Introduzione

Le aziende che gestiscono distributori automatici sono soggette a una normativa fiscale molto complessa. La vendita tramite vending machine è considerata a tutti gli effetti commercio al dettaglio, perciò i corrispettivi devono essere memorizzati e trasmessi telematicamente e l’IVA deve essere applicata con aliquote differenti a seconda dei prodotti (aliquota ridotta del 4 % per pane e latte, 10 % per snack e bevande e 22 % per altri beni) . Le macchine devono essere censite, dotate di registratore telematico e collegate al sistema dell’Agenzia delle Entrate; la trasmissione dei dati avviene quando l’operatore svuota la cassetta dei contanti o comunque ogni sessanta giorni . La mancata trasmissione o la trasmissione errata dei corrispettivi può dare luogo a sanzioni fino a 2.000 € ed è un campanello d’allarme per il fisco.

Oltre ai controlli ordinari, negli ultimi anni la disciplina dell’accertamento e della riscossione è stata riscritta dalla riforma fiscale: il decreto legislativo 12 febbraio 2024 n. 13 sulla riforma dell’accertamento tributario e il decreto legislativo 12 giugno 2025 n. 81 hanno modificato il procedimento di accertamento con adesione, l’invito al contraddittorio e i termini di decadenza . A ciò si aggiungono le sentenze recenti della Corte di Cassazione: l’ordinanza n. 26340/2025 ha stabilito che l’IVA pagata su fatture per operazioni soggettivamente inesistenti – come nel caso di cooperative fittizie usate per rifornire i distributori – non è deducibile dai costi d’impresa , mentre l’ordinanza n. 27118/2025 ha riconosciuto che, in presenza di scritture contabili inattendibili, l’Amministrazione finanziaria può ricostruire i redditi con presunzioni semplici e l’onere della prova si sposta sul contribuente .

Comprendere come funzionano i controlli e come reagire tempestivamente è essenziale per tutelare la propria azienda. Un accertamento che sfocia in un avviso di pagamento può paralizzare la liquidità, bloccare l’accesso al credito e, nel peggiore dei casi, portare a pignoramenti e ipoteche. Tuttavia la legge offre strumenti difensivi – dal contraddittorio preventivo all’accertamento con adesione, dai ricorsi alle definizioni agevolate – che, se utilizzati correttamente, permettono di ridurre le sanzioni, rateizzare il debito o annullare l’atto.

La guida dell’Avv. Giuseppe Angelo Monardo

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è un avvocato cassazionista e coordina un team multidisciplinare di avvocati e commercialisti specializzati in diritto bancario e tributario. È iscritto come Gestore della crisi da sovraindebitamento negli elenchi del Ministero della Giustizia, è professionista fiduciario di un Organismo di Composizione della Crisi (OCC) e ha conseguito l’abilitazione come Esperto negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021. La sua esperienza copre l’intero territorio nazionale e spazia dalla tutela dei debitori nelle esecuzioni forzate alla consulenza fiscale.

Lo studio dell’Avv. Monardo è in grado di:

• Analizzare l’atto di accertamento o di ingiunzione ricevuto, verificando la legittimità formale e sostanziale, i vizi di notifica, l’applicazione dell’aliquota IVA corretta e la coerenza con i dati telematici dei distributori;
• Promuovere ricorsi presso la Corte di Giustizia Tributaria, impugnare avvisi di accertamento o cartelle e chiedere sospensioni immediate dell’esecutività;
• Attivare l’accertamento con adesione, il contraddittorio preventivo e le procedure di definizione agevolata per ridurre le sanzioni e rateizzare il debito;
• Condurre trattative con l’Agenzia delle Entrate o con l’Agenzia delle Entrate–Riscossione per concordare piani di rientro sostenibili;
• Valutare strumenti di composizione della crisi (piani del consumatore, accordi di ristrutturazione, liquidazione controllata) per debiti di importo elevato;
• Assistere nelle procedure esecutive (pignoramenti, ipoteche, fermi amministrativi), impugnandole quando presentano vizi o proponendo opposizioni efficaci.

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Contesto normativo e giurisprudenziale

1 – Obblighi fiscali delle vending machine

Cosa prevede la normativa: La vendita tramite distributori automatici rientra fra le prestazioni di vendita al dettaglio. Il decreto legislativo 5 agosto 2015 n. 127 (trasmissione telematica dei corrispettivi) impone, dal 2017, la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi per le vending machine. La disciplina è stata attuata dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28 ottobre 2016 e successivamente aggiornata. Dal 1° gennaio 2023 è terminata la fase transitoria: tutti i distributori devono essere censiti e dotati di dispositivi in grado di memorizzare e trasmettere i dati . La CNA Modena spiega che, nella fase transitoria, era possibile usare dispositivi mobili; ora, invece, l’obbligo grava direttamente sul distributore.

Ogni macchina deve essere censita tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” e abbinata a un codice identificativo univoco. La trasmissione avviene tramite il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate: il gestore deve effettuare la chiusura giornaliera e inviare i dati almeno ogni sessanta giorni . La normativa prevede sanzioni se i corrispettivi non vengono trasmessi o se vengono trasmessi con ritardo; la sanzione amministrativa può arrivare a 2.000 € . Il decreto ministeriale 10 maggio 2019 elenca i casi esenti (es. macchine senza componenti elettronici o usate in zone con mancanza di copertura) .

