Riceve una comunicazione di irregolarità e non sa se le spese che aveva indicato in dichiarazione siano davvero a rischio, o se il Fisco stia semplicemente chiedendo un chiarimento che si può risolvere in pochi giorni. Le domande che arrivano allo studio su questo tema sono sempre le stesse, poste in modi diversi: “devo pagare?”, “posso ancora dimostrare che la spesa era vera?”, “cosa succede se non rispondo?”. In questo articolo raccogliamo le domande che riceviamo più spesso su questo argomento, con risposte complete e concrete, così da avere un quadro chiaro prima di decidere come muoversi.

Il contesto normativo, in breve: quando l’Agenzia delle Entrate esegue il controllo automatizzato (art. 36-bis DPR 600/1973) o il controllo formale (art. 36-ter DPR 600/1973) sulla dichiarazione dei redditi, può rilevare che una detrazione o deduzione dichiarata non risulta supportata da documentazione sufficiente. In questi casi invia una comunicazione di irregolarità, il cosiddetto avviso bonario, che concede un termine per fornire chiarimenti o documenti prima che l’importo venga iscritto a ruolo e trasformato in cartella di pagamento. Non è ancora un atto definitivo, ma va gestito con attenzione, perché i termini per rispondere sono perentori e le conseguenze di un’inerzia possono essere pesanti.

Questa materia riguarda ogni anno centinaia di migliaia di dichiarazioni: la meccanizzazione dei controlli, unita all’incrocio automatico tra i dati dichiarati e quelli trasmessi da banche, farmacie, strutture sanitarie e amministratori di condominio, produce inevitabilmente un certo numero di segnalazioni anche quando la spesa era realmente sostenuta. Il problema, quindi, non è quasi mai la buona fede del contribuente, ma la capacità del sistema di ‘vedere’ quella spesa nei dati che possiede. Capire questa distinzione aiuta a non vivere la comunicazione come un’accusa, ma come una richiesta di chiarimento a cui, nella maggior parte dei casi, si può rispondere con successo.

Su questa materia lo Studio Monardo opera attraverso il coordinamento di uno staff multidisciplinare che segue a livello nazionale il contenzioso in diritto bancario e tributario, un aspetto rilevante perché la difesa contro un avviso bonario richiede spesso di combinare competenze fiscali (motivazione dell’atto, termini, documentazione) con la lettura degli effetti che la vicenda può avere sui rapporti con banche e intermediari, ad esempio quando la cartella non pagata rischia di sfociare in azioni esecutive.

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Le basi

Cos’è esattamente la comunicazione di irregolarità per spese non documentate?

È una lettera, oggi quasi sempre inviata via PEC o tramite l’intermediario delegato, con cui l’Agenzia delle Entrate segnala che una o più spese indicate come detraibili o deducibili nella dichiarazione dei redditi (Modello 730 o Redditi PF) non trovano riscontro nella documentazione in possesso dell’amministrazione o in quella eventualmente già richiesta al contribuente. Non è un accertamento vero e proprio, ma un atto interlocutorio che apre un contraddittorio: il contribuente può rispondere fornendo le pezze giustificative mancanti, oppure, se riconosce l’errore, pagare l’importo con la sanzione ridotta.

Le spese più frequentemente coinvolte sono quelle sanitarie, gli interessi passivi sui mutui, le spese per interventi edilizi agevolati, i contributi previdenziali e assistenziali, le spese di istruzione. In tutti questi casi il sistema informativo dell’Agenzia incrocia i dati dichiarati con quelli trasmessi da soggetti terzi (Sistema Tessera Sanitaria, banche, istituti di credito, amministratori di condominio) e segnala le discrepanze. Quando la spesa non risulta tracciata da nessuna di queste fonti, scatta la richiesta di chiarimenti.

È importante distinguere due situazioni diverse, perché la comunicazione può nascere da un controllo automatizzato ex art. 36-bis (verifica aritmetica e di corrispondenza dei dati) oppure da un controllo formale ex art. 36-ter (verifica sostanziale della documentazione, con richiesta specifica di esibire fatture, scontrini, ricevute). Nel primo caso il margine di discrezionalità dell’ufficio è minimo; nel secondo, l’ufficio valuta nel merito la documentazione prodotta, e qui la differenza tra una difesa preparata e una improvvisata pesa molto di più sull’esito.

Un esempio aiuta a rendere concreta la differenza. Nel controllo automatizzato, il sistema confronta semplicemente il totale degli oneri detraibili indicato in dichiarazione con la somma delle spese trasmesse dai soggetti terzi: se il dato dichiarato è superiore, scatta automaticamente la segnalazione, senza che nessun funzionario abbia esaminato il singolo documento. Nel controllo formale, invece, un funzionario dell’ufficio richiede specificamente la documentazione, la esamina voce per voce e decide, caso per caso, se ritenerla idonea o meno a giustificare la detrazione: è qui che intervengono valutazioni di merito (ad esempio sulla riconducibilità di una spesa a una determinata categoria agevolabile) che aprono margini di confronto e, quindi, di difesa più articolati rispetto al mero controllo cartolare.

Chi può ricevere questo tipo di comunicazione?

