ricevute dopo pochi mesi, convinti che “tanto è passato un anno”, è uno degli errori più frequenti e più costosi.

Che differenza c’è tra controllo automatizzato e controllo formale?

Il controllo automatizzato (art. 36-bis) è una verifica informatica di coerenza interna ed esterna dei dati dichiarati, senza margine di valutazione discrezionale sui documenti; il controllo formale (art. 36-ter) è invece un controllo “a vista” sui documenti, con una richiesta specifica di esibizione che precede quasi sempre la comunicazione finale. Nel primo caso, l’anomalia nasce da un confronto automatico (ad esempio: la spesa sanitaria dichiarata non compare nei dati trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria); nel secondo, l’anomalia nasce dalla mancata o insufficiente risposta a una richiesta di documenti che l’Ufficio ha già inoltrato.

La conseguenza pratica è che nel controllo formale il contribuente ha già avuto, prima della comunicazione di irregolarità, un’occasione per produrre i documenti: se non l’ha sfruttata, o l’ha sfruttata male, la successiva comunicazione difficilmente sarà annullabile per vizio procedurale, mentre resta sempre possibile dimostrare nel merito, anche in questa fase, che la spesa esiste. Nel controllo automatizzato, al contrario, la comunicazione di irregolarità è spesso la prima vera occasione di contraddittorio, e va usata con la massima cura.

Che differenza c’è tra “spesa non documentata” e “spesa indebita o inesistente”?

La spesa non documentata è una spesa realmente sostenuta ma priva, in tutto o in parte, del supporto probatorio richiesto dalla legge; la spesa indebita o inesistente è invece una spesa mai sostenuta, o sostenuta per finalità diverse da quelle dichiarate, portata in detrazione in modo scorretto fin dall’origine. La distinzione non è accademica: cambia radicalmente l’approccio difensivo e il rischio sanzionatorio.

Nel primo caso — quello di gran lunga più frequente nelle comunicazioni di irregolarità — il problema è quasi sempre risolvibile recuperando duplicati, certificazioni integrative o prove indirette del pagamento, perché la spesa esiste realmente e il fatto generatore del diritto alla detrazione si è verificato. Nel secondo caso, la difesa si sposta su un piano diverso, perché non si tratta più di dimostrare un documento mancante ma di contestare, se possibile, la stessa qualificazione della condotta come irregolarità (piuttosto che come dichiarazione infedele), con conseguenze sanzionatorie ben più severe. Distinguere subito in quale delle due situazioni ci si trova è il primo passo di ogni risposta corretta alla comunicazione.

Come devo rispondere alla comunicazione?

Rispondi entro 30 giorni dal ricevimento, tramite CIVIS se la comunicazione è relativa a controllo automatizzato, oppure recandoti presso l’ufficio territoriale competente o tramite PEC se relativa a controllo formale, allegando tutta la documentazione che prova la spesa contestata. Il canale telematico CIVIS (Comunicazioni di Irregolarità e atti dell’esattore) consente di trasmettere direttamente i documenti giustificativi e di ricevere una risposta motivata dall’Ufficio, spesso più rapida della via cartacea.

Se la spesa è effettivamente documentabile, l’obiettivo della risposta è ottenere lo sgravio totale o parziale prima che l’importo venga iscritto a ruolo: a questo punto non si paga nulla, perché l’Ufficio riconosce che l’onere era corretto. Se invece la documentazione è parziale o mancante, conviene valutare se accettare il pagamento con sanzioni ridotte (di regola un terzo di quelle ordinarie per il 36-bis, due terzi per il 36-ter) oppure impostare da subito una difesa più articolata, perché la comunicazione di irregolarità — a differenza di quanto molti credono — è ormai considerata dalla giurisprudenza tributaria un atto autonomamente impugnabile davanti al giudice tributario, quando lesivo di un interesse concreto e attuale del contribuente.

Quali documenti devo raccogliere per giustificare la spesa?

Ogni voce contestata richiede il documento fiscale che l’ha generata (fattura, ricevuta fiscale, scontrino parlante per i farmaci, quietanza di pagamento, certificazione dell’istituto di credito per gli interessi sul mutuo) più, quando richiesto, la prova del pagamento tracciabile e il legame soggettivo tra chi ha sostenuto la spesa e chi l’ha portata in detrazione. Per le spese sanitarie, ad esempio, non basta la fattura: se il pagamento non è avvenuto con mezzo tracciabile (salvo le eccezioni per farmaci e prestazioni presso strutture pubbliche o accreditate), la detrazione può essere negata anche a fronte di una spesa reale.