Aliquote IVA: I prodotti erogati dai distributori automatici scontano aliquote diverse: 4 % per alimenti di prima necessità, 10 % per snack e bevande, 22 % per beni non alimentari . È fondamentale applicare l’aliquota corretta; errori possono comportare recuperi d’imposta.

E-fatture e rischio di doppia IVA: L’Agenzia delle Entrate ha chiarito, con la risposta a interpello n. 88/2022, che un sistema di ricarica per lavanderie funziona come un distributore automatico e quindi deve rispettare le regole di censimento e trasmissione. Se, a richiesta del cliente, si emette anche fattura elettronica, occorre evitare la doppia contabilizzazione dell’IVA; la soluzione proposta consiste nell’indicare sulla fattura che l’importo è già incluso nei corrispettivi trasmessi .

2 – La riforma dell’accertamento (D.Lgs. 13/2024 e D.Lgs. 81/2025)

Il decreto legislativo 12 febbraio 2024 n. 13 – attuativo della legge delega 111/2023 – ha riformato profondamente l’accertamento. Tra le principali novità:

1. Contraddittorio preventivo obbligatorio: lo schema di atto comunicato al contribuente ai fini del contraddittorio deve contenere anche l’invito a presentare istanza per definire l’accertamento con adesione . L’invito è sempre inserito nell’avviso di accertamento o di rettifica .
2. Nuovo invito a comparire e motivi specifici: in caso di notifica di avviso di accertamento o rettifica, l’ufficio comunica un invito a comparire che indica i periodi d’imposta suscettibili di accertamento, il giorno e il luogo della comparizione e i motivi che determinano maggiori imposte .
3. Adesione ai verbali di constatazione (art. 5-quater): introdotta la possibilità per il contribuente di aderire ai verbali di constatazione redatti a seguito di verifica, anche con condizioni (ad esempio subordinando l’adesione alla correzione di errori). L’adesione deve intervenire entro 30 giorni dalla consegna del verbale; i termini per l’accertamento rimangono sospesi fino a tale comunicazione . In caso di adesione, le sanzioni sono ridotte della metà .
4. Istanza di accertamento con adesione: il contribuente può presentare l’istanza entro il termine di presentazione del ricorso . Se l’accertamento è preceduto da contraddittorio preventivo, l’istanza deve essere presentata entro 30 giorni dalla comunicazione dello schema di atto . La presentazione sospende i termini per impugnare l’atto per 30 giorni .
5. Concordato preventivo biennale (CPB): il Titolo II del decreto istituisce il concordato preventivo biennale per i contribuenti con ricavi fino a 5,1 milioni soggetti a ISA e per i forfettari. Scopo del CPB è razionalizzare gli obblighi dichiarativi, favorire l’adempimento spontaneo e dare stabilità alla base imponibile . Il contribuente riceve una proposta dall’Agenzia delle Entrate entro il 15 giugno e può aderire entro il 15 ottobre ; in caso di accettazione, è obbligato a dichiarare gli importi concordati e beneficia dell’esclusione dagli accertamenti presuntivi . Non possono aderire al CPB i contribuenti con debiti tributari o condanne per reati tributari .

Il decreto legislativo 12 giugno 2025 n. 81 ha introdotto disposizioni correttive e integrative, prevedendo, tra l’altro, modifiche alla trasmissione telematica e al sistema sanzionatorio . Esso richiama l’esigenza di adeguare gli obblighi di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi introdotti dal D.Lgs. 127/2015, confermando l’importanza dei distributori automatici .

3 – Principi generali dell’accertamento e Statuto del contribuente

Oltre alla normativa specifica, restano vigenti principi generali:

• Statuto dei diritti del contribuente (L. 27 luglio 2000 n. 212): l’art. 12 comma 7 impone che, in caso di accessi o ispezioni presso i locali dell’azienda, la verifica deve essere effettuata in modo da arrecare la minima turbativa e deve prevedere un contraddittorio prima dell’emissione dell’accertamento. Il contribuente può esporre osservazioni e ricevere copia del processo verbale.
• Presunzioni e onere della prova: l’art. 39 del D.P.R. 600/1973 consente l’accertamento induttivo basato su presunzioni semplici, purché gravi, precise e concordanti. La Cassazione ha precisato con l’ordinanza n. 27118/2025 che, se le scritture contabili sono incomplete o mendaci, l’Amministrazione può utilizzare presunzioni semplici e non deve raccogliere più di un indizio; l’onere della prova si sposta sul contribuente .
• Inerenza e deducibilità dell’IVA: l’ordinanza n. 26340/2025 stabilisce che l’IVA pagata su fatture per operazioni inesistenti non è deducibile come costo d’impresa, perché si tratta di un esborso non inerente all’attività . Nel caso concreto, una società di vending machine aveva utilizzato cooperative fittizie per il rifornimento; la Corte ha ritenuto indetraibile l’IVA versata e non deducibili i costi .