Chiunque abbia presentato una dichiarazione dei redditi indicando oneri detraibili o deducibili: lavoratori dipendenti e pensionati che utilizzano il 730, professionisti e imprenditori che presentano il Modello Redditi, ma anche gli eredi di un contribuente deceduto se la dichiarazione contestata riguarda annualità precedenti. Riceve la comunicazione anche chi si è affidato a un CAF o a un commercialista, perché la responsabilità della corrispondenza tra dati dichiarati e documenti resta in capo al contribuente, salvo i casi di errore imputabile all’intermediario, che vanno gestiti con un percorso diverso (visto di conformità infedele).

Un aspetto che genera spesso confusione: la comunicazione può arrivare anche a distanza di anni dalla presentazione della dichiarazione, perché i termini di accertamento per il controllo automatizzato e formale sono più ampi rispetto a quanto molti immaginano. Non è raro ricevere, nel 2026, una comunicazione relativa alla dichiarazione dei redditi del 2022 o anche precedente, il che rende fondamentale conservare la documentazione delle spese detratte per diversi anni, non solo per l’anno in corso.

Nel caso degli eredi, la situazione richiede un’attenzione particolare: se il contribuente originario è deceduto, la comunicazione viene notificata agli eredi, che si trovano a dover reperire documentazione relativa a spese sostenute da una persona che non possono più interpellare direttamente. In questi casi diventa determinante il tempo che si dedica a ricostruire, tramite l’accesso all’area riservata del defunto (quando ancora possibile) o tramite richiesta diretta alle strutture sanitarie e agli istituti coinvolti, la documentazione necessaria a sostenere la difesa. Anche i soggetti che hanno cambiato intermediario fiscale da un anno all’altro possono trovarsi in difficoltà simili, perché l’accesso ai dati storici della dichiarazione contestata richiede talvolta il coinvolgimento del vecchio CAF o professionista, non sempre immediatamente disponibile.

Perché il Fisco contesta proprio le spese che ho dichiarato, se le ho pagate davvero?

Il sistema di controllo automatizzato non valuta la veridicità sostanziale della spesa, ma la sua tracciabilità nei database a disposizione dell’Agenzia. Se una spesa sanitaria non risulta nel Sistema Tessera Sanitaria, se una fattura per lavori edilizi non è stata trasmessa correttamente dall’impresa, o se il pagamento di un interesse su mutuo non coincide con i dati comunicati dalla banca, il sistema segnala una discrepanza indipendentemente dal fatto che il contribuente abbia effettivamente sostenuto la spesa. Aver pagato davvero non basta: bisogna poterlo dimostrare con i documenti giusti.

Questo spiega perché molte contestazioni riguardano situazioni oggettivamente fondate dal punto di vista sostanziale, ma fragili dal punto di vista documentale: pagamenti in contanti quando era richiesta la tracciabilità, scontrini non “parlanti” per l’acquisto di farmaci, fatture intestate a un familiare diverso da chi ha effettivamente sostenuto la spesa senza le annotazioni necessarie. La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, la contestazione si supera semplicemente fornendo il documento corretto entro i termini, senza bisogno di un contenzioso.

Entro quanto tempo devo rispondere alla comunicazione?

Qui la normativa è cambiata di recente e conviene fare attenzione alla data di elaborazione della comunicazione. Per le comunicazioni elaborate dal 1° gennaio 2025, il termine per fornire chiarimenti o versare quanto dovuto con la sanzione ridotta è di 60 giorni dal ricevimento (rispetto ai 30 giorni previsti in precedenza), estesi a 90 giorni quando la comunicazione viene trasmessa in via telematica all’intermediario che ha predisposto la dichiarazione. Per le comunicazioni elaborate prima di questa data restano applicabili i termini previgenti.

Il termine decorre dalla data di effettiva ricezione, non dalla data di elaborazione indicata sul documento, ed è qui che si annidano molti degli errori più frequenti: chi calcola il termine dalla data stampata sulla comunicazione anziché dalla notifica PEC rischia di perdere giorni preziosi, magari proprio quelli necessari a reperire un documento mancante. Conviene sempre verificare con precisione la data di consegna della PEC (o della raccomandata, se ancora utilizzata in casi residuali) prima di calcolare la scadenza.

La procedura

Come faccio a capire quali documenti mi mancano esattamente?

La comunicazione di irregolarità indica, sezione per sezione, quali righi della dichiarazione sono stati oggetto di rettifica e per quale importo. Non sempre, però, specifica in modo puntuale quale documento manchi: a volte segnala genericamente “spese non riscontrate” per un certo importo complessivo. In questi casi il primo passo è ricostruire, voce per voce, quali spese sono state indicate in quel rigo e verificare quali di esse non risultano nel Sistema Tessera Sanitaria o nelle altre banche dati incrociate dall’Agenzia.

Un metodo pratico è confrontare il prospetto di liquidazione allegato alla comunicazione con la propria dichiarazione originale e con l’elenco delle spese trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria, oggi consultabile online tramite l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate o dell’intermediario. La discrepanza emerge quasi sempre per esclusione: le spese che compaiono nel sistema sono già “salve”, quelle che non compaiono sono l’oggetto della contestazione. Per gli oneri diversi da quelli sanitari (interessi mutuo, ristrutturazioni, contributi) occorre invece verificare direttamente con la banca, l’impresa o l’ente previdenziale se la comunicazione dei dati sia stata effettuata correttamente e nei termini.