Per gli oneri legati a familiari a carico occorre anche la prova del vincolo di parentela e della condizione di carico fiscale nell’anno di riferimento; per le spese di ristrutturazione, oltre alle fatture, servono i bonifici “parlanti” con causale conforme e, spesso, la comunicazione di inizio lavori all’ENEA o all’ASL quando dovuta. La regola generale, riconosciuta anche dalla Cassazione in tema di deducibilità dei costi, è che l’onere della prova sull’esistenza, sull’inerenza e sulla coerenza economica della spesa grava sul contribuente: la sola contabilizzazione o l’esibizione di un documento generico, senza riscontri di supporto, non è sufficiente a superare il controllo.

Un consiglio pratico, spesso trascurato, riguarda l’organizzazione della documentazione prima ancora che arrivi una contestazione: conservare le spese suddivise per anno d’imposta e per tipologia di onere, con una copia digitale oltre a quella cartacea, riduce drasticamente il tempo necessario a rispondere quando la comunicazione arriva, e soprattutto evita che un documento smarrito diventi un problema insormontabile a distanza di due o tre anni dalla spesa originaria. Molte contestazioni che sembrano complesse in fase di risposta si rivelano, con un archivio ordinato, questioni di pochi minuti di ricerca.

Cosa succede se non rispondo entro i termini?

Se non rispondi, o non fornisci documentazione idonea, l’Agenzia procede all’iscrizione a ruolo dell’importo con le sanzioni piene (non più ridotte) e gli interessi, e l’atto successivo che riceverai sarà la cartella di pagamento. A quel punto le possibilità di difesa restano aperte — la cartella è un atto autonomamente impugnabile per vizi propri e, in alcuni casi, anche per vizi della comunicazione che l’ha precedeuta — ma si perde definitivamente la finestra delle sanzioni ridotte, che è il vantaggio più concreto offerto dalla fase di controllo automatizzato o formale.

Va inoltre ricordato un principio consolidato: se il controllo formale (36-ter) non è stato preceduto dalla comunicazione dell’esito, la cartella di pagamento successiva è nulla, perché quella comunicazione assolve a una funzione di garanzia e realizza la necessaria interlocuzione tra Amministrazione e contribuente prima dell’iscrizione a ruolo. È un vizio che va sempre verificato, perché capita più spesso di quanto si pensi che l’Ufficio salti questo passaggio o lo notifichi in modo irregolare.

Come funziona il ravvedimento con sanzioni ridotte sull’avviso bonario?

Pagando entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione (60 giorni per particolari categorie e per le comunicazioni emesse dal 2025 in avanti secondo le novità normative più recenti), le sanzioni sono ridotte a un terzo del minimo per il controllo automatizzato e a due terzi per il controllo formale, con la possibilità di rateizzare l’importo dovuto in un numero di rate stabilito in base all’ammontare complessivo. È una riduzione significativa rispetto alle sanzioni ordinarie, che oscillano tra il 25% e il 30% dell’imposta non versata prima delle riduzioni premiali, e diventa la scelta più razionale quando la spesa contestata non è effettivamente documentabile o quando i costi di un contenzioso supererebbero il beneficio atteso.

Posso chiedere la rateizzazione dell’importo dovuto?

Sì: se decidi di pagare quanto richiesto nella comunicazione di irregolarità, puoi rateizzare l’importo in un numero di rate trimestrali che varia in base all’ammontare complessivo dovuto, fino a un massimo di rate previsto dalla normativa vigente per gli importi più elevati; il mancato pagamento anche di una sola rata, oltre una soglia di tolleranza, fa decadere il beneficio e rende immediatamente esigibile l’intero residuo. La rateizzazione in questa fase — quella dell’avviso bonario, prima dell’iscrizione a ruolo — è generalmente più favorevole, in termini di sanzioni applicate, rispetto alla rateizzazione richiesta successivamente sulla cartella di pagamento, perché in quest’ultimo caso le sanzioni sono già state applicate nella misura piena.

Per questo, quando la documentazione a supporto della spesa contestata non è sufficiente e il pagamento risulta la scelta più razionale, conviene quasi sempre attivarsi entro i 30 giorni dalla comunicazione piuttosto che attendere la cartella: non solo per le sanzioni ridotte, ma anche per accedere a condizioni di rateizzazione più favorevoli e per evitare l’aggravio degli interessi di mora che iniziano a decorrere dopo l’iscrizione a ruolo.