4 – Termini di decadenza e riduzione dei tempi

L’adesione a determinati regimi può influire sui termini di accertamento. L’art. 1 del D.Lgs. 13/2024 prevede che la riduzione di almeno due anni dei termini di decadenza per l’accertamento ai sensi degli articoli 43 del D.P.R. 600/1973 e 57 del D.P.R. 633/1972 si applica ai contribuenti che adottano un sistema integrato di controllo del rischio fiscale certificato da professionisti . Per i soggetti che aderiscono al regime di adempimento collaborativo, la norma riconosce l’esclusione delle sanzioni penali tributarie, fatta salva la sussistenza di condotte fraudolente .

Effetti sui venditori automatici: se l’azienda di vending machine dimostra di avere un sistema contabile attendibile e certificato e aderisce ai regimi premiali (come l’adempimento collaborativo o il concordato preventivo biennale), può beneficiare della riduzione dei termini di accertamento e di un rapporto più collaborativo con l’Agenzia delle Entrate. Viceversa, in caso di contabilità inattendibile, i termini si estendono e l’accertamento diventa più aggressivo.

Procedura passo‑passo dopo la notifica dell’atto

Quando un’azienda di distributori automatici riceve un avviso di accertamento o un invito al contraddittorio, la tempistica è determinante. Di seguito viene illustrato il percorso tipico, con i relativi termini e le azioni consigliate.

1 – Ricezione dello schema di atto e contraddittorio preventivo

1. Schema di atto con invito: prima della notifica dell’avviso di accertamento, l’Agenzia delle Entrate deve trasmettere al contribuente uno schema di atto contenente la ricostruzione dei maggiori ricavi o delle imposte dovute, l’indicazione dei periodi d’imposta e i motivi della ripresa . Questo documento contiene anche l’invito a presentare osservazioni o a formulare istanza per l’accertamento con adesione .
2. Termine per le osservazioni: il contribuente dispone generalmente di 60 giorni per inviare osservazioni e documenti. Nel caso delle vending machine, è essenziale fornire report analitici dei corrispettivi trasmessi dal registratore telematico, i log di programmazione delle macchine, le fatture di acquisto e i contratti con i fornitori. Le osservazioni devono dimostrare la coerenza tra ricavi presunti e dati effettivi, tenendo conto delle percentuali di merce invenduta (refill), dei tempi di rifornimento e della stagionalità.
3. Istanza di accertamento con adesione: se il contribuente ritiene che la pretesa sia fondata ma desidera ridurre le sanzioni, può presentare istanza di accertamento con adesione prima del ricorso. L’istanza va presentata entro il termine per proporre ricorso o, se lo schema di atto è stato comunicato, entro 30 giorni . L’istanza sospende i termini per impugnare per 30 giorni .
4. Incontro con l’ufficio e definizione: l’ufficio fissa un incontro (in presenza, telematico o telefonico) nel quale si discute la definizione dell’imposta. Se le parti raggiungono un accordo, viene redatto un atto di adesione; l’imposta e le sanzioni vengono ridotte e rateizzate. Per le vending machine, è possibile concordare la percentuale di ricavo presunto (ad esempio partendo dal consumo di prodotti in rapporto ai corrispettivi memorizzati) e dedurre le spese documentate (canoni di locazione dei distributori, ammortamenti, costi di manutenzione).

2 – Notifica dell’avviso di accertamento o di rettifica

Se il contraddittorio non porta a un accordo o se il contribuente non risponde, l’Agenzia delle Entrate emette un avviso di accertamento (per le imposte dirette) o un avviso di rettifica (per l’IVA). L’avviso deve contenere:

• l’indicazione delle imposte, sanzioni e interessi richiesti;
• la motivazione e il riferimento ai dati su cui si fonda la ripresa (ad esempio, presunzioni tratte dalla differenza tra quantità di prodotti acquistati e corrispettivi registrati);
• l’indicazione dell’ufficio competente e del responsabile del procedimento;
• l’avvertenza che il contribuente può ancora presentare istanza di accertamento con adesione entro 60 giorni o proporre ricorso entro 60 giorni dalla notifica.

3 – Accertamento con adesione dopo l’avviso

Anche dopo la notifica dell’avviso, è possibile richiedere l’accertamento con adesione. L’art. 6 del D.Lgs. 218/1997, come modificato, consente al contribuente di presentare l’istanza prima di impugnare, indicando il proprio recapito . L’adesione può essere richiesta entro 60 giorni dalla notifica e sospende i termini per il ricorso per altri 60 giorni (30+30 in caso di preavviso). Se l’ufficio accoglie l’istanza, le parti negoziano la base imponibile; le sanzioni sono ridotte di un terzo.

4 – Ricorso alla Corte di Giustizia Tributaria

Se non si raggiunge un accordo, il contribuente può presentare ricorso entro 60 giorni (90 se si applica la sospensione dei termini feriale) dalla notifica dell’avviso. La controversia viene esaminata dalla Corte di Giustizia Tributaria di primo grado (ex Commissione Tributaria Provinciale). È consigliabile allegare tutte le prove relative ai corrispettivi telematici, alle scorte di magazzino, ai contratti di comodato dei distributori, alle licenze e ai canoni di locazione.