Posso ancora presentare le pezze giustificative dopo aver ricevuto la comunicazione?

Sì, ed è proprio questo lo scopo della comunicazione di irregolarità: dare al contribuente l’occasione di dimostrare, con la documentazione in suo possesso, che la spesa era effettivamente sostenuta e detraibile. La risposta va data tramite il canale CIVIS (per le comunicazioni relative a controlli automatizzati) o direttamente all’ufficio competente indicato nella comunicazione (per i controlli formali), allegando fatture, scontrini “parlanti”, ricevute di bonifico o altra documentazione idonea a dimostrare la natura e l’importo della spesa.

La documentazione richiesta varia in base al tipo di onere contestato: per le spese sanitarie servono fatture o scontrini fiscali con indicazione di natura, qualità e quantità del farmaco e codice fiscale del destinatario; per gli interessi sul mutuo la certificazione rilasciata dalla banca; per le ritenute d’acconto la Certificazione Unica; per i lavori edilizi agevolati le fatture e le ricevute di bonifico parlante. Se la documentazione originale è andata perduta, in alcuni casi è possibile richiedere un duplicato al fornitore della prestazione (farmacia, struttura sanitaria, banca), operazione che conviene avviare il prima possibile visti i tempi tecnici di rilascio.

Cosa succede se invio i documenti ma l’Agenzia non risponde entro la scadenza?

È una situazione che genera comprensibile ansia, perché il contribuente si trova a ridosso della scadenza senza sapere se la propria documentazione sia stata accettata. In linea generale, l’invio della documentazione tramite CIVIS o tramite l’ufficio sospende, di fatto, l’ulteriore corso della procedura fino alla valutazione da parte dell’Agenzia, ma è sempre opportuno conservare la prova dell’avvenuto invio (ricevuta di protocollazione, PEC con attestazione di consegna) perché in caso di successiva iscrizione a ruolo sarà quella prova a dimostrare che il contraddittorio è stato correttamente attivato dal contribuente.

Se l’Agenzia non risponde entro un tempo ragionevole e nel frattempo arriva comunque una cartella di pagamento, questo non significa che la documentazione inviata sia stata implicitamente respinta: significa che occorre far valere, in sede di impugnazione della cartella o tramite istanza di autotutela, il fatto che la documentazione era stata tempestivamente prodotta e non risulta essere stata esaminata. È uno dei vizi procedurali più frequenti nella prassi, e la giurisprudenza più recente vi dedica un’attenzione crescente, come vedremo più avanti.

Un accorgimento pratico, spesso trascurato: quando si trasmette la documentazione tramite CIVIS, conviene salvare (in formato PDF o come stampa della schermata) sia la ricevuta di protocollazione sia l’elenco completo dei documenti allegati, con data e ora dell’invio. In caso di successiva contestazione, questo materiale costituisce la prova più solida che il contraddittorio è stato attivato correttamente e nei termini dal lato del contribuente, indipendentemente da come l’ufficio abbia poi gestito internamente la pratica.

Devo pagare subito con la sanzione ridotta o conviene aspettare e presentare i documenti?

Dipende dal caso concreto, ed è una delle valutazioni più delicate da fare. Se la spesa non era effettivamente detraibile, o se la documentazione mancante non è più recuperabile, pagare entro il termine con la sanzione ridotta (10% invece del 30% per il controllo automatizzato, riduzione a un terzo per il controllo formale) è quasi sempre la scelta più conveniente, perché evita l’iscrizione a ruolo con interessi e aggravio di sanzione piena.

Se invece la documentazione esiste ed è idonea a dimostrare la spettanza della detrazione, pagare “per prudenza” senza prima verificare la possibilità di sanare la posizione con i documenti è quasi sempre un errore: si perde una detrazione legittimamente spettante solo per non aver dedicato il tempo necessario a reperire un giustificativo. La scelta va fatta caso per caso, verificando prima cosa manca davvero e quanto tempo realisticamente serve per reperirlo rispetto alla scadenza del termine.

C’è anche una via intermedia che molti contribuenti non considerano: è possibile presentare la documentazione anche solo per una parte della contestazione, pagando con la sanzione ridotta esclusivamente la quota di spesa che non si è in grado di documentare, senza dover scegliere in modo binario tra “pagare tutto” o “contestare tutto”. Questo approccio selettivo consente spesso di ridurre sensibilmente l’esborso complessivo, isolando le voci realmente difendibili da quelle per cui il recupero della documentazione risulta oggettivamente impossibile o non conveniente in rapporto al tempo e alle risorse necessarie.

Come si presenta materialmente la documentazione: PEC, CIVIS o sportello?

Per le comunicazioni relative a controlli automatizzati (art. 36-bis), il canale ordinario è il servizio CIVIS, accessibile dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (direttamente dal contribuente o tramite l’intermediario delegato), che consente di allegare la documentazione in formato digitale e ricevere un riscontro tracciato. Per le comunicazioni da controllo formale (art. 36-ter), la documentazione va normalmente presentata all’ufficio territoriale competente indicato nella comunicazione, anche tramite PEC o consegna diretta allo sportello, secondo le modalità specificate nell’atto stesso.