E se la spesa è cointestata o sostenuta per un familiare a carico?

Se la spesa risulta cointestata tra più soggetti (ad esempio un mutuo tra coniugi), la detrazione va normalmente ripartita in base alle quote di intestazione, salvo diverso accordo documentato tra le parti; se è sostenuta per un familiare fiscalmente a carico, la detrazione spetta a chi ha materialmente pagato, purché ne dia prova e il familiare risulti effettivamente a carico nell’anno d’imposta contestato. Sono due situazioni molto frequenti nelle comunicazioni di irregolarità, perché il sistema informatico dell’Agenzia spesso non riesce a “collegare” automaticamente il pagamento fatto da un soggetto a beneficio di un altro, e segnala l’anomalia anche quando la detrazione è del tutto legittima.

In questi casi la risposta alla comunicazione deve necessariamente contenere, oltre al documento di spesa, anche la prova del rapporto tra chi ha pagato e chi ha beneficiato della prestazione: è proprio in situazioni come queste, dove il profilo tributario si intreccia con quello della ricostruzione documentale e patrimoniale, che il coordinamento tra avvocati e commercialisti diventa decisivo — ed è la ragione per cui lo Studio Monardo, attraverso l’Avv. Giuseppe Angelo Monardo, coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario, imposta la difesa incrociando sempre il dato giuridico con quello contabile-bancario, prima di scegliere se rispondere all’Ufficio, chiedere l’autotutela o preparare un ricorso.

Vale la stessa procedura per le spese sanitarie, gli interessi sul mutuo, le ristrutturazioni?

Il procedimento di controllo e la logica della comunicazione di irregolarità sono identici per ogni tipologia di onere, ma cambiano i documenti richiesti e, in alcuni casi, le regole di tracciabilità del pagamento. Le spese sanitarie richiedono lo scontrino “parlante” o la fattura con indicazione del destinatario e della natura del bene o servizio; gli interessi sul mutuo richiedono la certificazione annuale della banca e l’atto di acquisto dell’immobile abitazione principale; le spese di ristrutturazione richiedono bonifici parlanti, fatture dei fornitori e, per alcune tipologie di intervento, comunicazioni preventive a enti terzi.

Un errore diffuso è pensare che basti “avere pagato” per avere diritto alla detrazione: la Cassazione ha più volte ribadito, con riferimento alla deducibilità dei costi in generale, che i principi di effettività, inerenza, competenza, certezza e determinatezza vanno tutti soddisfatti e opportunamente documentati, per consentire all’Amministrazione di ricostruire il collegamento tra spesa e beneficio dichiarato. Vale per le imprese sulla deducibilità dei costi, e vale, con gli opportuni adattamenti, anche per le persone fisiche sugli oneri detraibili in dichiarazione.

Cosa succede se il documento di spesa è stato smarrito?

Se l’originale è smarrito, puoi chiedere un duplicato al fornitore della prestazione (medico, struttura sanitaria, banca, impresa edile), oppure — quando il duplicato non è ottenibile — ricostruire la prova con mezzi alternativi come estratti conto, bonifici, comunicazioni al Sistema Tessera Sanitaria già in possesso dell’Agenzia, o dichiarazioni del fornitore stesso. Non sempre questi mezzi alternativi sono sufficienti da soli: la loro efficacia dipende da quanto sono coerenti tra loro e da quanto colmano esattamente il vuoto lasciato dal documento smarrito.

In assenza di qualunque prova alternativa, la strada più prudente è valutare se accettare la sanzione ridotta piuttosto che intraprendere un contenzioso dall’esito incerto: un ricorso costruito su una spesa non dimostrabile in alcun modo rischia di aggiungere il costo del contributo unificato a un esito già compromesso in partenza. La scelta tra queste due strade richiede sempre una valutazione caso per caso, mai automatica.

Posso presentare autotutela se l’Agenzia ha sbagliato?

Sì: se la comunicazione di irregolarità contiene un errore evidente — una spesa già certificata al Sistema Tessera Sanitaria e non riconosciuta, un dato anagrafico errato, un doppio conteggio — puoi presentare istanza di autotutela per ottenere l’annullamento in via amministrativa, anche prima o in alternativa a una risposta formale sul portale CIVIS. Dal 2024 l’autotutela obbligatoria, disciplinata dagli articoli 10-quater e 10-quinquies dello Statuto del contribuente, impone all’Amministrazione di annullare l’atto quando l’illegittimità o l’errore sono manifesti, anche senza attendere un ricorso.