La fase cautelare consente di chiedere la sospensione dell’esecutività dell’atto (art. 47 D.Lgs. 546/1992), dimostrando il periculum (il rischio di danno grave e irreparabile) e il fumus boni iuris (la probabilità che il ricorso sia fondato). Questo è particolarmente importante per le aziende di vending machine: l’avviso di accertamento può generare ruoli e cartelle che, se non sospesi, portano a pignoramenti sui conti correnti o a ipoteche sui distributori.

5 – Fase di appello e giudizio di legittimità

La sentenza della Corte di primo grado può essere impugnata dinanzi alla Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado entro 60 giorni. Successivamente, è possibile ricorrere per cassazione per violazione di legge o vizio di motivazione. L’assistenza di un avvocato cassazionista, come l’Avv. Monardo, è indispensabile. È utile ricordare che la Cassazione, con l’ordinanza n. 7552/2025, ha ribadito che la nozione di imprenditore ai fini fiscali non richiede l’organizzazione, ma la sola abitualità dell’attività : ciò può rilevare quando il fisco qualifica l’attività di gestione delle vending machine come impresa anche se svolta da soggetti con struttura minima.

Difese e strategie legali

La gestione di distributori automatici comporta particolare attenzione ai controlli fiscali perché le macchine raccolgono corrispettivi in contanti ed è facile che l’Amministrazione presuma ricavi non dichiarati. Di seguito sono esaminate le principali strategie difensive.

1 – Dimostrare la coerenza dei corrispettivi

L’Agenzia delle Entrate, in assenza di contabilità attendibile, può fondarsi su presunzioni (art. 39 D.P.R. 600/1973). Per i distributori automatici, la presunzione più usata confronta quantità di prodotti acquistati con corresponsione di corrispettivi. Se le macchine registrano 1.000 snack caricati e i dati telematici mostrano incassi per l’equivalente di 800 snack, il fisco può ritenere che la differenza di 200 snack sia stata venduta “in nero”. È fondamentale dimostrare:

• le differenze fisiologiche (prodotti scaduti o rubati, degustazioni promozionali, rifornimenti destinati a macchine non fiscali);
• la sussistenza di scarti (rottura degli imballaggi, malfunzionamenti);
• la veridicità dei resi ai fornitori;
• la coerenza fra i dati trasmessi e quelli memorizzati nel registratore telematico. In caso di malfunzionamento, è importante richiedere assistenza e conservare la documentazione tecnica.

2 – Preservare la tracciabilità delle operazioni

È consigliabile adottare procedure interne che garantiscano la tracciabilità:

• registrare con precisione le ricariche di prodotti in ogni macchina (data, quantità, lotto);
• assicurarsi che il dispositivo telematico sia correttamente abilitato e che le trasmissioni avvengano regolarmente;
• conservare i log informatici e le ricevute di trasmissione. Nel caso di sistemi centralizzati o “torri di ricarica”, associare le carte dei clienti ai dati trasmessi per evitare duplicazioni di IVA .

3 – Contestare presunzioni ingiustificate

Se il fisco utilizza presunzioni non supportate da dati gravi e concordanti (ad esempio estrapolando percentuali standard di vendita), occorre contestare la metodologia. L’ordinanza n. 27118/2025 afferma che la presunzione deve basarsi su elementi gravi, precisi e concordanti; un unico indizio può essere sufficiente solo se è univoco . Se l’Amministrazione applica un coefficiente standard di ricavo (per esempio il 30 % dei prodotti caricati) senza considerare le specificità dell’impresa (tipo di merce, stagionalità, collocazione geografica), la presunzione può essere contestata.

4 – Accertamento con adesione e riduzione delle sanzioni

L’accertamento con adesione consente di chiudere la vertenza prima del contenzioso. I vantaggi sono:

• Riduzione delle sanzioni: le sanzioni sono ridotte a un terzo (o alla metà nel caso di adesione al verbale di constatazione) ;
• Rateizzazione: l’imposta può essere pagata a rate, con interessi legali;
• Eliminazione degli interessi di mora: si pagano solo gli interessi legali;
• Definitività: l’atto di adesione elimina il rischio di ulteriori accertamenti sugli stessi fatti.

Per accedere all’adesione occorre presentare istanza nei termini, partecipare al contraddittorio e versare le somme entro 20 giorni dalla firma dell’atto. Le aziende di vending machine, spesso caratterizzate da margini contenuti e forte rotazione di prodotti, beneficiano della rateizzazione per mantenere la liquidità.

5 – Definizione agevolata degli avvisi di accertamento e rottamazione

Negli ultimi anni il legislatore ha introdotto diverse definizioni agevolate (rottamazione delle cartelle, conciliazione agevolata degli avvisi) applicabili anche ai gestori di distributori automatici. Ad esempio, la rottamazione-quater (legge 197/2022) permette di estinguere i debiti iscritti a ruolo dal 2000 al 2015 pagando solo l’imposta e le spese esecutive, senza sanzioni e interessi. Le aziende con debiti pregressi possono aderire, ottenendo l’annullamento degli accessori.