Di seguito una tabella riepilogativa dei passaggi e dei termini principali della procedura:

Rispettare questi termini con precisione è essenziale: come richiamato più sopra, un calcolo errato della decorrenza (data di elaborazione anziché data di notifica) è tra gli errori più comuni e può far perdere la possibilità di difendersi nel merito, riducendo la controversia a una mera questione di tardività.

I casi particolari

E se le spese erano intestate a un familiare a mio carico?

È una delle situazioni più frequenti nelle contestazioni relative a spese sanitarie: il documento di spesa (fattura o scontrino) è intestato al familiare che ha effettivamente ricevuto la prestazione, ma la detrazione viene fatta valere dal contribuente che ha sostenuto economicamente la spesa, perché il familiare è fiscalmente a carico. In questi casi la normativa consente comunque la detrazione, ma occorre che sul documento di spesa risulti l’annotazione di chi ha sostenuto l’onere, oppure che tale circostanza sia altrimenti dimostrabile (ad esempio tramite il pagamento tracciato dal conto del contribuente che rivendica la detrazione).

Se la comunicazione contesta proprio questo aspetto, la risposta corretta consiste nel fornire la documentazione integrativa che attesti il rapporto di parentela e il sostenimento effettivo della spesa da parte del dichiarante, non nel limitarsi a rispedire lo stesso documento già considerato insufficiente. È un errore frequente, e spesso evitabile con un’istruttoria un po’ più attenta prima di rispondere. Anche una semplice dichiarazione del familiare che attesti di non aver richiesto la detrazione per la medesima spesa, unita alla prova del pagamento effettuato dal conto del dichiarante, può rafforzare significativamente la posizione difensiva.

Cosa succede se ho perso gli scontrini o le fatture originali?

La perdita della documentazione originale non è necessariamente fatale, ma richiede di agire rapidamente. Per le spese sanitarie tracciate dal Sistema Tessera Sanitaria, spesso è sufficiente recuperare l’elenco delle spese trasmesse dalla farmacia o dalla struttura sanitaria, disponibile nell’area riservata. Per fatture di professionisti o imprese, è generalmente possibile richiedere un duplicato al soggetto emittente. Per i bonifici bancari, l’estratto conto o la ricevuta di bonifico possono in alcuni casi sostituire la fattura come prova del pagamento, sebbene non sempre siano sufficienti da soli a dimostrare la natura della spesa. Quando nessuna di queste strade è percorribile, un’ulteriore possibilità è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, che però ha un valore probatorio più debole e va utilizzata come extrema ratio, non come prima scelta: gli uffici tendono a considerarla con maggiore cautela rispetto a un documento fiscale originale o a un duplicato rilasciato dal soggetto emittente.

“E voi, quando la documentazione originale è irrecuperabile, cosa consigliate di fare?” L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo osserva che, in questi casi, “la strategia più efficace è ricostruire un fascicolo probatorio alternativo, combinando più fonti indirette, piuttosto che limitarsi a dichiarare l’impossibilità di produrre il documento originale”: un approccio che, quando applicato con metodo, permette spesso di recuperare detrazioni che sembravano perdute solo per un problema di conservazione documentale.

Vale lo stesso se la mia dichiarazione l’ha presentata il CAF o il commercialista?

Sì, la responsabilità sostanziale della corrispondenza tra dati dichiarati e documenti resta in capo al contribuente, che è il soggetto destinatario della comunicazione di irregolarità indipendentemente da chi abbia materialmente predisposto la dichiarazione. Questo significa che, ricevuta la comunicazione, è comunque necessario reperire la documentazione e fornire la risposta, eventualmente con il supporto tecnico dello stesso intermediario che ha curato la dichiarazione.

C’è però un’eccezione rilevante: se l’errore che ha causato la contestazione è imputabile a un errore materiale dell’intermediario nella trasmissione della dichiarazione (ad esempio un dato inserito in modo palesemente diverso da quanto risultava dalla documentazione consegnata dal contribuente), e la dichiarazione era munita di visto di conformità, può configurarsi una responsabilità del CAF o del professionista per il pagamento di sanzioni e interessi, fermo restando che l’imposta resta comunque dovuta dal contribuente. Va sempre valutato caso per caso se l’errore sia imputabile al contribuente o all’intermediario, perché le conseguenze pratiche cambiano sensibilmente.

Per capire dove tracciare questa linea, conviene distinguere tre situazioni tipiche. Se il contribuente ha consegnato all’intermediario documenti corretti e completi, ma questi sono stati trascritti in modo errato in dichiarazione, la responsabilità per sanzioni e interessi può ricadere sull’intermediario, specialmente in presenza di visto di conformità. Se, al contrario, il contribuente ha consegnato documenti già di per sé insufficienti (ad esempio uno scontrino non “parlante”), la responsabilità resta interamente sua, perché l’intermediario non ha modo di verificare la sostanza della spesa oltre a quanto risulta dai documenti ricevuti. Se infine il contribuente non ha proprio consegnato alcun documento e ha semplicemente riferito verbalmente l’esistenza della spesa, la responsabilità è ancora più chiaramente a suo carico. Questa distinzione, spesso trascurata, è invece decisiva per capire come impostare la difesa e, se del caso, se rivolgersi anche contro l’intermediario oltre che contestare l’atto dell’Agenzia.