Attenzione però: il diniego di autotutela non riapre automaticamente termini di impugnazione già scaduti per l’atto originario, e la sua impugnabilità autonoma è ammessa dalla giurisprudenza solo in presenza di specifiche condizioni, come vizi propri del diniego o ragioni di interesse generale. Per questo l’istanza di autotutela va sempre affiancata, quando i termini per rispondere alla comunicazione sono ancora aperti, da una risposta formale nei canali previsti, per non perdere la finestra delle sanzioni ridotte nel frattempo.

Cosa cambia se la comunicazione riguarda più annualità insieme?

Ogni comunicazione di irregolarità riguarda, di regola, una singola annualità d’imposta: se ricevi più comunicazioni per anni diversi, ciascuna va gestita autonomamente, con termini di risposta, di decadenza e di prescrizione che decorrono separatamente per ogni periodo. È frequente che i controlli formali arrivino “a ondate” quando l’Agenzia seleziona più annualità dello stesso contribuente nello stesso periodo, magari perché un CAF o un intermediario ha ripetuto lo stesso errore su più dichiarazioni consecutive.

In questi casi, prima di rispondere a ciascuna comunicazione separatamente, conviene fare un quadro complessivo di tutte le annualità coinvolte: spesso l’errore alla base è lo stesso (un dato anagrafico sbagliato, una spesa riconducibile a un familiare non più a carico, un bonifico non parlante), e una volta individuata la causa comune la risposta a ogni singola comunicazione diventa molto più rapida e coerente. Trattare ogni anno come un caso isolato, senza questa visione d’insieme, porta spesso a perdere tempo prezioso e a incorrere in risposte contraddittorie tra un’annualità e l’altra.

Rischio un accertamento penale per spese non documentate?

Nella grandissima maggioranza dei casi no: la comunicazione di irregolarità per spese non documentate riguarda oneri deducibili o detraibili di importo contenuto e non configura, di per sé, alcun reato tributario. Il rilievo penale scatta solo in ipotesi molto diverse e più gravi, come l’uso di fatture per operazioni oggettivamente o soggettivamente inesistenti, sopra determinate soglie di imposta evasa, oppure condotte fraudolente reiterate e organizzate: situazioni lontanissime dal contribuente che ha semplicemente perso una ricevuta o commesso un errore di distrazione nella compilazione del 730.

È corretto essere rassicurati su questo punto, ma è altrettanto corretto non sottovalutare l’aspetto amministrativo: sanzioni, interessi e, in caso di inerzia, l’attivazione della riscossione coattiva restano conseguenze reali e concrete, anche quando non c’è alcun rischio penale all’orizzonte.

Quanto tempo ho davvero prima che arrivi la cartella?

Dal ricevimento della comunicazione di irregolarità hai 30 giorni (o il termine più ampio eventualmente indicato) per rispondere o pagare con sanzioni ridotte; se non lo fai, l’iscrizione a ruolo e la successiva cartella possono arrivare anche dopo diversi mesi, ma il conteggio delle sanzioni piene e degli interessi decorre comunque da subito. Non esiste quindi un “tempo morto” favorevole al contribuente: più passa il tempo senza intervenire, più cresce l’importo complessivo dovuto, anche se la cartella materialmente non è ancora arrivata.

Un limite reale da conoscere riguarda la sospensione feriale dei termini processuali, che vale esclusivamente dal 1° al 31 agosto: se stai valutando un ricorso contro la cartella o contro il diniego di autotutela, questo mese non conta nel calcolo dei 60 giorni per impugnare, ma non sospende in alcun modo i termini di risposta alla comunicazione di irregolarità, che seguono le regole ordinarie di prescrizione e decadenza tributaria.

Se non pago dopo la cartella, rischio subito il pignoramento del conto o dello stipendio?

No, non è un automatismo immediato: dopo la notifica della cartella di pagamento, l’Agente della Riscossione deve attendere il decorso di 60 giorni prima di poter attivare le procedure esecutive (pignoramento del conto, dello stipendio, fermo amministrativo, ipoteca), e per importi superiori a determinate soglie deve inviare un ulteriore preavviso prima dell’iscrizione di ipoteca o del pignoramento immobiliare. Restano quindi margini temporali concreti per intervenire anche dopo la cartella: rateizzazione, ricorso con eventuale richiesta di sospensione, oppure verifica di vizi di notifica dell’atto stesso.