La definizione agevolata degli avvisi di accertamento introdotta dalla legge di bilancio 2023 consente di definire gli avvisi non ancora impugnati pagando una sanzione ridotta al 3 % e versando l’imposta richiesta. È importante verificare la compatibilità con la propria situazione e valutare, con l’assistenza dell’Avv. Monardo, se la definizione conviene più dell’adesione o del contenzioso.

6 – Concordato preventivo biennale (CPB)

Il CPB costituisce un’innovazione significativa. Se l’azienda rientra nei parametri (ricavi fino a 5,1 milioni, ISA applicabili, assenza di debiti superiori a 5.000 €), può accettare la proposta dell’Agenzia delle Entrate per due anni . La proposta tiene conto dei dati dichiarati e degli indicatori di affidabilità; la relativa accettazione comporta:

• obbligo di dichiarare gli importi concordati per l’IRPEF, l’IRES e l’IRAP;
• esclusione dagli accertamenti presuntivi per gli anni oggetto di concordato ;
• applicazione dell’IVA secondo le regole ordinarie e continuazione dell’obbligo di trasmissione telematica .

Per le aziende di distributori automatici con ricavi prevedibili e regime forfettario o ISA elevato, il CPB può garantire certezza fiscale e protezione da accertamenti. Tuttavia comporta l’obbligo di rispettare la base imponibile concordata anche se l’andamento reale dovesse essere peggiore.

7 – Strumenti di composizione della crisi e negoziazione della crisi d’impresa

Se l’accertamento genera un debito insostenibile, la legge offre strumenti per ristrutturare i debiti:

• Piano del consumatore e liquidazione controllata (L. 3/2012): rivolti a soggetti non fallibili (consumatori, piccoli imprenditori). Permettono di proporre ai creditori un piano di pagamento o la liquidazione del patrimonio sotto la vigilanza dell’OCC. L’Avv. Monardo, in quanto gestore della crisi da sovraindebitamento, può predisporre tali procedure.
• Concordato minore e accordi di ristrutturazione: per imprenditori sotto soglia. Consentono di ristrutturare i debiti tributari con accordi omologati dal tribunale, evitando l’insolvenza.
• Composizione negoziata della crisi (D.L. 118/2021): permette alle imprese di avviare un tavolo di negoziazione con creditori e fisco assistiti da un esperto negoziatore nominato dalla Camera di Commercio. L’Avv. Monardo, quale esperto negoziatore, può assistere l’azienda nel predisporre il piano e nelle trattative.

8 – Sospensione delle procedure esecutive e tutela del patrimonio

Dopo l’iscrizione a ruolo delle somme dovute, l’Agenzia delle Entrate – Riscossione può avviare pignoramenti su conti correnti, stipendi o beni mobili, iscrivere ipoteche sui beni immobili e disporre fermi amministrativi sui veicoli. Le contromisure sono:

• Impugnazione della cartella e del preavviso di fermo per vizi di notifica, decadenza o prescrizione;
• Istanza di sospensione in pendenza di ricorso (art. 47 D.Lgs. 546/1992);
• Rateizzazione dei ruoli in massimo 72 rate (ex D.P.R. 602/1973);
• Esdebitazione nell’ambito di piani del consumatore o concordati.

L’assistenza tempestiva consente di bloccare l’esecuzione, negoziare un piano o far valere i vizi.

Strumenti alternativi: riepilogo sintetico

Domande e risposte (FAQ)

1. Cosa succede se la mia vending machine non trasmette i corrispettivi?

Se il registratore telematico non trasmette i corrispettivi o lo fa in ritardo, l’Agenzia delle Entrate può contestare l’inadempimento e irrogare una sanzione amministrativa fino a 2.000 € . In caso di recidiva può disporre la chiusura temporanea dell’esercizio. È importante verificare periodicamente che la connessione funzioni e conservare le ricevute di trasmissione.

2. L’Agenzia può usare presunzioni per ricostruire i miei ricavi?

Sì. Se la contabilità è inattendibile o mancano documenti, l’Agenzia può procedere ad accertamento induttivo ai sensi dell’art. 39 D.P.R. 600/1973. La Cassazione ha affermato che, in caso di scritture falsificate, il fisco può ricorrere anche a presunzioni semplici e l’onere della prova si sposta sul contribuente . Per questo è fondamentale mantenere registrazioni complete e coerenti.

3. Cosa devo fare se ricevo una lettera di compliance relativa ai distributori?

Le lettere di compliance sono comunicazioni con cui l’Agenzia segnala anomalie tra i corrispettivi trasmessi dai distributori e i dati dichiarati. Non sono atti impositivi ma richiedono risposta entro un termine (di solito 30 giorni). Occorre verificare le anomalie, eventualmente correggere gli errori e comunicare l’esito. Ignorare la lettera può portare a un accertamento vero e proprio.