Cosa cambia se il controllo riguarda una dichiarazione integrativa?

Quando la comunicazione riguarda una dichiarazione integrativa presentata per correggere o aggiungere oneri deducibili, il controllo dell’ufficio è tipicamente più approfondito, perché la modifica di una dichiarazione già presentata attira maggiore attenzione. In questi casi, se l’ufficio ha compiuto una valutazione discrezionale sulla spettanza della detrazione (non un semplice controllo aritmetico), avrebbe dovuto attivare un contraddittorio effettivo prima di procedere, e la sua omissione può costituire un vizio rilevante ai fini dell’eventuale impugnazione della successiva cartella.

Questo aspetto assume particolare importanza pratica: molti contribuenti, dopo aver presentato un’integrativa per correggere un errore in buona fede, si vedono recapitare direttamente una cartella senza aver mai ricevuto un avviso bonario che desse loro l’opportunità di chiarire la propria posizione. In questi casi la difesa si concentra proprio sulla violazione del contraddittorio procedimentale, un tema su cui la giurisprudenza recente ha preso posizioni sempre più nette, come vedremo nella sezione dedicata alle sentenze.

Le paure finali

Rischio il pignoramento per una vicenda del genere?

È la domanda che nasconde la preoccupazione più grande, ed è giusto rispondere con onestà: se la comunicazione di irregolarità non viene gestita e la cartella di pagamento successiva non viene né pagata né impugnata nei termini, l’Agente della riscossione può effettivamente attivare le procedure esecutive previste dalla legge, incluso il pignoramento di somme, beni o crediti. Non è però un rischio immediato: tra la comunicazione di irregolarità e un’eventuale azione esecutiva intercorrono diversi passaggi (mancata risposta, iscrizione a ruolo, notifica della cartella, decorrenza dei termini di pagamento della cartella stessa), ciascuno dei quali offre un’occasione per intervenire.

La rassicurazione fondata è questa: agendo per tempo, nella stragrande maggioranza dei casi la vicenda si chiude con la produzione della documentazione mancante o, al più, con il pagamento della sanzione ridotta, ben prima che si arrivi a parlare di azioni esecutive. Il limite reale, però, è che ogni fase ha termini perentori, e ignorare la comunicazione iniziale nella speranza che “si risolva da sola” è la scelta che più spesso porta a conseguenze serie.

Per completezza, vale la pena spiegare cosa succede realmente se la cartella non pagata diventa definitiva: l’Agente della riscossione può, con gradualità e nel rispetto di limiti e garanzie previsti dalla legge, iscrivere fermo amministrativo su beni mobili registrati, iscrivere ipoteca su immobili per debiti superiori a determinate soglie, oppure procedere al pignoramento di somme presso terzi (ad esempio lo stipendio o il conto corrente), sempre nel rispetto delle quote impignorabili previste per legge a tutela del debitore. Anche giunti a questa fase, restano disponibili strumenti come la rateizzazione del debito o, nei casi più complessi, valutazioni relative a un sovraindebitamento complessivo della posizione debitoria: motivo per cui, anche quando la vicenda si è aggravata, conviene sempre far verificare la situazione complessiva prima di rassegnarsi a subire passivamente le conseguenze.

Quanto tempo ho davvero prima che tutto diventi definitivo?

Il termine più immediato è quello per rispondere alla comunicazione di irregolarità: 60 o 90 giorni a seconda dei casi, come detto sopra. Se questo termine decorre senza risposta né pagamento, l’Agenzia procede all’iscrizione a ruolo e, successivamente, alla notifica della cartella di pagamento da parte dell’Agente della riscossione, operazione che può richiedere anche diversi mesi. Da quella notifica decorrono ulteriori 60 giorni per proporre ricorso alla Corte di Giustizia Tributaria, sospesi durante il periodo di sospensione feriale (1-31 agosto).

In totale, tra la ricezione della comunicazione originaria e l’eventuale definitività della pretesa, possono trascorrere anche uno o due anni, ma questo non è un motivo per rimandare: ogni fase intermedia ha una sua scadenza specifica, e perdere il termine di una singola fase preclude spesso la possibilità di far valere argomenti che sarebbero stati vincenti se sollevati al momento giusto.

Se non rispondo alla comunicazione, cosa mi succede esattamente?

Il mancato riscontro entro il termine comporta l’iscrizione a ruolo dell’importo indicato nella comunicazione, con applicazione della sanzione piena (30% per il controllo automatizzato, salvo le riduzioni previste per il controllo formale) e degli interessi maturati. A questo seguirà la notifica di una cartella di pagamento da parte dell’Agente della riscossione, che diventa l’atto formalmente impugnabile davanti al giudice tributario entro 60 giorni dalla notifica.

Non rispondere non significa perdere ogni possibilità di difesa, ma significa perderla nella fase più favorevole, quella in cui basta un documento per chiudere la vicenda senza sanzioni piene né contenzioso. Una volta arrivati alla cartella, gli stessi argomenti difensivi (documentazione mancante, errore dell’ufficio, vizio del contraddittorio) restano utilizzabili, ma il percorso si complica e i tempi si allungano. C’è anche un costo meno visibile ma reale: una cartella di pagamento non contestata nei termini diventa definitiva, e questo può incidere sulla posizione del contribuente in futuri rapporti con il Fisco (ad esempio in caso di richiesta di rateizzazioni per altre pendenze) oltre ad aprire la strada, in caso di mancato pagamento, alle ordinarie procedure di riscossione coattiva.