È un errore comune pensare che, una volta arrivata la cartella, non ci sia più nulla da fare: al contrario, è spesso il momento in cui vale la pena verificare a ritroso tutta la sequenza degli atti — la comunicazione di irregolarità che l’ha precedeuta, i termini di decadenza del controllo formale, la regolarità della notifica della cartella stessa — perché un vizio in una qualsiasi di queste fasi può travolgere l’intera pretesa, non solo l’ultimo atto notificato. Anche in questa fase, tuttavia, la sospensione feriale dei termini per impugnare vale solo dal 1° al 31 agosto, e va calcolata con precisione per non perdere la finestra dei 60 giorni di ricorso.

Conviene pagare comunque anche se penso di avere ragione?

Dipende dall’importo, dalla solidità della documentazione a disposizione e dal rapporto tra il costo potenziale di un contenzioso e il beneficio economico atteso: non esiste una risposta valida per tutti i casi. Se la spesa è ben documentabile, la strada più efficace è quasi sempre rispondere con i documenti e ottenere lo sgravio, senza pagare nulla. Se la documentazione è debole ma non del tutto assente, la scelta tra pagare con sanzioni ridotte e tentare una difesa più articolata va valutata analizzando in concreto le prove disponibili, non per principio.

Ciò che va evitato, in ogni caso, è l’inerzia: sia che tu decida di pagare, sia che tu decida di contestare, la decisione va presa entro i termini di legge, perché solo così restano aperte tutte le opzioni — dalle sanzioni ridotte fino al ricorso in Corte di Giustizia Tributaria.

Mi fa vedere un esempio concreto?

Ecco due simulazioni, presentate a fini dimostrativi, che aiutano a capire come cambiano gli importi in base al momento e al tipo di risposta.

Simulazione 1 — spese sanitarie parzialmente documentate. Un contribuente ha dichiarato 3.180 € di spese sanitarie nel modello 730 relativo al periodo d’imposta 2023, con conseguente detrazione IRPEF del 19% pari a 604,20 €. Al controllo automatizzato, il Sistema Tessera Sanitaria conferma solo 2.140 € di spesa: sui restanti 1.040 € l’Agenzia emette comunicazione di irregolarità il 4 marzo 2025, chiedendo il recupero di 197,60 € di imposta più sanzioni e interessi. Il contribuente ritrova gli scontrini parlanti relativi a 690 € (farmaci acquistati in un periodo diverso da quello tracciato dal sistema) e li carica su CIVIS entro il 3 aprile 2025: l’Ufficio riconosce lo sgravio per questa parte, riducendo la pretesa residua a 66,50 € di imposta sui restanti 350 € non documentabili, che il contribuente paga con sanzione ridotta a un terzo entro i 30 giorni, versando in tutto 74,90 € comprensivi di interessi.

Simulazione 2 — interessi sul mutuo non certificati correttamente. Una coppia di coniugi cointestatari di un mutuo per l’acquisto dell’abitazione principale ha dedotto complessivamente 2.860 € di interessi passivi nella dichiarazione 2024 (periodo d’imposta 2023), ripartiti 1.430 € a testa. Il controllo formale, attivato con richiesta documenti del 14 gennaio 2025, rileva che la banca ha certificato solo 2.310 € di interessi effettivamente maturati nell’anno, per un differenziale di 550 €. La comunicazione di irregolarità arriva il 22 maggio 2025, con richiesta di recupero di 104,50 € di imposta (19% di 550 €) più sanzioni al 30% e interessi legali. I coniugi ottengono dalla banca la certificazione corretta, che chiarisce come 550 € fossero relativi a un conguaglio contabilizzato nell’anno successivo per un mero disallineamento temporale dell’istituto di credito: la documentazione trasmessa entro il 19 giugno 2025 porta all’annullamento integrale della pretesa, senza alcun versamento.