4. Come posso dimostrare che parte dei prodotti è stata rubata o scaduta?

È utile redigere un registro interno dei rifornimenti e degli scarti, con firma del personale. In caso di furti o danneggiamenti, vanno presentate denunce o segnalazioni ai sensori del distributore. Documenti fotografici e registrazioni delle telecamere sono utili. In sede di contraddittorio, tali prove possono giustificare la differenza tra merce caricata e corrispettivi incassati.

5. Ho emesso fatture su richiesta del cliente. Devo trasmettere due volte l’IVA?

No. L’Agenzia delle Entrate, con l’interpello n. 88/2022, ha spiegato che la fattura emessa su richiesta di un cliente che paga attraverso un sistema di ricarica deve essere collegata al corrispettivo trasmesso, specificando che l’importo è già stato registrato. In questo modo si evita la doppia esposizione dell’IVA .

6. Posso aderire al concordato preventivo biennale se ho una società con diversi distributori?

Dipende. Possono aderire al CPB i contribuenti soggetti a ISA con ricavi fino a 5,1 milioni , a condizione di non avere debiti tributari superiori a 5.000 € e di non aver commesso reati tributari . Occorre valutare la propria affidabilità (punteggio ISA) e i vantaggi rispetto alla situazione reale. Se la società ha ricavi più elevati o punteggi ISA bassi, il CPB non è accessibile.

7. Quali sono i termini per presentare ricorso contro un avviso di accertamento?

Il ricorso deve essere proposto entro 60 giorni dalla notifica dell’avviso. Se si è presentata istanza di accertamento con adesione, i termini sono sospesi per 90 giorni (30+30+30). Dal 2024 la sospensione estiva (dal 1° agosto al 31 agosto) non si applica più agli atti emessi dopo il 31 luglio; occorre quindi prestare attenzione alle scadenze.

8. L’IVA indetraibile versata a seguito di un accertamento è deducibile dal reddito?

No. La Cassazione, con l’ordinanza n. 26340/2025, ha chiarito che l’IVA pagata su fatture per operazioni soggettivamente inesistenti non può essere dedotta come costo d’impresa . È considerata un esborso estraneo alla sfera aziendale; la società che tenta di dedurla rischia ulteriori sanzioni.

9. Posso rateizzare gli importi dovuti a seguito di un accertamento con adesione?

Sì. L’atto di adesione prevede la possibilità di rateizzare gli importi: il versamento deve avvenire in un numero massimo di rate stabilito dall’accordo (solitamente otto trimestrali). Sull’importo rateizzato si pagano interessi legali . In caso di mancato pagamento di una rata, l’ufficio procede all’iscrizione a ruolo per l’intero debito residuo .

10. Se l’Agenzia non mi manda l’invito al contraddittorio, l’accertamento è nullo?

Il mancato contraddittorio può determinare la nullità dell’atto solo per i tributi armonizzati (IVA) o se la legge lo prevede espressamente. Tuttavia il D.Lgs. 13/2024 ha rafforzato l’obbligo di contraddittorio: lo schema di atto deve essere inviato e deve contenere l’invito all’adesione . In assenza, si può eccepire la violazione del diritto di difesa, soprattutto se si dimostra che l’atto avrebbe potuto essere diversamente motivato.

11. Come posso bloccare un pignoramento o un fermo amministrativo?

È possibile presentare un’istanza di sospensione alla Corte di Giustizia Tributaria quando il ricorso è già stato depositato (art. 47 D.Lgs. 546/1992). La sospensione richiede la dimostrazione di un danno grave e irreparabile e della fondatezza del ricorso. In alternativa, si può chiedere all’Agenzia delle Entrate – Riscossione un piano di rateizzazione o rientrare in una procedura di composizione della crisi che sospende le azioni esecutive.

12. Che differenza c’è tra accertamento con adesione e definizione agevolata?

L’accertamento con adesione è una procedura che si attiva su istanza del contribuente o dell’ufficio e comporta la negoziazione della base imponibile; l’imposta va pagata per intero, ma le sanzioni sono ridotte. La definizione agevolata, invece, è una misura straordinaria prevista dal legislatore per determinati periodi: consente di chiudere le liti o gli avvisi pagando una sanzione ridotta al 3 % o al 5 % dell’imposta. La scelta dipende dalla convenienza economica e dalla posizione processuale.

13. Cosa succede se aderisco al concordato preventivo biennale e non rispetto gli importi concordati?

La violazione degli obblighi del CPB comporta la decadenza: l’Agenzia può procedere ad accertamenti ordinari e pretendere gli importi maggiori con sanzioni. La decadenza avviene anche se, dopo l’adesione, il contribuente commette violazioni fiscali rilevanti . Pertanto il CPB deve essere accettato solo se si è certi di poter rispettare gli importi concordati.

14. Posso compensare l’IVA a debito con i crediti derivanti dalle mie vending machine?

La compensazione dell’IVA è ammessa solo se i crediti sono certi, liquidi e esigibili. La Cassazione, con l’ordinanza n. 26340/2025, ha ricordato che l’IVA versata su fatture inesistenti non può essere recuperata ; in tal caso non esiste un credito compensabile. È necessario quindi verificare l’effettiva esigibilità dei crediti prima della compensazione.