“Mi fa vedere un esempio concreto?”

Il modo più chiaro per capire come funziona in pratica è vedere due situazioni realistiche, presentate come semplici ipotesi dimostrative.

Prima simulazione. La signora Elena riceve, a marzo, una comunicazione di irregolarità relativa alla dichiarazione dei redditi dell’anno precedente: l’Agenzia contesta 1.850 € di spese sanitarie dichiarate come non riscontrate nel Sistema Tessera Sanitaria, con richiesta di 352 € tra imposta, sanzione ridotta e interessi. Verificando l’elenco delle spese trasmesse, Elena scopre che 1.200 € si riferiscono a un ciclo di fisioterapia pagato in contanti presso uno studio privato che non ha correttamente trasmesso i dati al sistema, mentre i restanti 650 € riguardano farmaci acquistati con scontrini non “parlanti” (privi del codice fiscale). Elena richiede allo studio di fisioterapia una fattura sostitutiva con annotazione del pagamento tracciabile e recupera dalla farmacia la ristampa degli scontrini con i dati completi. Presenta la documentazione tramite CIVIS entro il sessantesimo giorno: l’Agenzia, verificata la documentazione, annulla la contestazione senza ulteriori conseguenze.

Seconda simulazione. Il signor Paolo riceve, a giugno, una comunicazione da controllo formale relativa a una dichiarazione integrativa presentata l’anno precedente per aggiungere 4.300 € di interessi su un mutuo non inseriti nella dichiarazione originaria. L’ufficio contesta l’intera integrazione, ritenendo insufficiente la certificazione bancaria allegata, e chiede 817 € tra imposta e sanzioni. Paolo, però, non ha mai ricevuto alcun avviso bonario prima di questa comunicazione da controllo formale: si tratta della prima interlocuzione. Verificando la certificazione bancaria, emerge che il documento era corretto ma riferito all’anno fiscale sbagliato per un refuso della banca. Paolo richiede alla banca la certificazione corretta e la invia con una memoria che spiega l’errore materiale, chiedendo espressamente che venga rivalutata la posizione prima di procedere a iscrizione a ruolo, richiamando il proprio diritto al contraddittorio. L’ufficio, ricevuta la documentazione corretta, riconosce l’errore e archivia la posizione.

Terza simulazione. L’impresa individuale di Marco riceve una comunicazione di irregolarità per 3.680 € relativa a spese di ristrutturazione detratte nell’ambito del bonus edilizio, con contestazione motivata dal fatto che le fatture risultano intestate parzialmente a un condomino diverso da Marco, essendo l’intervento eseguito sulle parti comuni dell’edificio. Marco richiede all’amministratore di condominio la ripartizione millesimale ufficiale della spesa e la delibera assembleare che autorizzava i lavori, documenti che dimostrano la quota effettivamente a suo carico. Presenta il tutto tramite CIVIS, accompagnato da una breve memoria che ricostruisce il nesso tra la delibera, la ripartizione millesimale e il bonifico parlante effettuato dal proprio conto corrente. L’Agenzia, verificata la coerenza tra i tre documenti, riconosce la spettanza della detrazione nella misura corrispondente alla quota millesimale di Marco.

In tutti e tre i casi, la differenza tra una vicenda che si chiude in poche settimane e una che sfocia in un contenzioso lungo mesi sta quasi sempre nella tempestività e nella precisione della risposta, non nella fondatezza sostanziale della spesa, che in molti casi è pacifica fin dall’inizio. Un filo comune, inoltre, lega le tre ipotesi: in nessun caso è bastato limitarsi a “ripetere” la propria posizione senza documenti nuovi o senza una ricostruzione più precisa del nesso tra spesa e detrazione; è sempre stato necessario un lavoro attivo di reperimento e organizzazione della prova, spesso rivolgendosi a soggetti terzi (farmacie, banche, amministratori di condominio) che avevano la disponibilità del documento mancante.

La domanda che nessuno fa ma tutti dovrebbero fare

“Ma l’Agenzia, prima di iscrivermi a ruolo, è sempre obbligata a farmi sapere che documenti considera insufficienti, o può semplicemente ignorare quello che le ho mandato?” È la domanda che quasi nessuno pone, perché la maggior parte dei contribuenti dà per scontato che, una volta inviata la documentazione, l’ufficio la esamini e risponda in modo trasparente. Nella pratica non è sempre così: capita che la documentazione venga inviata, che non arrivi alcuna comunicazione di accoglimento o rigetto, e che mesi dopo arrivi direttamente la cartella di pagamento, come se la risposta del contribuente non fosse mai stata considerata.

Questo è precisamente il terreno su cui si gioca buona parte del contenzioso più recente: il diritto del contribuente a un contraddittorio effettivo, non meramente formale. Non basta che la legge preveda la possibilità di rispondere alla comunicazione: se l’ufficio ignora la documentazione prodotta, o procede all’iscrizione a ruolo senza dare atto delle ragioni per cui i documenti non sono stati ritenuti sufficienti, si consuma un vizio che può essere fatto valere in sede di impugnazione della cartella.