Simulazione 3 — spese universitarie del figlio a carico non riconosciute per errore di collegamento. Un padre ha detratto 1.760 € di tasse universitarie pagate per il figlio, fiscalmente a carico, iscritto a un ateneo diverso da quello di residenza. Il controllo automatizzato non trova corrispondenza tra il codice fiscale del padre e il pagamento, perché la ricevuta dell’università è stata emessa con il solo nominativo del figlio, senza indicazione di chi ha materialmente sostenuto la spesa. La comunicazione di irregolarità, datata 9 settembre 2025, richiede 334,40 € di imposta (19% di 1.760 €) più sanzioni. Il padre produce gli estratti conto che documentano il bonifico effettuato dal proprio conto corrente verso l’ateneo, unitamente all’attestazione ISEE che confermava lo status di familiare a carico del figlio per l’intero anno d’imposta contestato: l’Ufficio riconosce la detrazione per intero entro 40 giorni dalla trasmissione della documentazione tramite CIVIS, senza alcun versamento residuo.

La domanda che nessuno fa ma tutti dovrebbero fare

“Se rispondo con documenti parziali, rischio di peggiorare la mia posizione rispetto a non rispondere affatto?” È la domanda che quasi nessuno pone, ma che dovrebbe guidare ogni scelta difensiva in questa materia. La risposta è: sì, può succedere, se la risposta parziale viene formulata male. Consegnare documentazione incompleta senza inquadrarla correttamente, o senza chiarire quali voci si intendono contestare e quali si accettano di pagare, può portare l’Ufficio a considerare “chiusa” l’interlocuzione con un riconoscimento solo parziale, facendo perdere al contribuente la possibilità di tornare successivamente sulla stessa contestazione con argomenti diversi.

Per questo ogni risposta a una comunicazione di irregolarità dovrebbe essere costruita come un atto scritto organico — non come un semplice allegato di scontrini — che indichi chiaramente quali importi si riconoscono dovuti, quali si contestano e su quali basi documentali, mantenendo aperta la possibilità di successive integrazioni nei termini ancora utili. È un dettaglio procedurale che fa spesso la differenza tra una pratica chiusa bene e una pratica che si complica inutilmente nei mesi successivi.

C’è un secondo aspetto, altrettanto trascurato, che merita la stessa attenzione: conservare la prova dell’invio della risposta e di ogni documento allegato. Il portale CIVIS rilascia una ricevuta di trasmissione, e la PEC un’attestazione di consegna: entrambe vanno conservate integralmente, perché se l’Ufficio non riconosce i documenti trasmessi, o sostiene di non averli ricevuti, questa prova diventa l’unico strumento per dimostrare che la risposta è stata inviata nei termini corretti. Molte contestazioni che sembrano “perse” per mancata risposta si rivelano, a un esame più attento, casi in cui la risposta era stata inviata correttamente ma non era stata acquisita o valutata dall’Ufficio: un vizio che, se dimostrato, rimette in discussione l’intera pretesa successiva.

Ma i giudici cosa dicono?

La giurisprudenza tributaria degli ultimi anni ha chiarito diversi aspetti chiave di questa materia. Ecco i riferimenti più rilevanti.

1. 
   

   Cassazione, ordinanza n. 15063 del 12 maggio 2022. La cartella di pagamento non preceduta dalla comunicazione dell’esito del controllo formale ex art. 36-ter è nulla, perché tale comunicazione svolge una funzione di garanzia e realizza il necessario contraddittorio con il contribuente prima dell’iscrizione a ruolo: un vizio da verificare sempre quando la cartella arriva senza un precedente avviso bonario.

   
   
2. 
   

   Cassazione, sentenza n. 24901 del 21 agosto 2023. I costi, per essere ammessi in deduzione, devono soddisfare i principi di effettività, inerenza, competenza, certezza e determinatezza, e devono essere opportunamente documentati in modo da rendere ricostruibile il collegamento tra spesa e attività o finalità dichiarata: principio applicabile, con gli adattamenti necessari, anche agli oneri detraibili delle persone fisiche.

   
   
3. 
   

   Cassazione, n. 16352 del 2014. Anche la comunicazione di irregolarità ex art. 36-ter, non solo la cartella che ne segue, è autonomamente impugnabile davanti al giudice tributario quando produce un pregiudizio concreto e attuale per il contribuente, superando l’idea che si tratti di un atto meramente interno o preparatorio.

   
   
4. 
   

   Cassazione, n. 11660 del 30 aprile 2024. In materia di controllo formale su visti di conformità infedeli rilasciati da CAF, la competenza a emettere l’atto spetta alla Direzione Regionale, non all’Ufficio territoriale ordinario: un profilo di competenza che, se violato, può essere motivo di contestazione dell’atto stesso.

   
   
5. 
   