15. Che ruolo ha l’avvocato nel contenzioso tributario?

L’assistenza di un avvocato specializzato è fondamentale per individuare i vizi dell’atto, coordinare la raccolta delle prove e scegliere la strategia (adesione, ricorso, definizione agevolata). L’Avv. Monardo, in quanto cassazionista, può rappresentare il contribuente in ogni grado e valutare soluzioni negoziali (piani di rientro, accordi con l’OCC) in sinergia con i commercialisti.

16. I distributori installati in azienda o in luogo privato sono soggetti agli stessi obblighi?

Sì. L’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi riguarda tutti i distributori, anche se collocati all’interno di aziende o di circoli privati. Sono escluse solo le macchine senza componente elettronica (ad esempio distributori meccanici di caffè a leva) o quelle installate in aree con carenza di copertura di rete .

17. Devo tenere anche un registro dei corrispettivi cartaceo?

Con l’introduzione della trasmissione telematica, il registro dei corrispettivi cartaceo non è più obbligatorio. Tuttavia è consigliabile tenere un registro interno dei versamenti e delle ricariche per dimostrare la coerenza dei dati e fornire documentazione in caso di contestazioni.

18. Posso chiedere il rimborso dell’IVA in presenza di fatture annullate?

Il rimborso dell’IVA è consentito se l’imposta è stata effettivamente versata e non è stata detratta. In presenza di fatture annullate (es. vending machine guasta e rimborso al cliente), occorre emettere nota di credito e rettificare i corrispettivi. Se l’IVA è stata versata su operazioni inesistenti, non può essere chiesta a rimborso .

19. Come si calcolano le sanzioni in caso di accertamento?

Le sanzioni variano in base alla tipologia di violazione: * Omessa o infedele dichiarazione: sanzione dal 120 % al 240 % dell’imposta evasa; * Omesso versamento dell’IVA: 30 % dell’imposta dovuta per ogni versamento omesso; * Mancata trasmissione dei corrispettivi: fino a 2.000 € ; * Utilizzo di fatture false: oltre alle sanzioni amministrative, può integrare reato (artt. 2 e 8 D.Lgs. 74/2000) con pene da 18 mesi a 6 anni.

L’accertamento con adesione riduce le sanzioni di un terzo, l’adesione al verbale di metà e la definizione agevolata al 3 % o 5 %.

20. Cosa devo controllare prima di acquistare un distributore automatico usato?

È opportuno verificare che la macchina sia registrata nel censimento dell’Agenzia delle Entrate, che il registratore telematico sia aggiornato e che non ci siano ipoteche o fermi amministrativi sul bene. In caso contrario si rischia l’impossibilità di trasmettere i corrispettivi e l’insorgere di sanzioni.

Simulazioni pratiche

Scenario 1 – Accertamento basato sui consumi presunti

Situazione iniziale: Una società gestisce 50 distributori automatici di snack e bevande a Reggio Calabria. Nel 2024 acquista 100.000 snack con IVA al 10 % per un costo di 50.000 €. I registratori telematici trasmettono corrispettivi per 70.000 € (pari a 70.000 snack venduti a 1 € l’uno). Nel 2025 l’Agenzia delle Entrate invia un invito al contraddittorio contestando che 30.000 snack (100.000 caricati – 70.000 venduti) siano stati venduti “in nero”, ricostruendo maggiori ricavi per 30.000 € e richiedendo IVA al 10 % (3.000 €) più IRES e IRAP.

Azioni difensive:

1. La società raccoglie documentazione interna dimostrando che 10.000 snack sono scaduti e distrutti (verbale di distruzione con fotografie), 5.000 sono stati rubati (denuncia ai carabinieri) e 7.000 sono stati trasferiti a un’altra azienda del gruppo non soggetta a trasmissione telematica (contratto di comodato). Restano 8.000 snack di differenza.
2. Viene presentata un’osservazione allo schema di atto, allegando prove. L’Agenzia riduce l’accertamento a 8.000 snack (8.000 € di maggiori ricavi, IVA 800 €). Si richiede l’accertamento con adesione e si concorda di versare l’imposta su 8.000 € con sanzioni ridotte. L’importo complessivo (imposte e sanzioni) viene rateizzato in otto rate trimestrali.
3. La società beneficia della riduzione delle sanzioni e evita il contenzioso. Continua a monitorare i consumi e installa un sistema più preciso di rilevazione per evitare future contestazioni.

Scenario 2 – Accertamento per fatture soggettivamente inesistenti

Situazione iniziale: Un’azienda di vending machine stipula contratti con una cooperativa di lavoro che si occupa del rifornimento delle macchine. Nel 2023 e 2024 la cooperativa emette fatture per 150.000 € con IVA al 22 % (33.000 €). Nel 2025 la Guardia di Finanza accerta che la cooperativa è una “cartiera”: non ha dipendenti né mezzi e le fatture sono relative a operazioni inesistenti.