La conseguenza pratica è che, quando si invia la documentazione, conviene sempre conservare non solo il documento stesso ma anche la prova certa dell’avvenuto invio e, se possibile, richiedere espressamente una conferma di ricezione. È un accorgimento semplice, che in caso di successiva contestazione può fare la differenza tra dimostrare che il contraddittorio è stato violato e dover invece dimostrare, più faticosamente, che la documentazione esisteva ma non è mai stata materialmente considerata.

“Ma i giudici cosa dicono?”

La giurisprudenza più recente si è consolidata su alcuni principi che è utile conoscere prima di scegliere come impostare la propria difesa.

Le Sezioni Unite della Cassazione, con la sentenza n. 30051 del 2024, intervenendo in materia di autotutela tributaria, hanno ribadito l’importanza per il contribuente di far valere tempestivamente, nelle sedi corrette, i vizi degli atti impositivi, chiarendo i confini tra rimedi giurisdizionali e strumenti di autotutela amministrativa: un principio che orienta anche la scelta strategica tra chiedere l’annullamento in via amministrativa o procedere direttamente con l’impugnazione.

Sul fronte del contraddittorio, la Cassazione, sezione V, con l’ordinanza n. 16163 del 16 gennaio 2025, ha stabilito che, nell’ambito del controllo formale, l’ufficio è tenuto a comunicare sempre l’esito del controllo al contribuente prima di procedere all’iscrizione a ruolo, e che l’omissione di questo passaggio rende nulla la cartella di pagamento successiva. Nella stessa direzione si muove l’ordinanza n. 34335 del 2025, che ha ribadito la necessità dell’avviso bonario prodromico alla cartella nei casi in cui l’ufficio abbia compiuto una valutazione discrezionale sulla dichiarazione, distinguendo questi casi da quelli di mero errore aritmetico rilevabile senza margini interpretativi.

Un principio complementare emerge dalla sentenza n. 18078 dell’1 luglio 2024, secondo cui l’avviso bonario è dovuto solo quando l’Agenzia riscontri effettivamente errori o incongruenze nella dichiarazione che richiedano un chiarimento, mentre non è necessario in presenza di un semplice omesso versamento di quanto correttamente dichiarato: distinzione che aiuta a capire perché non tutte le comunicazioni di irregolarità danno diritto a contestare la mancanza di un contraddittorio preventivo. Sulla stessa linea si colloca la sentenza n. 6248 dell’8 marzo 2024, che ha confermato la validità della cartella priva di previo avviso bonario quando il contribuente era già consapevole della propria obbligazione non versata.

In tema di spese sanitarie specificamente, la Cassazione n. 15941 del 2025 ha riconosciuto l’annullabilità delle cartelle emesse senza un contraddittorio effettivo quando l’ufficio ha compiuto una valutazione discrezionale sul disconoscimento di oneri deducibili, principio particolarmente rilevante per i casi in cui la documentazione presentata dal contribuente venga semplicemente ignorata. La sentenza n. 30611 del 2024 ha invece chiarito che la detrazione delle spese sanitarie spetta anche quando il pagamento della prestazione è stato eseguito direttamente da una compagnia assicurativa, purché il premio sia stato sostenuto dal contribuente senza aver già beneficiato di agevolazioni fiscali su di esso: un principio utile per chi si vede contestare spese liquidate tramite polizza sanitaria.

Sul piano procedurale, la Cassazione, sezione V, con la sentenza n. 7620 del 21 marzo 2024, ha ribadito che l’avviso bonario costituisce parte integrante del contraddittorio procedimentale e la sua omissione rende nullo l’atto successivo, principio che si applica specificamente ai controlli formali dove l’amministrazione valuta la documentazione prodotta. La sentenza n. 19914 del 17 luglio 2025, in materia di redditi soggetti a tassazione separata, ha ricordato che l’obbligo di invio dell’avviso bonario a pena di nullità permane anche in presenza di errori apparentemente pacifici, confermando che la comunicazione resta un requisito imprescindibile della procedura. Nella stessa materia si è pronunciata l’ordinanza n. 33039 del 17 dicembre 2025.

Quanto agli effetti procedurali dell’impugnazione, l’ordinanza n. 2092 del 29 gennaio 2025 ha chiarito che l’impugnazione dell’avviso bonario non sospende né arresta l’iscrizione a ruolo delle somme dovute, e che, qualora il contribuente impugni successivamente anche la cartella di pagamento, l’interesse a proseguire il giudizio sull’avviso bonario viene meno: un aspetto pratico importante per chi valuta se impugnare subito l’avviso bonario o attendere la cartella. Infine, la Cassazione n. 12648 del 2024 ha applicato il principio del legittimo affidamento a favore del contribuente che abbia seguito indicazioni errate fornite dall’amministrazione stessa, escludendo sanzioni e interessi in tali casi.

Nel complesso, la linea che emerge da queste pronunce è chiara: il contraddittorio preventivo non è una formalità opzionale quando l’ufficio deve compiere una valutazione sostanziale sulla documentazione, e la sua violazione costituisce un vizio che il contribuente può far valere efficacemente contro la cartella successiva.