   Cassazione, n. 11790 del 2 maggio 2024. Conferma l’orientamento sulla competenza della Direzione Regionale per gli accertamenti conseguenti a visti di conformità infedeli, anche quando l’anomalia emerge da un controllo formale sulle spese dichiarate tramite intermediario abilitato.

   
   
6. 
   

   Cassazione, ordinanza n. 27965 del 29 ottobre 2024. Anche i costi relativi a operazioni soggettivamente inesistenti possono essere deducibili per il solo fatto di essere stati sostenuti, salvo che risultino in contrasto con i principi di effettività, inerenza, competenza, certezza e determinabilità: un principio utile a distinguere le contestazioni di mera documentazione mancante dalle ipotesi, ben più gravi, di frode.

   
   
7. 
   

   Cassazione, sentenza n. 30051 del 21 novembre 2024. In tema di autotutela tributaria, la Corte ha ulteriormente definito i confini dell’obbligo di annullamento in presenza di errori manifesti dell’atto, rafforzando la tutela del contribuente che segnali con prontezza un’anomalia evidente nella comunicazione ricevuta.

   
   
8. 
   

   Cassazione, ordinanza n. 16163 del 16 giugno 2025. Ribadisce che l’omessa comunicazione dell’esito del controllo formale, quando dovuta, determina la nullità della successiva cartella di pagamento, confermando un orientamento che si è ormai consolidato negli anni più recenti.

   
   
9. 
   

   Cassazione, n. 8154 del 22 aprile 2015. La comunicazione di irregolarità è dovuta solo in presenza di incertezze rilevanti sui dati dichiarati, non per ogni tipo di scostamento riscontrato dal controllo automatizzato: un criterio che consente di valutare, caso per caso, se l’Ufficio avesse davvero l’obbligo di attivare il contraddittorio prima di procedere.

   
   
10. 
    

    Cassazione, n. 17396 del 2010. Il termine per l’esercizio del controllo formale non ha natura meramente ordinatoria ma opera come termine di decadenza per l’Amministrazione, principio che resta il fondamento di ogni eccezione di tardività sollevata contro comunicazioni emesse fuori tempo.

    
    

Questi orientamenti, letti insieme, disegnano un quadro chiaro: il contraddittorio preventivo non è una formalità opzionale, l’onere della prova sulla spesa grava sul contribuente ma con dei limiti precisi imposti alla stessa Amministrazione, e i vizi procedurali — competenza, tempistica, mancata comunicazione — restano armi difensive concrete quando la sostanza della contestazione non è del tutto superabile nel merito.

Vale la pena sottolineare come questi orientamenti si siano formati in un arco di oltre dieci anni, dal 2010 al 2025, e restino tuttora attuali: la Cassazione più recente (2024-2025) non ha smentito i principi più risalenti sulla natura decadenziale dei termini di controllo o sulla necessaria funzione di garanzia della comunicazione preventiva, ma li ha ulteriormente rafforzati, estendendoli anche a fattispecie particolari come i controlli su visti di conformità infedeli e all’ambito, oggi centrale, dell’autotutela obbligatoria introdotta con la riforma dello Statuto del contribuente. Chi si difende oggi da una comunicazione di irregolarità può quindi contare su un impianto giurisprudenziale consolidato e coerente, non su pronunce isolate o contraddittorie.

Cosa può fare lo Studio Monardo

E voi, concretamente, cosa fate quando un contribuente riceve una comunicazione di irregolarità per spese non documentate? Il lavoro si costruisce su una serie di passaggi tecnici, non su formule generiche:

1. Analizziamo la comunicazione ricevuta verificando la tipologia di controllo (36-bis o 36-ter), il periodo d’imposta contestato e la coerenza tra gli importi indicati e la dichiarazione originaria.
2. Verifichiamo il rispetto dei termini di decadenza applicabili al controllo formale, controllando la data di presentazione della dichiarazione e la data di notifica della comunicazione.
3. Ricostruiamo la documentazione di supporto insieme al contribuente, individuando quali spese sono pienamente provabili, quali richiedono duplicati o certificazioni integrative, e quali non sono recuperabili.
4. Predisponiamo la risposta tramite i canali previsti (CIVIS per il controllo automatizzato, ufficio territoriale o PEC per il controllo formale), strutturandola come atto organico che distingue importi riconosciuti e importi contestati.
5. Valutiamo la sussistenza di vizi procedurali dell’atto, come la mancata comunicazione preventiva nel controllo formale o l’incompetenza dell’ufficio emittente nei casi derivanti da visti CAF infedeli.
6. Predisponiamo, quando ricorrono i presupposti, l’istanza di autotutela obbligatoria per gli errori manifesti, affiancandola sempre a una risposta formale nei termini ordinari.
7. Calcoliamo la convenienza tra pagamento con sanzioni ridotte e impugnazione, analizzando caso per caso il rapporto tra probabilità di successo, costi di giustizia e importo in contestazione.
8. Impostiamo il ricorso davanti alla Corte di Giustizia Tributaria quando la comunicazione o la successiva cartella risultano illegittime, curando ogni grado del giudizio con la stessa strategia difensiva.
9. Coordiniamo il profilo bancario e contabile della vicenda, quando la contestazione coinvolge certificazioni di istituti di credito, ripartizioni tra cointestatari o dati trasmessi da intermediari finanziari.
10. Monitoriamo l’evoluzione della pratica fino alla sua chiusura, verificando che lo sgravio o l’esito favorevole venga effettivamente registrato negli archivi dell’Agenzia e dell’Agente della Riscossione, così da evitare che una pretesa già annullata riemerga per un mancato aggiornamento delle banche dati.

Ognuno di questi passaggi richiede competenze diverse che raramente convivono nello stesso professionista preso singolarmente: la lettura tecnica dell’atto tributario, la capacità di ricostruire una contabilità familiare o personale su più anni, e la valutazione strategica su quando conviene chiudere in via amministrativa e quando invece vale la pena arrivare al giudizio tributario.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021. Su un tema come questo — squisitamente fiscale e tributario — è proprio il coordinamento dello staff multidisciplinare nazionale in diritto bancario e tributario a fare la differenza operativa: significa che chi legge la comunicazione di irregolarità, chi ricostruisce la documentazione contabile con il contribuente e chi valuta il profilo bancario di certificazioni e bonifici lavora in modo integrato sullo stesso fascicolo, invece che in compartimenti separati, riducendo il rischio che un aspetto tecnico-contabile passi inosservato al profilo giuridico e viceversa. La strategia difensiva viene seguita con la stessa continuità dalla fase di risposta alla comunicazione fino, se necessario, all’ultimo grado di giudizio in Cassazione, con avvocati e commercialisti dello staff che lavorano sullo stesso caso in ogni fase.

Chiusura: i tre messaggi da portare a casa

Da tutte le domande raccolte emergono tre messaggi chiave. Primo: la comunicazione di irregolarità per spese non documentate non è un accertamento definitivo, ma un’occasione di contraddittorio che va sfruttata entro termini precisi, pena la perdita delle sanzioni ridotte. Secondo: l’onere di provare la spesa grava sul contribuente, ma l’Amministrazione ha a sua volta obblighi procedurali — comunicazione preventiva, competenza dell’ufficio, rispetto dei termini di decadenza — la cui violazione può rendere nullo l’intero seguito della pratica, cartella compresa. Terzo: la scelta tra pagare, chiedere autotutela o impugnare non ha una risposta valida per tutti, e va costruita caso per caso su documenti reali, non su impressioni.

Proprio perché il tema è integralmente fiscale e tributario, affrontarlo richiede competenze specifiche in questa materia: è il coordinamento dello staff multidisciplinare nazionale in diritto bancario e tributario guidato dall’Avv. Giuseppe Angelo Monardo — affiancato dalle altre competenze certificate in materia di sovraindebitamento e crisi d’impresa quando la vicenda fiscale si intreccia con difficoltà economiche più ampie — a garantire che ogni comunicazione di irregolarità venga letta, verificata e affrontata con gli strumenti giuridici e contabili corretti.

Che si tratti di una singola spesa sanitaria non documentata o di più annualità coinvolte contemporaneamente in un controllo formale, il criterio di fondo resta sempre lo stesso: verificare prima i profili procedurali dell’atto ricevuto, ricostruire poi con rigore la documentazione disponibile, e solo a quel punto scegliere, con cognizione di causa, se pagare, chiedere l’autotutela o impugnare. È un percorso che richiede tempo e attenzione, ma che nella maggior parte dei casi analizzati porta a un risultato più favorevole di quello che il contribuente avrebbe ottenuto lasciando la comunicazione senza risposta o pagando per timore, senza aver prima verificato cosa fosse davvero recuperabile.

📩 Non lasciare scadere i termini di risposta alla comunicazione di irregolarità: scrivici oggi stesso, tutti i riferimenti per contattare lo studio sono riportati in fondo a questa pagina.