Accertamento e conseguenze:

• L’Agenzia delle Entrate emette avviso di accertamento recuperando l’IVA indebitamente detratta (33.000 €) e contestando l’indeducibilità dei costi relativi . Le sanzioni vengono irrogate sia per l’IVA sia per l’IRES.
• La società, dopo aver ricevuto l’invito al contraddittorio, valuta la posizione. Poiché l’operazione è inesistente e la società era consapevole della frode, la Cassazione nega la deducibilità dell’IVA ; le speranze di annullare l’accertamento sono scarse.

Strategia:

1. La società sceglie di aderire al verbale di constatazione entro 30 giorni per ottenere la riduzione della metà delle sanzioni e presentare un piano di pagamento.
2. Negozia un pagamento rateale e, parallelamente, avvia un’azione di responsabilità civile contro gli amministratori e la cooperativa per recuperare i danni subiti.
3. Adotta in futuro procedure di due diligence sui fornitori per evitare fornitori fittizi e inserisce clausole antifrode nei contratti.

Scenario 3 – Utilizzo del concordato preventivo biennale

Situazione iniziale: Una ditta individuale gestisce 5 distributori di snack con ricavi annuali di 600.000 €. L’indice ISA attribuisce un punteggio di 8; la ditta è in regime ordinario e non ha debiti tributari. Nel 2025 riceve, tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, una proposta di concordato preventivo biennale che determina un reddito imponibile di 80.000 € per il 2026 e il 2027.

Valutazione:

• La ditta confronta l’importo con i redditi storici (mediamente 70.000 €) e stima che il mercato potrebbe crescere. L’accettazione garantirebbe l’esclusione da accertamenti presuntivi per due anni e la riduzione dei termini .
• Decide di accettare la proposta. In caso di miglioramento del fatturato, pagherà imposte su 80.000 € anche se il reddito reale sarà superiore; in caso di contrazione, rimarrà comunque vincolata a tale importo. La certezza fiscale consente però di programmare investimenti e accedere a finanziamenti.

Errori comuni e consigli pratici

1. Ignorare le comunicazioni telematiche: molti gestori trascurano la posta elettronica certificata (PEC) o il cassetto fiscale. Le comunicazioni, incluse le lettere di compliance, arrivano tramite questi canali; la mancata lettura comporta la decadenza dai termini.
2. Non conservare la documentazione tecnica: in caso di contestazioni sui corrispettivi trasmessi, è essenziale avere i log delle macchine, i report di manutenzione, le ricevute di trasmissione e le notifiche di malfunzionamento. Senza documenti, la difesa diventa difficile.
3. Non effettuare il censimento delle macchine: ogni distributore deve essere censito con un codice. Comprare un distributore usato senza aggiornare il censimento comporta l’impossibilità di trasmettere i dati e sanzioni.
4. Affidarsi a fornitori poco trasparenti: il caso delle cooperative fittizie dimostra che l’uso di fornitori non affidabili può generare accertamenti pesanti. Effettuare verifiche sul fornitore (visure camerali, certificazioni) è fondamentale.
5. Sottovalutare l’importanza di un consulente: affrontare un accertamento da soli può portare a errori di procedura. Un professionista può individuare vizi formali nell’atto (omessa indicazione del responsabile, mancata motivazione, violazione del contraddittorio) e sfruttare le opportunità di definizione.
6. Differire i pagamenti senza accordo: pagare l’imposta senza definizione o ricorso non chiude la controversia e non evita le sanzioni. È preferibile aderire o definire per ridurre le sanzioni.

Conclusione

L’accertamento fiscale per le aziende che operano nel settore dei distributori automatici è un procedimento complesso, influenzato dalla normativa sulla trasmissione telematica dei corrispettivi e dalle recenti riforme dell’accertamento. Le autorità fiscali hanno poteri sempre più ampi: possono ricostruire i ricavi con presunzioni in caso di contabilità inattendibile , disconoscere l’IVA su fatture false , applicare sanzioni rilevanti e procedere con esecuzioni forzate. Tuttavia, il contribuente dispone di strumenti efficaci per difendersi: il contraddittorio preventivo, l’accertamento con adesione, la definizione agevolata, il concordato preventivo biennale e le procedure di composizione della crisi.

Agire tempestivamente è la chiave per ottenere risultati. Non bisogna ignorare le lettere di compliance o gli avvisi, ma rispondere fornendo dati e osservazioni. Le società di vending machine devono prestare particolare attenzione alla corretta trasmissione dei corrispettivi, alla tenuta dei registri interni e alla selezione dei fornitori. In caso di contestazioni, conviene rivolgersi immediatamente a un professionista che sappia valutare la fondatezza dell’atto e proporre la strategia adeguata.

L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo e il suo team di avvocati e commercialisti offrono un’assistenza completa e tempestiva. In qualità di cassazionista e gestore della crisi, l’Avv. Monardo può difendere i contribuenti in ogni grado di giudizio e, grazie alla rete nazionale di professionisti, proporre soluzioni giudiziali e stragiudiziali su misura. Dal supporto nella fase di contraddittorio alla negoziazione di piani di rientro, dall’adesione ai verbali alla presentazione di piani del consumatore, lo studio è al fianco delle aziende per tutelare il patrimonio e garantire la continuità dell’attività.

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