Vale la pena aggiungere una precisazione operativa che emerge trasversalmente da questo orientamento: la distinzione tra controllo “automatizzato” (dove il margine di valutazione dell’ufficio è minimo, limitandosi a un riscontro cartolare dei dati) e controllo “formale” o comunque discrezionale (dove l’ufficio deve valutare nel merito la spettanza di un onere) non è solo teorica, ma determina in concreto se la mancanza di un contraddittorio effettivo sia o meno un vizio invalidante. Nella prassi difensiva, il primo passo davanti a una cartella emessa senza un adeguato avviso bonario è sempre verificare in quale delle due categorie ricada la contestazione originaria: da questa qualificazione dipende, spesso, l’esito stesso del ricorso.

E voi, concretamente, cosa fate?

Di fronte a una comunicazione di irregolarità per spese non documentate, lo Studio Monardo segue un metodo di lavoro strutturato in questi passaggi:

1. Analizza la comunicazione ricevuta individuando con precisione quali righi della dichiarazione sono stati oggetto di rettifica e per quale importo.
2. Ricostruisce il fascicolo documentale, confrontando i dati dichiarati con quelli risultanti dal Sistema Tessera Sanitaria e dalle altre banche dati incrociate dall’Agenzia.
3. Verifica i termini di decorrenza della comunicazione, distinguendo tra data di elaborazione e data di effettiva notifica per calcolare con esattezza la scadenza applicabile.
4. Recupera la documentazione mancante interfacciandosi, quando necessario, con banche, strutture sanitarie, imprese, amministratori di condominio e altri soggetti emittenti per ottenere duplicati, certificazioni sostitutive o ripartizioni millesimali aggiornate.
5. Predispone la risposta formale alla comunicazione, tramite CIVIS o direttamente all’ufficio competente, corredata della documentazione idonea e di eventuali memorie esplicative che ricostruiscano in modo puntuale il nesso tra la spesa contestata e il diritto alla detrazione o deduzione rivendicata.
6. Valuta la convenienza tra pagamento con sanzione ridotta e prosecuzione del contraddittorio, sulla base di un’analisi costi-benefici concreta e non standardizzata.
7. Monitora l’esito della risposta e, in assenza di riscontro, predispone tempestivamente istanza di autotutela o si prepara all’eventuale impugnazione della cartella.
8. Impugna la cartella di pagamento davanti alla Corte di Giustizia Tributaria competente quando la pretesa risulti infondata o viziata, in particolare per omesso contraddittorio o difetto di motivazione.
9. Segue il contenzioso in ogni grado di giudizio, con continuità della strategia difensiva dal ricorso di primo grado fino all’eventuale giudizio di Cassazione.
10. Coordina, quando la vicenda lo richiede, gli aspetti bancari e finanziari collegati, in particolare quando la cartella non pagata rischia di riflettersi su rapporti creditizi o su procedure esecutive già in corso.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

Per una vicenda come quella di una comunicazione di irregolarità per spese non documentate, pesa in particolare il coordinamento dello staff multidisciplinare nazionale in diritto bancario e tributario: la materia richiede spesso di combinare la lettura tecnico-fiscale dell’atto (motivazione, termini, contraddittorio) con la valutazione degli effetti che una cartella non gestita può avere sui rapporti bancari e creditizi del contribuente, un incrocio di competenze che uno studio esclusivamente tributario o esclusivamente bancario non è nella posizione di offrire nella stessa misura. Resta inoltre determinante la continuità della strategia difensiva dall’analisi iniziale della comunicazione fino all’eventuale giudizio di Cassazione, con lo stesso impianto argomentativo mantenuto coerente in ogni grado, e il lavoro congiunto di avvocati e commercialisti sullo stesso fascicolo, utile in particolare quando la questione richiede una ricostruzione contabile puntuale delle spese contestate.

Chiusura

Dalle domande raccolte in questo articolo emergono tre messaggi che vale la pena ricordare. Primo: una comunicazione di irregolarità non è un atto definitivo, ma un’occasione concreta per chiarire la propria posizione prima che la vicenda si trasformi in una cartella di pagamento. Secondo: i termini per rispondere sono perentori e vanno calcolati con precisione dalla data di effettiva notifica, non dalla data indicata sul documento. Terzo: quando l’ufficio deve valutare nel merito la documentazione prodotta, il diritto a un contraddittorio effettivo non è una formalità, ed è proprio su questo aspetto che si concentra buona parte della giurisprudenza più recente in materia.

Lo Studio Monardo può seguire queste vicende proprio a partire da questo incrocio di competenze: la lettura tecnico-fiscale della comunicazione e delle sue conseguenze, unita al coordinamento di uno staff multidisciplinare nazionale in diritto bancario e tributario, utile quando la contestazione fiscale rischia di intrecciarsi con rapporti bancari o con l’eventuale fase esecutiva successiva alla cartella.

Chi riceve oggi una comunicazione di irregolarità per spese non documentate ha, nella grande maggioranza dei casi, ancora tutto il tempo per gestirla nel modo più favorevole: verificare con esattezza cosa viene contestato, reperire con metodo la documentazione mancante e rispondere entro il termine corretto sono passaggi alla portata di chiunque si organizzi per tempo, magari con un supporto tecnico quando la situazione risulta più complessa del previsto.

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